Nebenkostenabrechnung erstellen: Das müssen Vermieter beachten

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter wichtig: Fehler können zu Rückfragen und Streit mit Mietern führen und im ungünstigsten Fall eine Nachforderung gefährden. Deshalb sollten Vermieter genau prüfen, welche Betriebskosten sie abrechnen dürfen, wie die Kosten verteilt werden und welche Fristen sie einhalten müssen.

Auch Mieter haben Kontrollrechte. Sie können die Nebenkostenabrechnung prüfen und Einsicht in die zugrunde liegenden Belege verlangen.

Kurz erklärt: Wann müssen Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Haben Vermieter und Mieter monatliche Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, muss darüber jährlich abgerechnet werden. Den tatsächlich angefallenen umlagefähigen Betriebskosten werden dabei die Vorauszahlungen des Mieters gegenübergestellt. Daraus ergibt sich entweder eine Nachforderung oder ein Guthaben.

Welche Betriebskosten dürfen Vermieter abrechnen?

Betriebskosten sind laufende Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks entstehen.

Welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, ergibt sich insbesondere aus der Betriebskostenverordnung. Voraussetzung ist zudem, dass die Umlage im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde.

Zu den Betriebskosten können beispielsweise Grundsteuer, Wasserversorgung und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, bestimmte Versicherungen und Hauswartkosten gehören.

Welche Kosten dürfen Vermieter nicht umlegen?

Nicht zu den Betriebskosten gehören insbesondere:

• Verwaltungskosten,
• Instandhaltungskosten und
• Instandsetzungskosten.

Reparaturen am Gebäude oder an technischen Anlagen dürfen deshalb grundsätzlich nicht als Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden.

Was gilt für Hausmeisterkosten?

Hausmeisterkosten können grundsätzlich zu den Betriebskosten gehören. Erledigt der Hausmeister jedoch auch Verwaltungs-, Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten, dürfen diese Kostenanteile nicht als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden.

Achten Sie außerdem darauf, Leistungen nicht doppelt abzurechnen. Übernimmt der Hausmeister beispielsweise auch Gartenpflege oder Winterdienst und sind diese Leistungen bereits in seinen Kosten enthalten, dürfen sie nicht zusätzlich ein zweites Mal angesetzt werden.

Was gilt für „Sonstige Betriebskosten“?

Die Betriebskostenverordnung führt unter Nummer 17 „sonstige Betriebskosten“ auf. Darunter können weitere laufende Betriebskosten fallen, die nicht bereits von den vorherigen Positionen erfasst werden. Diese Position sollte in der Abrechnung nachvollziehbar aufgeschlüsselt werden.

biallo-Lesetipp: Wie hoch fallen die einzelnen Betriebskosten im Durchschnitt aus? Unser Ratgeber zeigt, wie viel Nebenkosten pro Quadratmeter normal sind und welche Kostenpositionen besonders ins Gewicht fallen.

Nebenkostenabrechnung erstellen: Welche Angaben sind nötig?

Eine Betriebskostenabrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Vermieter sollten deshalb insbesondere folgende Angaben aufführen:

• Abrechnungszeitraum,
• Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• verwendeter Verteilerschlüssel,
• Berechnung des auf den Mieter entfallenden Kostenanteils,
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und
• daraus resultierendes Guthaben beziehungsweise die Nachforderung.

Decken die Vorauszahlungen die auf den Mieter entfallenden Betriebskosten nicht vollständig, ergibt sich eine Nachforderung. Übersteigen die Vorauszahlungen die tatsächlichen Kosten, erhält der Mieter ein Guthaben.

Welcher Umlageschlüssel gilt für die Betriebskosten?

Der Umlage- beziehungsweise Verteilerschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden.

Mögliche Maßstäbe sind beispielsweise:

• Wohnfläche,
• Verbrauch oder Verursachung,
• Zahl der Wohneinheiten oder
• Personenzahl.

Ist nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, sind dagegen nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch beziehungsweise der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.

Wie werden Heiz- und Warmwasserkosten verteilt?

Für Heiz- und Warmwasserkosten gelten besondere Vorgaben. Bei zentralen Anlagen müssen grundsätzlich mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch verteilt werden. Für die Kosten einer zentralen Warmwasserversorgungsanlage gilt grundsätzlich ebenfalls eine verbrauchsabhängige Verteilung von mindestens 50 und höchstens 70 Prozent.

Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?

Vermieter müssen über Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Entspricht der Abrechnungszeitraum beispielsweise dem Kalenderjahr, muss die Abrechnung für 2025 grundsätzlich spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter eingehen.

Nach Ablauf der Abrechnungsfrist kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderung mehr geltend machen. Eine Ausnahme besteht, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Ein Guthaben des Mieters geht allein durch eine verspätete Abrechnung dagegen nicht verloren.

Können Vermieter die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen?

Ergibt die jährliche Abrechnung, dass die bisherigen Vorauszahlungen nicht ausreichen, können Vermieter die Vorauszahlungen für die Zukunft auf eine angemessene Höhe anpassen. Umgekehrt kann auch der Mieter nach einer Abrechnung eine entsprechende Anpassung verlangen. Die Anpassung erfolgt durch Erklärung in Textform.

Welche Fehler sollten Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung vermeiden?

