Nebenkostenabrechnung erstellen: Das müssen Vermieter beachten

Streit um die Nebenkostenabrechnung ist immer ärgerlich. Vermieter müssen auf Nachzahlungen warten, weil Mieter sich über die Betriebskostenabrechnung beschweren, Mieter hingegen zahlen möglicherweise zu viel Mietnebenkosten.

Als Vermieter oder Vermieterin sollten Sie deshalb bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung mit Genauigkeit und großer Sorgfalt vorgehen, um Fehler oder Streit zu vermeiden und um auch wirklich alle Kosten abzurechnen, die umlagefähig sind. Außerdem sollten Sie und darauf vorbereitet sein, dass Ihr Mieter das Recht hat, die Nebenkostenabrechnungen zu prüfen und die entsprechenden Rechnungen beim Vermieter einzusehen. Nicht zuletzt müssen Fristen eingehalten werden, sonst können Sie als Vermieter am Ende die angefallenen Betriebskosten nicht mehr abrechnen.

Lesetipp: Auch rund um die Themen Mieterhöhung, Eigenbedarf und Endrenovierung gibt es immer wieder Streit zwischen Vermietern und Mietern. In welchem Rahmen ist eine Mieterhöhung erlaubt, wann ist eine Kündigung wegen Eigenbedarf möglich und welche Pflichten haben Mietern bei der Wohnungsübergabe? Vermieter und Mieter sollten Ihre Rechte und Pflichten genau kennen.

Betriebskostenabrechnung bei Vermietung

Paragraf 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt: Betriebskosten sind die Kosten, die einem Eigentümer oder einer Eigentümerin durch das Eigentum an einem Grundstück und dessen laufender Bewirtschaftung regelmäßig entstehen. Sie sind grundsätzlich vom Immobilieneigentümer zu tragen. Bei Vermietung der Immobilie kann im Mietvertrag vereinbart werden, dass der Mieter dem Vermieter die Betriebskosten monatlich zusammen mit der Miete erstatten muss. Ist dies nicht explizit im Mietvertrag festgehalten, muss der Vermieter die Betriebskosten allein tragen.

Welche Kosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden?

In der Betriebskostenverordnung ist festgelegt, welche Betriebskosten Vermieter auf ihre Mieter umlegen dürfen. Sie werden auch als umlagefähige Betriebskosten (umlagefähige Nebenkosten) bezeichnet. Alle Kosten, die nicht darunter fallen, muss der Vermieter selbst tragen.

Nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten zählen beispielsweise:

• Instandhaltung und Instandsetzung (z. B. Badezimmersanierung, Fassadenanstrich)
• Verwaltungkosten (z. B. Kosten für eine Hausverwaltung, zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung)
• Leerstandskosten
• Kontoführungsgebühren
• Einkommenssteuer auf Mieteinnahmen
• einmalige Kosten (z. B. für Ungezieferbekämpfung, für die Abfuhr von Gartenabfällen).

Nebenkostenabrechnung erstellen als Vermieter: Wie mache ich das?

Als Vermieter müssen Sie jährlich eine Nebenkostenabrechnung (Betriebskostenabrechnung) erstellen, wenn Ihr Mieter, zusammen mit der sogenannten "Kaltmiete", monatlich eine festgelegte Vorauszahlung (auch Abschlag genannt) zur Deckung der Betriebskosten leistet.

Sie können die Nebenkostenabrechnung selbst erstellen, sollten dabei allerdings eine gewisse Form einhalten und auf wichtige Details achten. Für die Erstellung der Abrechnung können Sie beispielsweise ein Tabellenkalkulationsprogramm nutzen oder auch auf eine spezielle Software zurückgreifen. Übermitteln Sie Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung unbedingt schriftlich.

Die Nebenkostenabrechnung sollte folgende Angaben enthalten:

• Abrechnungszeitraum
• Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Berechnung des Mieteranteils
• Erläuterung des Nebenkosten-Umlageschlüssels
• Abzug der Vorauszahlungen durch den Mieter von den tatsächlich angefallenen Betriebskosten
• Ihre Unterschrift.

