Reisekostenrecht Welches ist die erste Tätigkeitsstätte?

Reisekostenrecht Welches ist die erste Tätigkeitsstätte?

von Sandra Petrowitz
27.11.2014
Auf einen Blick

Zentraler Begriff der Neuregelung im Reisekostenrecht ist die erste Tätigkeitsstätte eines Arbeitnehmers. Was genau dahinter steckt.

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Laut Definition ist die erste Tätigkeitsstätte jene ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Die Festlegung hat Auswirkungen auf die Fahrtkosten: Für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte können 0,30 Euro pro Entfernungskilometer geltend gemacht werden (einfache Strecke, Pendlerpauschale). Fahrten zu anderen Arbeitsorten sind Dienstreisen, für die die tatsächlich gefahrenen Kilometer mit 0,30 Euro/km (für Pkw) angesetzt werden können.

Die Festlegung einer ersten Tätigkeitsstätte betrifft all jene Arbeitnehmer, die an mehr als einem Ort arbeiten – dazu zählt die Verkäuferin, die wechselweise in zwei Supermarkt-Filialen im Einsatz ist, dazu gehören aber auch Außendienst-Mitarbeiter und Lkw-Fahrer, Handwerker, Leih- und Zeitarbeiter, Monteure und Pflegedienstkräfte. Faustregel: Wer nach bisherigem Reisekostenrecht eine regelmäßige Arbeitsstätte hatte, für den kommt nun die Festlegung einer ersten Tätigkeitsstätte in Betracht.

Erste Tätigkeitsstätte kann nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens (z. B. einer Tochtergesellschaft) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z. B. eines Kunden) sein; Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe sowie das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers zählen nicht dazu.

Erste Tätigkeitsstätte: Zuordnung

Ob und wo Arbeitnehmer ihre erste Tätigkeitsstätte haben, richtet sich ab 2014 in erster Linie nach entsprechenden Festlegungen des Arbeitgebers, beispielsweise Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag, in Protokollnotizen oder in Einsatzplänen. Ein Arbeitnehmer muss seiner ersten Tätigkeitsstätte ausdrücklich und dauerhaft zugeordnet werden.

Der Arbeitgeber hat bei der Zuordnung weitgehende Freiheit; der Arbeitnehmer muss an der ersten Tätigkeitsstätte aber tatsächlich und wenigstens in ganz geringem Umfang tätig werden. Es genügt, wenn er dort zum Beispiel Auftragsbestätigungen oder Stundenzettel abgibt.

Nach der Neuregelung ist es unerheblich, in welchem Umfang der Arbeitnehmer seinen Beruf an der ersten Tätigkeitsstätte oder an anderen Tätigkeitsstätten ausübt; auch kommt es anders als bisher nicht mehr darauf an, dass er die erste Tätigkeitsstätte regelmäßig aufsucht.

Erste Tätigkeitsstätte muss dauerhaft sein

Die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte muss auf Dauer angelegt sein (Prognose), sie wird mit Wirkung für die Zukunft getroffen. Zu „dauerhaft“ zählen eine unbefristete Zuordnung, eine Zuordnung für die Dauer eines Dienstverhältnisses oder eine Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten (4 Jahren) hinaus.

Tipp: Arbeitnehmer sollten sich mit ihrem Arbeitgeber möglichst zeitnah darüber verständigen, ob der Arbeitgeber eine für den Arbeitnehmer steuerlich günstige Zuordnung vornehmen kann. Im steuerlichen Idealfall würde diejenige Arbeitsstätte zur ersten Tätigkeitsstätte erklärt, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. Dann kann dieser die Fahrtkosten dorthin mit der Entfernungspauschale (0,30 Euro je Entfernungskilometer) ansetzen. Die Fahrten zu allen anderen, weiter entfernten Arbeitsstätten zählen dann als Auswärtstätigkeit – und dafür kann der Arbeitnehmer Reisekosten einschließlich Verpflegungsmehraufwendungen oder Fahrtkosten pro gefahrenen Kilometer geltend machen. An die durch den Arbeitgeber vorgenommene Zuordnung ist das Finanzamt gebunden.

Vorsicht bei fehlender Zuordnung

Verzichtet der Arbeitgeber darauf, seinen Mitarbeiter einer ersten Tätigkeitsstätte zuzuordnen, prüft das Finanzamt bei Vorliegen der Steuererklärung 2014 eine mögliche Zuordnung anhand quantitativer Kriterien (§ 9 Abs. 4 Satz 4 EStG). Achtung: Dann spielt es wieder eine Rolle, an welcher Tätigkeitsstätte der Arbeitnehmer überwiegend im Einsatz war – dies wird dann die erste Tätigkeitsstätte, unabhängig von Entfernungen (und ohne dass der Arbeitnehmer darauf Einfluss nehmen kann). In diesem Zusammenhang muss er dort auch seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nachgehen; es genügt – anders als bei der Zuordnung durch den Arbeitgeber – nicht, wenn er die Einrichtung regelmäßig aufsucht, um etwa Material zu holen oder Stundenzettel abzugeben.

Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten die Voraussetzungen (wie bei der Verkäuferin, die je zwei Tage pro Woche in zwei unterschiedlichen Filialen arbeitet), kann der Arbeitgeber bestimmen, welche die erste Tätigkeitsstätte ist (§ 9 Absatz 4 Satz 6 EStG). Fehlt eine solche Bestimmung, legt das Finanzamt zugunsten des Arbeitnehmers diejenige Tätigkeitsstätte zugrunde, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. Die Fahrten zu weiter entfernt liegenden Tätigkeitsstätten gelten dann als Auswärtstätigkeit.

Fazit: Sprechen Sie als Arbeitnehmer mit Ihrem Arbeitgeber über die Zuordnung, so haben Sie Sicherheit bei den Reisekostenabrechnungen und können eine steuerlich möglichst günstige Lösung wählen.

Erste Tätigkeitsstätte bei Vollzeit-Studium oder Bildungsmaßnahmen

Unser Tipp

Neuigkeiten bringt die Reisekosten-Reform auch für all diejenigen mit sich, die Vollzeit studieren oder andere Vollzeit-Bildungsmaßnahmen besuchen: Seit 1. Januar 2014 kann eine erste Tätigkeitsstätte auch eine Bildungseinrichtung sein, die laut Bundesfinanzministerium „außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird (§ 9 Absatz 4 Satz 8 EStG)“. Damit ist die anders lautende Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs aufgehoben (vgl. BFH vom 9.2.2012, VI R 42/11 und VI R 44/10).

Dabei gehen die Finanzämter davon aus, dass insbesondere dann eine Vollzeit-Bildungsmaßnahme vorliegt, wenn der Steuerpflichtige für einen Beruf ausgebildet wird und daneben während der gesamten Dauer des Studiums entweder keiner Erwerbstätigkeit nachgeht oder eine Erwerbstätigkeit mit durchschnittlich bis zu 20 Stunden regelmäßiger wöchentlicher Arbeitszeit oder in Form eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses ausübt. Dies bedeutet für all jene, die neben ihrem Studium oder der Vollzeit-Weiterbildung arbeiten: Die Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte (Bildungseinrichtung) lassen sich zwar nur in Höhe der Entfernungspauschale geltend machen, eventuelle Fahrten zu anderen Tätigkeitsstätten jedoch als Reisekosten.

Sammelpunkt statt erster Tätigkeitsstätte

Unser Tipp

Haben Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte (durch arbeitgeberseitige Zuordnung oder nach quantitativen Kriterien), treten ihre Arbeit aber üblicherweise von einem festgelegten Ort aus an (z. B. Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fährhafen), werden die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt steuerlich wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt – Fahrtkosten lassen sich dafür nur im Rahmen der Entfernungspauschale ansetzen (Mögliche Verpflegungsmehraufwendungen oder Übernachtungskosten können aber trotzdem geltend gemacht werden.) Dies betrifft zum Beispiel Bus- oder Lkw-Fahrer und Kundendienst-Monteure, aber auch Seeleute sowie Lotsen. Wichtig: Für privat organisierte Fahrgemeinschaften gilt diese Regelung nicht – es liegt kein vom Arbeitgeber festgelegter „Sammelpunkt“ vor.

Weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Unser Tipp

Forstarbeiter, Zusteller oder Hafenarbeiter sind üblicherweise nicht an einzelnen Orten im Einsatz, sondern in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet. In diesen Fällen wird die steuerliche Absetzbarkeit der Fahrten von der Wohnung zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet ebenfalls mit Hilfe der Entfernungspauschale gedeckelt; für die Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets hingegen dürfen die tatsächlichen Aufwendungen oder der pauschale Kilometersatz für die gefahrene Strecke angesetzt werden. Da der Arbeitnehmer in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte im Einsatz ist, kann er Verpflegungspauschalen oder Übernachtungskosten steuerlich geltend machen.

Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen, mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen in deren Wohnungen in einem festgelegten Gebiet betreuen, und Schornsteinfeger sind von der Regelung des „weiträumigen Tätigkeitsgebiets“ nicht betroffen. Sie können ihre Fahrten nach den – steuerlich günstigeren – Reisekosten-Grundsätzen abrechnen.

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Sandra Petrowitz
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