Betriebskostenabrechnungen sind fehleranfällig. Eine sorgfältige Prüfung vor dem Versand kann spätere Auseinandersetzungen mit Mietern vermeiden.

Reparaturen und Verwaltungskosten abrechnen

Rechnen Sie nur umlagefähige Betriebskosten ab. Kosten für Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung gehören grundsätzlich nicht dazu.

Hausmeisterleistungen doppelt abrechnen

Übernimmt der Hausmeister beispielsweise Gartenpflege oder Winterdienst, dürfen diese Leistungen nicht zusätzlich separat berechnet werden, wenn sie bereits in den Hausmeisterkosten enthalten sind.

„Sonstige Betriebskosten“ nicht erläutern

Fassen Sie unter „Sonstige Betriebskosten“ nicht einfach unterschiedliche Ausgaben zusammen. Die Kosten sollten für den Mieter nachvollziehbar bezeichnet und aufgeschlüsselt sein.

Den falschen Verteilerschlüssel verwenden

Prüfen Sie, welcher Umlageschlüssel vereinbart wurde beziehungsweise gesetzlich vorgeschrieben ist. Ohne anderweitige Vereinbarung gilt grundsätzlich die Wohnfläche als Maßstab; für verbrauchs- oder verursachungsabhängige Kosten gelten besondere Regeln.

Vorauszahlungen falsch berücksichtigen

Kontrollieren Sie, ob sämtliche vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen richtig erfasst und von seinem Kostenanteil abgezogen wurden.

Welche Rechte haben Mieter bei der Nebenkostenabrechnung?

Mieter dürfen die Betriebskostenabrechnung prüfen und bei Unklarheiten Einsicht in die zugrunde liegenden Belege verlangen. Vermieter sollten deshalb darauf vorbereitet sein, die einzelnen Kostenpositionen nachvollziehbar zu belegen. Mieter können außerdem innerhalb der gesetzlichen Frist Einwendungen gegen die Abrechnung geltend machen.

biallo-Lesetipp: Welche Kosten Mieter besonders genau prüfen sollten, welche Fristen für Einwendungen gelten und was bei Fehlern zu tun ist, erfahren Sie in unserem Ratgeber „Nebenkostenabrechnung prüfen: So erkennen Mieter Fehler“.

Was gilt bei einem Mieterwechsel?

Zieht ein Mieter während des laufenden Abrechnungszeitraums aus, müssen die Betriebskosten zwischen dem bisherigen und dem neuen Mieter aufgeteilt werden.

Bei Heiz- und Warmwasserkosten ist bei einem Nutzerwechsel grundsätzlich eine Zwischenablesung vorzunehmen. Die verbrauchsabhängigen Kosten werden auf Grundlage dieser Zwischenablesung verteilt. Für die übrigen Kosten gelten die Vorgaben der Heizkostenverordnung.

FAQ zur Nebenkostenabrechnung für Vermieter

Für Vermieter stellen sich bei der jährlichen Abrechnung immer wieder dieselben Fragen: Welche Kosten dürfen umgelegt werden, wie lange bleibt Zeit für die Abrechnung und was ist bei einer Nachzahlung zu beachten? Hier finden Sie die wichtigsten Antworten kompakt zusammengefasst.

Muss jeder Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Eine jährliche Betriebskostenabrechnung ist erforderlich, wenn Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart wurden. Bei einer Betriebskostenpauschale wird dagegen grundsätzlich nicht jährlich über die tatsächlichen Betriebskosten abgerechnet.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 muss die Abrechnung daher grundsätzlich spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter eingehen.

Können Vermieter Reparaturkosten als Nebenkosten abrechnen?

Nein. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören nicht zu den Betriebskosten und dürfen grundsätzlich nicht über die Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden.

Können Vermieter nach einer hohen Nachzahlung die Vorauszahlung erhöhen?

Nach einer Betriebskostenabrechnung kann jede Vertragspartei eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe vornehmen.

Welcher Verteilerschlüssel gilt, wenn nichts vereinbart wurde?

Grundsätzlich ist nach Wohnfläche abzurechnen. Für Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, muss ein entsprechender verbrauchs- beziehungsweise verursachungsbezogener Maßstab verwendet werden.

Checkliste: Nebenkostenabrechnung als Vermieter erstellen

Bevor Sie die Abrechnung an Ihre Mieter schicken, sollten Sie die wichtigsten Angaben und Kostenpositionen noch einmal kontrollieren:

• Ist der Abrechnungszeitraum korrekt?
• Sind nur umlagefähige Betriebskosten enthalten?
• Ist die Umlage der Betriebskosten mietvertraglich vereinbart?
• Sind die Gesamtkosten vollständig und nachvollziehbar dargestellt?
• Wurde der richtige Verteilerschlüssel verwendet?
• Ist der Anteil des Mieters korrekt berechnet?
• Sind sämtliche Vorauszahlungen berücksichtigt?
• Sind Hausmeisterleistungen oder andere Kosten möglicherweise doppelt enthalten?
• Sind „Sonstige Betriebskosten“ nachvollziehbar aufgeschlüsselt?
• Ist Guthaben oder Nachforderung klar erkennbar?
• Wird die Abrechnungsfrist eingehalten?