Decken die Vorauszahlungen Ihres Mieters die Jahreskosten ab, ergibt sich aus den geleisteten Zahlungen eine Rückzahlung an den Mieter. Falls nicht, muss der Mieter eine Nachzahlung an Sie als Vermieter leisten. In der Folge können Sie oder auch Ihr Mieter eine entsprechende Anpassung der Vorauszahlung für den nächsten Abrechnungszeitraum fordern.

Das Guthaben oder die Nachforderung sollte klar erkennbar sein. Achten Sie darauf, dass die Nebenkostenabrechnung auch für Ihren Mieter nachvollziehbar sein muss.

Betriebskosten abrechnen: Welche Umlageschlüssel gibt es?

Der Umlageschlüssel (auch Verteilerschlüssel genannt) gibt an, wie der Vermieter die Summe der Nebenkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt. Mögliche Verteilerschlüssel sind:

• Umlageschlüssel nach Wohnfläche (z.B. Wasser/Abwasser)
• Umlageschlüssel nach Verbrauch (z.B. Warmwasser/Heizung)
• Umlageschlüssel nach Anzahl Wohneinheiten (z.B. Kabelanschluss, Grundsteuer)
• Umlageschlüssel nach Personenzahl (z.B. Abfallgebühren)

Der Umlageschlüssel wird meist im Mietvertrag vereinbart. Es können auch unterschiedliche Verteilerschlüssel für die verschiedenen Betriebskostenarten verwendet werden. Ist im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel festgelegt, sind die Nebenkosten nach der Wohnfläche zu verteilen.

Nebenkostenabrechnung über Hausverwaltung erstellen lassen: Was kostet mich das?

Man kann die Erstellung der Betriebskostenabrechnung auch auslagern. Hausverwaltungen übernehmen – gegen Bezahlung – diese Arbeit. Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung über eine Hausverwaltung, müssen Sie mit Kosten zwischen rund 50 und 120 Euro pro Wohneinheit rechnen. Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung nicht selbst erstellen, fügen Sie dieser eine Vollmacht bei.

Vermieter & Steuer: Was gilt für die Betriebskostenzahlungen der Mieter?

Vermieter müssen die Betriebskostenzahlungen ihrer Mieter als Mieteinnahmen in der Steuererklärung angeben. Sie können diese danach aber auch noch als Werbungskosten absetzen.

Nebenkostenabrechnung Frist: Wie lange darf der Vermieter sich Zeit lassen?

Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung haben Sie als Vermieter ein Jahr lang Zeit, maximal bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Die Abrechnung für das Jahr 2022 müssen Sie Ihrem Mieter also bis zum 31. Dezember 2023 vorlegen. Diese Frist sollten Sie nicht versäumen, denn wenn sie abgelaufen ist, haben Sie keinen Anspruch mehr auf eventuelle Nachzahlungen, die noch ausstehen. Wohl aber hat Ihr Mieter einen Anspruch auf ein Guthaben, wenn die Nebenkostenabrechnung ein solches ergibt.

Was passiert, wenn der Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht bezahlt?

Der Mieter ist verpflichtet, Nachzahlungen zu leisten, genauso wie die Miete zu bezahlen ist. Mieter haben 30 Tage lang Zeit, Nachzahlungen zu begleichen, sofern die Abrechnung korrekt ist. Nicht gezahlte Nebenkosten sind grundsätzlich ein Kündigungsgrund.

Darf ich die Kaution einbehalten, um offene Betriebskosten damit abzudecken?

Üblicherweise werden die Nebenkosten abgerechnet, wenn ein Mieter auszieht. Ist allerdings davon auszugehen, dass noch Nachzahlungen zu leisten sind – etwa aufgrund gestiegener Energiekosten oder weil das in der Vergangenheit auch schon so der Fall war – dann dürfen Sie als Vermieter einen Teil der Mietkaution einbehalten, um offene Kosten damit zu begleichen.

• Biallo-Lesetipp: In einem weiteren Ratgeber von biallo.de finden Vermieter Tipps für eine erfolgreiche Vermietung.

Nebenkostenabrechnung: Welche Fehler sollten Vermieter vermeiden?

