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05.07.2013 12:02

Aufbewahrungsfristen Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge – wie lange sollte man sie behalten?

von Annette Jäger Autor
Rechnungen, Quittungen, Verträge, Kontoauszüge – wie lange muss man diese Papiere aufheben?
Aufbewahrungsfristen Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge – wie lange sollte man sie behalten?
Ausmisten schafft Ordnung im Papierwust - allerdings sollte man dabei auf die Aufbewahrungsfristen achten
Die Papierstapel werden immer größer, irgendwann steht Ausmisten an. Doch aufgepasst: bei manchen Unterlagen sind Verjährungsfristen und gesetzliche Vorgaben im Auge zu behalten. Zwischen zwei Jahren und lebenslang variiert die empfohlene Aufbewahrungsfrist für Unterlagen. So bringen Sie Ordnung in den Papierwust.

Aufbewahrungsfrist zwei Jahre: Quittungen

Kaufbelege und Quittungen: Zwei Jahre lang gilt beim Kauf von Neuwaren wie Fahrrädern, Kameras oder Möbeln die Gewährleistung. Möchte man ein Produkt innerhalb dieses Zeitraumes reklamieren, muss man den Kaufnachweis mit einer Quittung oder Rechnung belegen. 24 Monate lang sind deshalb Kaufbelege auf jeden Fall aufzubewahren. Bei Internetkäufen bedeutet dies: Rechnungen, die online geschickt werden, muss man ausdrucken oder langfristig abspeichern. Produkte werden teilweise zusätzlich mit einer Herstellergarantie verkauft. Diese läuft meist nur ein Jahr. Die Herstellergarantie verkürzt die Gewährleistung nicht und schränkt diese auch nicht ein. Gilt die Garantie länger als zwei Jahre, sollte man natürlich auch den Kaufbeleg so lange aufbewahren. Übrigens: Rechnungen, die im Zusammenhang mit einem Hausbau entstehen, sind fünf Jahre lang aufzuheben. So lange gilt die Gewährleistungsfrist beim Hausbau.

Tipp: Viele Kaufbelege sind auf Thermopapier ausgedruckt. Darauf kann die Schrift je nach Umweltbedingungen schnell verblassen. Kontakt zu Plastikhüllen oder Klebestreifen beschleunigt den Prozess. Zur Sicherheit fertigt man deshalb besser haltbarere Kopien an. Hat man eine Hausratversicherung, muss man im Schadensfall immer nachweisen können, wie teuer einzelne Hausratgegenstände waren. Eine langfristige Aufbewahrung von Belegen teurer Anschaffungen kann deshalb ratsam sein.
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Aufbewahrungsfrist drei Jahre: Bankunterlagen

Bankunterlagen: Unterlagen zu bezahlten Rechnungen, also Kontoauszüge und Quittungen bei Barzahlungen, sind mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. So lange gilt die regelmäßige Verjährungsfrist bei Alltagsgeschäften. In diesem Zeitraum können Forderungen - z.B. aus Kaufverträgen - geltend gemacht werden. „Die Verjährungsfrist beginnt grundsätzlich am 31. Dezember des jeweiligen Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, und beträgt drei Jahre“, sagt Josephine Holzhäuser, Finanzexpertin der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz. Kommt ein Verkäufer beispielsweise mit einer Zahlungsforderung auf einen zu, kann man mit dem Kontoauszug dann beweisen, dass man die Rechnung bereits beglichen hat. Banken sind verpflichtet, alle Unterlagen ihrer Kunden zehn Jahre lang aufzuheben. „So lange kann man auch noch alte Kontoauszüge anfordern“, sagt Holzhäuser. Doch das kostet - pro Auszug beispielsweise bei der Postbank 2,50 Euro. Wenn man unsicher ist, wann genau eine Abbuchung im Kalenderjahr war und man umfangreich Auszüge nachfordern muss, kann das teuer werden.

Von anderen Bankunterlagen trennt man sich besser nie: Immobilienkauf- und Darlehensverträge gehören dazu, auch wenn sie bereits abgelaufen sind. „Das sind wichtige Dokumente“, sagt Holzhäuser. Sie sind notwendig, um beispielsweise später darzulegen, wie viel man für die Immobilie bezahlt hat. Sie können auch dazu dienen, noch rückwirkend Ansprüche durchzusetzen.


