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13.08.2013 09:51

Computer und Smartphone Der Chef zahlt die Rechnung

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Beruflich genutzte Computer und Telefone in der Steuererklärung richtig angeben - oder gleich den Chef zahlen lassen. Ein Überblick über die aktuellen Regeln.
Computer und Smartphone Der Chef zahlt die Rechnung Verbraucherportal Biallo.de
Stolzes Steuer-Spar-Potential: Computer per Gehaltsumwandlung vom Chef
Wer eine berufliche Nutzung belegen kann, sollte auch wissen, wie die Kosten des Computers steuerlich abgerechnet werden. Kostet der Rechner ohne Mehrwertsteuer nicht mehr als 410 Euro, kann der berufsbedingt angefallene Anteil auf einen Schlag im Anschaffungsjahr steuerlich geltend gemacht werden.

Tipp: Die Sofortabschreibung ist allerdings keine Pflicht. Verfügt man im Anschaffungsjahr nur über sehr geringe Einkünfte, kann man auch die Abschreibung über mehre Jahre wählen und eine Jahres- statt einer Gesamtabschreibung wählen. Damit rettet man einen Teil des Steuerabzugs in künftige Steuerjahre mit höheren Einkünften.
 

Finanzamt unterstellt dreijährige Nutzung

War das Gerät und die mitgekauften Zubehörteile teurer, muss der Kaufpreis auf die voraussichtliche Nutzungsdauer des Computers verteilt werden und wirkt sich in jedem Jahr steuermindernd anteilsmäßig aus. Das Finanzamt unterstellt für Computer eine dreijährige Nutzungsdauer (siehe Tabelle). Komplettanlagen mit Rechner, Monitor, Tastatur, Maus, Festplatte und CD-Rom-Laufwerk werden steuerlich als Einheit angesehen und zusammen abgeschrieben. Diese Praxis hat der Bundesfinanzhof bereits mehrfach bestätigt (Az. VI R 135/01, VIII R 42/03).

Nur separat nutzbare Kombigeräte wie Drucker mit zusätzlicher Fax- und Kopierfunktion oder ein Beamer dürfen separat in der Steuererklärung abgerechnet werden. Die Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Toner, Druckerpatronen, Papier oder CD-/DVD-Rohlinge können mit dem ermittelten beruflichen Anteil im Zahlungsjahr steuerlich abgerechnet werden. Das gilt auch für die Ersatzbeschaffung defekter Teile am Rechner und für USB-Sticks und externe Festplatten.
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Ist der Kaufpreis für die Software des Rechners im Paketpreis enthalten, wird der anteilige Aufwand auch mit der Anlage abgeschrieben. Wer sich nachträglich beruflich notwendige Anwenderprogramme zulegt, kann den Anschaffungspreis unter 410 Euro sofort im Erwerbsjahr geltend machen. Bei Kaufpreisen über dieser steuerlichen Schallmauer müssen die Kosten auf eine Nutzungsdauer von drei Jahren verteilt abgeschrieben werden.

Beispiel: Peter Richter arbeitet als Redakteur bei einer Lokalzeitung. Er ist oft unterwegs und schreibt seine Artikel abends zu Hause an seinem privaten Laptop, das er im Juli 2012 für 1.000 Euro neu gekauft hat. Sein Chef hat ihm bescheinigt, dass die berufliche Nutzung des Gerätes notwendig ist. Anhand eines „PC-Fahrtenbuchs“ kann er auch nachweisen, dass das Gerät so gut wie nicht privat genutzt wird. Richter kann die Anschaffungskosten des Laptops über drei Jahre (36 Monate) verteilt in voller Höhe als Werbungskosten in seiner Steuererklärung abrechnen. Für 2012 beginnt die Abschreibung ab Juli 2012. Er trägt deshalb 167 Euro (6/36 von 1.000 Euro) als Werbungskosten auf der Rückseite der Anlage „N“ unter der Rubrik „Aufwendungen für Arbeitsmittel“ ein.
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Muss der alte PC aus beruflichen Gründen vor Ablauf der vom Fiskus vorgegebenen Nutzungszeit durch einen leistungsfähigeren Rechner ersetzt werden, kann man die noch nicht beanspruchten Abschreibungsbeträge auf einen Schlag dennoch geltend machen (Urteil des FG Rheinland-Pfalz, Az. 5 K 1759/99). Allerdings muss man konkret nachweisen, dass das ausgemusterte Gerät die berufliche Arbeit behindert oder zumindest beeinträchtigt hat.