Grundsätzlich sollten Sie als Vermieter darauf achten, eine korrekte, detaillierte Abrechnung vorzulegen. Das erspart Ihnen Ärger und Sie erhalten schneller eventuell ausstehende Nachzahlungen. Kommt es nämlich zu Nachprüfungen durch den Mieter wegen eventuell falscher Abrechnungsposten, ist die Zahlfrist von 30 Tagen für Nachzahlungen ausgesetzt. 

Diese Fehler machen Vermieter häufig bei der Betriebskostenabrechnung

Betriebskostenabrechnungen bei Mietverhältnissen sind fehleranfällig. Bei diesen Posten passieren Vermietern und Vermieterinnen die meisten Fehler:

• Rechnen Sie nur laufende Kosten ab. Einmalige Kosten wie Reparatur-, Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten können Sie nicht auf Ihre Mieter umlegen.
• Auch Verwaltungskosten oder Bankkosten sowie Beiträge für eine Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherung können Sie nicht umlegen.
• Achten Sie darauf, unter dem Posten Hausmeisterkosten nur solche Kosten abzurechnen, die der Wartung oder Pflege dienen. Erledigt der Hausmeister auch Reparaturarbeiten, können Sie diese nicht als Betriebskosten abrechnen.
• Aufgepasst bei doppelter Abrechnung: Gerade beim Posten Hausmeisterkosten geschehen Fehler. Ein Hausmeister übernimmt oft viele verschiedene Dienste. Wenn er auch den Winterdienst und die Gartenpflege übernimmt, dann dürfen diese Posten nicht ein weiteres Mal unter der Rubrik „Winterdienst“ und „Gartenpflege“ in Rechnung gestellt werden. Das Gleiche gilt für die Schornsteinreinigung. Wenn dieser Posten bereits in den Heizkosten enthalten ist, kann er nicht noch einmal separat unter der Rubrik „Schornsteinfeger“ behandelt werden.
• Listen Sie unter Position 17 „Sonstiges“ detailliert auf, welche Posten Sie unter diesem Punkt abrechnen. Rechnen Sie nur wiederkehrende, regelmäßige Kosten ab.
• Kommen neue Positionen bei der Betriebskostenabrechnung hinzu, etwa weil in das Haus ein Aufzug eingebaut wurde und jetzt unter anderem Wartungskosten anfallen, dann müssen Sie diese Posten im Mietvertrag ergänzen, um sie abrechnen zu können.

Was Vermieter zu Gaspreisbremse, Abschlagszahlung & Co. wissen müssen

Neue gesetzliche Regelungen zum Dezember-Abschlag 2022 und zur Gaspreisbremse, die ab März – rückwirkend ab Januar 2023 – gilt, stellen Vermieter und Vermieterinnen vor große Herausforderungen bei der Betriebskostenabrechnung. Relevant wird das in vollem Ausmaß erst mit der Nebenkostenabrechnung 2023. Trotzdem gibt es auch jetzt schon einiges zu beachten.

Dezember-Abschlag

Der Staat hat einmalig im Dezember 2022 den Abschlag für Gas- und Fernwärme übernommen. Denken Sie bei der Betriebskostenabrechnung 2022 daran, den eingesparten Dezember-Abschlag für Gas an Ihre Mieter weiterzugeben.

Mehrwertsteuer

Seit 1. Oktober 2023 gilt eine reduzierte Mehrwertsteuer auf Gas und Fernwärme. Es gelten sieben statt 19 Prozent. Beachten Sie dies bei der Abrechnung.

Höhere Abschlagszahlung

Sie dürfen aufgrund gestiegener Gaspreise höhere Abschläge von Ihren Mietern verlangen. Dazu müssen Sie aber die Heizkostenabrechnung vorlegen. Sie können Ihren Mietern für das laufende Jahr 2023 Zwischenrechnungen vorlegen und die Abschläge anpassen.

Gaspreisbremse ab 2023

Wenn Sie von Ihren Mietern bereits im Jahr 2022 erhöhte Abschläge verlangt haben, dann müssen Sie die Preisbremse (gültig ab März, rückwirkend ab Januar) sofort an Ihre Mieter weitergeben und die Abschläge anpassen. Das gilt auch für Mietneuverträge.