Aufbewahrungsfrist zehn Jahre: Steuerunterlagen

Steuerunterlagen: Selbstständige müssen sämtliche Rechnungen und Belege, die sie von der Steuer abgesetzt haben, zehn Jahre lang aufheben. Angestellte müssen diesbezüglich gar nichts aufbewahren. Werbungskostenbelege können sie nach Erhalt des Steuerbescheids entsorgen. „Rechnungen, die privaten Grundbesitz betreffen, beispielsweise Rechnungen, die beim Hausbau entstanden sind, müssen laut Umsatzsteuergesetz zwei Jahre lang aufbewahrt werden“, sagt Michael Lettl, Steuerberater aus Unterhaching. So lange sind sie für die Steuerbehörde relevant. Kann man bei einer Prüfung die Belege nicht vorlegen, riskiert man ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro. Wegen der Gewährleistungsfrist beim Hausbau von fünf Jahren, empfiehlt es sich, die Belege sogar noch länger aufzubewahren. Steuerbescheide selbst muss man laut Gesetz gar nicht aufheben. „Es ist aber sinnvoll, da man bei der Beantragung von Krediten oder Sozialleistungen einen Einkommensnachweis liefern muss“, sagt Lettl.


Lebenslang: Renten- und Versicherungsunterlagen

Rentenunterlagen: Sie behält man besser ein Leben lang. Denn man muss bei der Behörde nachweisen können, wo man wie lange beschäftigt war. Deshalb zählen auch Studienbescheinigungen, Ausbildungsurkunden, Arbeitsverträge oder Gehaltsaberechnungen zu den Unterlagen, die nicht ins Altpapier gehören.

Versicherungspolicen: So lange die Verträge noch laufen, sind sie ohnehin abzuheften. Allerdings muss man nicht jede Beitragsabrechnung aufheben. Es genügt der Versicherungsschein, die Versicherungsbedingungen und alle eventuellen Nachträge. Nach Ablauf des Vertrags bewahrt man die Unterlage aber besser trotzdem noch drei weitere Jahre auf, denn auch hier gilt die Verjährungsfrist. So lange kann man beispielsweise noch Nachforderungen aus Lebensversicherungen geltend machen.

Ärztliche Unterlagen: Röntgenbilder, Befunde und Arztberichte gehören ebenfalls zu den Unterlagen, die man so lange wie möglich archivieren sollte. Denn es kann zu einem späteren Zeitpunkt immer interessant sein, nachzuverfolgen, wann eine Erkrankung zum ersten Mal aufgetreten ist, wie die genaue Diagnose lautete, wie sie behandelt wurde. „Solche Unterlagen sollte man vor allem dann aufheben, wenn man unsicher ist, ob man Opfer eines Behandlungsfehlers wurde“, sagt Gisela Rohmann, Gesundheitsexpertin der Verbraucherzentrale Rheinland Pfalz. Bei Personenschäden - beispielsweise aufgrund eines Behandlungsfehlers - gilt eine Verjährungsfrist von 30 Jahren.
Leserkommentare
Kommentare können sich auf eine ältere Version des Artikels beziehen.
22.08.2015 - von G. richter
HAus/ Grundstückverkauf- Aufbewahrungsfristen
Ich habe eine Immobilie verkauft.Wie lange muß ich die Unterlagen und Schriftverkehr mit Käufer aufbewahren?
11.09.2014 - von viola gerlach
Bezahlte Strafzettel - Bez. Bußgeldbescheide
Wie lange sollte ich bez. Strafzettel bzw. bezahlte bußgelde als Berufskraftfahrer aufheben.
31.08.2014 - von Eva-Maria Messar
Ich war bisher immer unsicher was und wie lange ich Rechnungen und dgl.aufbewahren muss.Nun kann ich beruhigt bestimmte Belege in den Aktenvernichter stecken. Herzlichen Dank.
11.03.2014 - von Osterhaus
Elektronische Dokumente vs. Original-Dokumente
Können gescannte + elektronisch archivierte Rechnungen, Verträge, etc. als Nachweis (bei Ausdruck) dienen u. haben diese die gleiche Bedeutung wie das Original-Dokument?
17.09.2012 - von Franz Maurer
Rechnungskopien in elektronischer Form
Wie sieht's mit der Archivierung von Papierrechnungen aus? Kann ich diese auch scannen und in elektronischer Form aufbewahren?
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