Computer: Am besten zahlt der Chef

Steuervorteil hin oder her: Am besten fahren Arbeitnehmer, die von ihrem Chef einen Computer zum Nulltarif gestellt bekommen. Sie brauchen für ihr berufliches Fortkommen nicht tief in die eigene Tasche zu greifen und der geldwerte Vorteil aus der privaten Mitbenutzung bleibt sogar lohnsteuerfrei (siehe Tabelle).

Auch in Sachen Internetanschluss bewegen sich die Finanzämter auf ihre Steuerschäfchen zu. Viele Arbeitnehmer surfen tagsüber im Web, fragen Börsenkurse ab oder managen ihr Wertpapierdepot. Die Surftouren durch den Cyberspace werden von vielen Chefs stillschweigend geduldet, wenn der Arbeitszeitverlust nicht überhand nimmt. Die private Nutzung eines firmeneigenen Onlinezugangs bleibt ebenfalls lohnsteuerfrei.


Smartphone statt Brutto-Lohn

Smartphones, Tablet-PCs und Mini-Notepads sind nicht nur angesagt – seit letztem Jahr kann man damit auch kräftig Steuern sparen. Nämlich dann, wenn diese Geräte inklusive Software dem Arbeitgeber gehören, Ihnen aber von der Firma auch für die private Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Den geldwerten Vorteil müssen Sie dann nicht versteuern. Die Steuerbefreiung bezieht sich nicht nur auf das Gerät als solches. Auch die durch die Nutzung anfallenden Grund- und Verbindungsentgelte einschließlich der Gebühren für den Provider sind für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei. Den Vorteil bei der Sozialversicherung gibt es allerdings nur dann, wenn Sie das Gerät als Gehaltsextra zu ihrem bisherigen Salär bekommen, nicht jedoch bei der Finanzierung des Geräts per Gehaltsumwandlung. Wenn Ihr Chef Ihnen statt einer steuer- und sozialversicherungspflichtigen Geldprämie ein Smartphone zukommen lässt, hat auch er Vorteile: Er spart nämlich den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge.

Beispiel: Als Arbeitnehmer erhalten Sie im Dezember 2013 statt einer freiwilligen Prämienzahlung des Arbeitgebers in Höhe von 700 Euro ein Smartphone von ihrer Firma, das Sie auch privat nutzen dürfen. Für diesen Vorteil, der ebenfalls rund 700 Euro wert ist, fallen weder Sozialabgaben noch Steuern an – Sie sparen damit beispielsweise 30 Prozent Steuern und zwanzig Prozent Sozialabgaben, die bei einer Geldprämie anfallen würden. Ihr Chef spart zusätzlich 140 Euro Sozialabgaben, wenn er sich auf den Trick einlässt.

Der Chef zahlt die Rechnung:

 

                     Der Arbeitgeber...

Der geldwerte Vorteil ist...

gestattet die Privatnutzung von firmeneigenen Geräten wie PC, Telefon, Handy, Fax und Internet

steuerfrei, § 3 Nr. 45 EStG

verleiht einen Computer für die private Nutzung 

steuerfrei, § 3 Nr. 45 EStG

verschenkt oder verkauft einen PC zum Vorzugspreis

ist steuerpflichtig. Die Lohnsteuer kann mit
25 % pauschaliert und vom Arbeitgeber übernommen werden. Sozialabgaben fallen nicht an.

erstattet berufsbedingte Telefon- und Internetkosten

mit Einzelnachweis in voller Höhe steuerfrei, ohne Aufzeichnungen nur mit 20 % der Telefonrechnung, maximal 20 Euro monatlich steuerfrei, § 3 Nr. 50 EStG

stellt im Firmen – oder Privatwagen ein Autotelefon zur Verfügung

steuerfrei, sofern das Gerät dem Chef gehört und der Anschluss über die Firma läuft § 3 Nr. 50 EStG

 


So werden PC & Co. steuerlich abgeschrieben:

 

Arbeitsmittel

Nutzungsdauer in Jahren

PC & Co.

 

Computer, Laptops, iPad inkl. Software sowie Monitor, Drucker, Scanner u.a. Peripheriegeräte

3

Separate Software

3

Telekommunikation

 

Telefonanlagen

10

Telefonendgeräte

8

Mobil- und Autotelefone sowie Smartphones

5

Faxgeräte

6

Andere Arbeitsmittel

 

Schreibtische, Aktenschränke

13

Bücherregale

13

Film, Foto- und Videogeräte, Kopierer

7

Andere technische Bürogeräte

8

Quelle: eigene Recherche, amtliche AfA-Tabelle der Finanzverwaltung

 

Steuern sparen mit Telefon, Computer und Smartphone - lesen Sie auch:

Steuererklärung: Mit Telefon-Kosten Steuern sparen
Computer und Steuern: Berufliche Nutzung nachweisen
 
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