Pauschalen nutzen: So wird die Steuererklärung für 2025 einfacher

Steuererklärung ohne Beleg-Chaos: Für die Steuererklärung 2025 können Arbeitnehmer zahlreiche Steuerpauschalen nutzen, etwa für Werbungskosten, Fahrtkosten, Homeoffice, Pflege, Umzugskosten oder Arbeitsmittel. Viele Pauschbeträge erkennt das Finanzamt ohne Einzelnachweis an. So wird die Steuererklärung einfacher.

So langsam läuft die Zeit ab: Wer seine Steuererklärung für 2025 selbst macht, muss sie bis 31. Juli 2026 beim Finanzamt abgeben. Versäumt man die Frist, droht ein Bußgeld. Allerdings ist das Anfertigen der Steuererklärung für viele Arbeitnehmer ungefähr so attraktiv wie eine Wurzelbehandlung beim Zahnarzt. Vor allem das Heraussuchen der Belege für die Kosten, die man geltend machen will, ist mühsam.

Das Gute: Für viele Kosten gibt es eine Pauschale, die Steuerpflichtige ohne Nachweis angeben können. Damit wird die Steuererklärung einfacher. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Pauschalen für die Steuererklärung 2025 und die Beträge, die das Finanzamt in der Regel ohne Nachweis durchwinkt. Wir sagen Ihnen außerdem, wie viel Sie geltend machen können – und wie sich die Pausch-Beträge voneinander unterscheiden.

So unterscheiden sich die Pauschalen

Für viele Ausgaben gibt es gesetzlich festgelegte Pausch-Beträge. Wer seine Kosten damit abdeckt, muss dem Finanzamt keine Belege liefern. Auf die Anrechnung gesetzlicher Pauschalen – wie etwa der Pendlerpausche – haben Steuerpflichtige einen Anspruch, wenn die Voraussetzungen vorliegen.

Neben den gesetzlichen Pausch-Beträgen akzeptieren die Finanzämter für einige Kosten aber auch Höchstbeträge – die sogenannten „Nichtbeanstandungsgrenzen“. Für solche Ausgaben kann das Finanzamt Belege verlangen. Dazu zählen etwa die Pauschalen für Bewerbungskosten oder Arbeitsmittel.

Von Homeoffice bis Umzug: Diese Pauschalen stehen im Gesetz

Das Steuerrecht sieht eine Reihe von gesetzlichen Pauschalen vor, die Arbeitnehmer in der Steuererklärung geltend machen können. Die fünf wichtigsten zeigt die Tabelle:

Steuererklärung für 2025: Das bringen gesetzliche Pauschalen

Arbeitnehmer-Pauschbetrag: Unter die sogenannte "Werbungskostenpauschale" fällt alles, was Arbeitnehmer für den Beruf aufwenden – also etwa Fahrkosten zur Arbeit, Kosten fürs Homeoffice, für Fortbildungen  oder für Bewerbungen. Für 2025 liegt die Pauschale bei 1.230 Euro. Das Finanzamt rechnet sie automatisch an. Wer mit seinen Werbungskosten drunterbleibt, muss also nichts tun und profitiert trotzdem. Wer jedoch höhere Werbungskosten hat, sollte diese angeben – im Zweifel ebenfalls mit einer Pauschale.

Entfernungspauschale: Die Kosten für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können Arbeitnehmer pauschal angeben. Für 2025 gewährt das Finanzamt dafür 30 Cent je Kilometer, ab dem 21. Kilometer 38 Cent. Die "Pendlerpauschale" lohnt sich schnell: Wer einen Arbeitsweg von 18 Kilometern hat, kommt bei 230 Arbeitstagen auf 1.242 Euro. Das ist mehr als der Arbeitnehmer-Pauschbetrag. Wie man zur Arbeit kommt, ist egal – ob zu Fuß, mit dem Fahrrad, dem Auto oder der Bahn.

Homeoffice-Pauschale: Wer zu Hause am Küchentisch oder im Wohnzimmer arbeitet, kann die Homeoffice-Pauschale absetzen. Sie gilt für jeden Kalendertag, an dem die Arbeit vorwiegend von zu Hause aus erledigt wird. Anrechnen kann man pauschal 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr. Das sind 210 Tage im Homeoffice. Die Pauschale gehört wie die Pendlerpauschale zu den Werbungskosten. Aber Vorsicht: Für Tage, an denen man Homeoffice geltend macht, lassen sich keine Fahrtkosten zur Arbeit berechnen.

Pflege-Pauschbetrag: Wer sich um eine pflegebedürftige Person kümmert, kann den Pflege-Pauschbetrag geltend machen. Die Pflege muss in der eigenen Wohnung oder in der Wohnung der oder des Pflegebedürftigen stattfinden. Die Pauschale gibt es ab Pflegegrad 2: Dann beträgt der Pflege-Pauschbetrag 600 Euro jährlich. Bei Pflegegrad 3 sind es 1.110 Euro, bei Grad 4 und 5 gibt es 1.800 Euro. In der Steuererklärung müssen Pflegende die Kontaktdaten der pflegebedürftigen Person und deren Steuer-ID angeben.

Umzugskosten-Pauschale: Auch wer beruflich umzieht, kann die Kosten pauschal als Werbungskosten absetzen. Als Umzug gilt, wenn eine Arbeitnehmerin an einem anderen Ort eine Stelle antritt und dorthin zieht. Aber auch, wenn ein Arbeitnehmer deutlich näher an seinen Arbeitsort heranzieht. Für Umzüge seit dem 1. März 2024 lassen sich pauschal 964 Euro in der Steuererklärung abrechnen. Ziehen Partner und Kinder mit, erhöht sich der Betrag um 643 Euro pro Person. Eine dreiköpfige Familie kann also pauschal 2.250 Euro angeben.

Von Arbeitsmitteln bis Telefon: Diese Ausgaben erkennt das Finanzamt an

Neben den gesetzlich festgelegten Pauschalen gibt es für einige Ausgaben pauschale Beträge, die das Finanzamt in aller Regel anerkennt. Die Behörde kann dafür allerdings Nachweise verlangen. Die Tabelle zeigt die gängigen "Nichtbeanstandungsgrenzen" bei der Steuer.

Steuererklärung 2025: Das bringen Nichtbeanstandungsgrenzen

Arbeitsmittel: Das sind alle Gegenstände, die überwiegend beruflich genutzt werden. Typische Arbeitsmittel sind Schreibtisch, Bürostuhl, Fachliteratur, Laptop, Headset oder Büromaterial. Ohne Nachweis lassen sich dafür 110 Euro in der Steuererklärung angeben. Auch typische Berufskleidung zählt zu den Arbeitsmitteln. Also etwa Sicherheitsschuhe für Bauarbeiter, die Amtsroben von Richtern, Uniformen oder Friseurkittel. Häufig lohnt es sich, bei Arbeitsmitteln tatsächliche Kosten anzugeben, weil sie über der Pauschale liegen.

Reinigung: Wer seine Berufskleidung selbst wäscht, kann dafür ebenfalls Pauschalen in der Steuererklärung geltend machen. Für eine Waschmaschinenladung Buntwäsche etwa lassen sich in einem Ein-Personen-Haushalt 0,76 Euro absetzen. Für eine Trocknerladung (Kondenstrockner) sind es 0,55 Euro. Wer seine Wäsche bügelt, kann dafür pro Bügelvorgang 7 Cent ansetzen. In der Steuererklärung gibt man dann auch die Anzahl der Wasch-, Trocken- und Bügelvorgänge im Jahr an.

Bewerbungen: Wer im Steuerjahr auf Jobsuche war und sich beworben hat, kann pauschale Kosten dafür in der Steuererklärung angeben. Für Bewerbungen mit Mappe sind 8,50 Euro möglich. Die Pauschale für E-Mail-Bewerbungen liegt bei 2,50 Euro.

Telefon und Internet: Auch die berufliche Nutzung des privaten Telefon- und Internet-Anschlusses ist absetzbar. Pauschal lassen sich 20 Prozent des monatlichen Rechnungsbetrages in der Steuererklärung eintragen. Höchstens sind es 20 Euro im Monat.

Kontoführung: Lohn und Gehalt werden monatlich aufs Konto überwiesen. Für Kontoführungsgebühren lassen sich pauschal 16 Euro geltend machen. Kostet das Konto mehr, können Arbeitnehmer das angeben. Dann muss das Konto aber überwiegend beruflich genutzt werden.