Nebenkostenabrechnung prüfen: Wie Mieter vorgehen sollten

Betriebskostenabrechnungen – auch Nebenkostenabrechnungen genannt – sind fehleranfällig. Jutta Hartmann, Sprecherin des Deutschen Mieterbunds, nennt sie sogar den „Beratungsschlager“ bei Mietervereinen. Mieter suchen immer wieder Expertenrat wegen zu hoher oder falscher Betriebskostenabrechnungen. Deshalb lohnt es sich für Mieterinnen und Mieter, einen genauen Blick auf die Abrechnung des Vermieters zu werfen und sie genau zu prüfen. 

Heizung, Hausmeister, Müll – auch bei der Abrechnung der Nebenkosten für Mietwohnungen für das Jahr 2022 sind wieder Fehler zu erwarten. In diesem Jahr kommen zusätzlich besondere Herausforderungen hinzu, was neue gesetzliche Regelungen zur Gas- und Strompreisabrechnung angeht und wie diese in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden. Bei welchen Posten die meisten Falschberechnungen passieren und wie Sie sich als Mieter davor schützen können, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind alle Kosten, die zusätzlich zur Miete anfallen. Oftmals wird auch von der „zweiten Miete“ gesprochen. Die Miete setzt sich zusammen aus der Grundmiete (= Nettokaltmiete) und den Wohnnebenkosten (= Betriebskosten). Sie machen gemeinsam die Gesamtmiete aus (= Bruttowarmmiete). Die Nebenkosten werden zwar monatlich mit der Miete fällig, aber einmal im Jahr erhalten Mieter vom Vermieter eine Jahresabrechnung – und zwar nach Ablauf des Jahres, in dem die Nebenkosten angefallen sind. Mieter werden also im Laufe des Jahres 2023 die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2022 erhalten.

Betriebskosten Definition

Betriebskosten sind gesetzlich verankert. Es gibt eine Betriebskostenverordnung, in der unter Paragraf 1 die Betriebskosten wie folgt definiert sind:

• „Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer (…) durch (…) bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes (…) und des Grundstücks laufend entstehen.“ 

Ganz wichtig ist das Wörtchen „laufend“. Denn laufende, also wiederkehrende Betriebskosten, darf der Eigentümer einer Immobilie auf die Mieter umlegen. Kosten, die für die Instandhaltung oder Instandsetzung des Gebäudes anfallen oder für die Hausverwaltung, dürfen nicht umgelegt werden.

Umlagefähige Nebenkosten

Zu den Wohnnebenkosten, oder Betriebskosten, gehören alle Ausgaben, die fürs Wohnen anfallen: Heizung, Strom und Wasser, Müllabfuhr, Reinigungsarbeiten und vieles mehr. Es sind genau 17 Posten, die in der Betriebskostenverordnung verankert sind. Welche der Vermieter davon abrechnet, ist im Mietvertrag vereinbart. Geregelt ist das in Paragraf 556, Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Nebenkostenabrechnung: Was darf rein? 

Diese Posten gehören zu den Betriebskosten (Auswahl), die der Vermieter auf die Mieter umlegen darf:

• Grundsteuer
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Wasserversorgung (u.a. Wassergebühren, Kosten für Wasseruhr und Wartung von Wassermengenreglern). Berechnung erfolgt pro Kopf oder nach Wohnfläche. In Neubauten sind jeweils eigene Wasserzähler pro Wohnung vorgeschrieben, dies ermöglicht eine Abrechnung nach Verbrauch
• Betrieb aller Arten von Heizungsanlagen inklusive Kosten u.a. der Überwachung und Pflege der Anlage
• Betrieb eines Aufzugs
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung (z.B. Außenbeleuchtung, Licht auf Treppen, Fluren, Kellern, Waschküchen)
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung (z.B. Wohngebäudeversicherung, Haftpflicht auch für Öltank und Aufzug)
• Hauswart oder Hausmeister
• Kabelanschluss.

Was gehört nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten?

Einige Nebenkosten dürfen Vermieter nicht auf die Mieter umlegen. Dazu gehören etwa Reparaturarbeiten oder andere Arbeiten, die einmalig anfallen. So darf zum Beispiel die Pflege eines Gartens abgerechnet werden, nicht aber die Neuanlage des Gartens. Auch die Anschaffung oder die Mietkosten von Rauchmeldern können nicht berechnet werden, genauso wenig wie Bank- und Kontoführungsgebühren oder Beiträge für eine Rechtsschutzversicherung. Bei diesen Posten passieren besonders viele Fehler:

Hauswart, Hausmeister: Vermieter dürfen Kosten für einen Hausmeister auf ihre Mieter umlegen. Doch nicht alle Tätigkeiten eines Hausmeisters können den Mietern und Mieterinnen in Rechnung gestellt werden. Leider sind die Kosten für den Hausmeister oft nicht sehr transparent aufgeschlüsselt, sondern werden häufig pauschal genannt. Hier lohnt sich ganz besonders ein Vergleich mit der Position des Jahres zuvor. Sind die Kosten erheblich teurer, kann das ein Hinweis darauf sein, dass einmalige Kosten abgerechnet werden, die sonst nicht üblich und auch nicht erlaubt sind. Führt der Hausmeister etwa Reparaturarbeiten aus, dann gehören diese Kosten nicht in die Nebenkostenabrechnung. Auch Werkzeuge, die dafür nötig sind, dürfen dem Mieter nicht anteilig in Rechnung gestellt werden.

„Sonstiges“ (Punkt 17): Punkt 17 in der Betriebskostenverordnung lässt mit "Sonstiges" dem Vermieter Spielraum und ist damit auch fehleranfällig. Hier kann er Betriebskosten umlegen, die in den Punkten eins bis 16 der Verordnung nicht erfasst sind. Welche Kosten unter „Sonstiges“ fallen, muss der Vermieter allerdings im Mietvertrag konkret benennen. Und auch hier gilt die Regel, dass nur laufende Kosten abzurechnen sind. Dazu kann zum Beispiel eine regelmäßige Dachrinnenreinigung gehören, die Wartung und Befüllung von Feuerlöschern oder auch die regelmäßige Prüfung von Blitzschutzanlagen.

Doppelte Berechnung: Manchmal werden Posten doppelt berechnet. Wenn der Hausmeister beispielsweise auch die Gartenpflege übernimmt, dann ist dieser Posten unter dem Punkt „Hauswart“ bereits abgerechnet und darf nicht noch einmal unter dem Posten „Gartenpflege“ in Rechnung gestellt werden. Das geschieht auch öfter mit Beleuchtungskosten, die für ausgewiesene Räume berechnet werden, aber bereits im Posten für Allgemeinstrom enthalten sind.

• Biallo-Lesetipp: Immer wieder gibt es Streit zwischen Vermietern und Mietern um die Themen Mieterhöhung, Eigenbedarf und Endrenovierung. In welchem Rahmen ist eine Mieterhöhung erlaubt, wann ist eine Kündigung wegen Eigenbedarf möglich und welche Pflichten haben Mietern bei der Wohnungsübergabe? Vermieter und Mieter sollten Ihre Rechte und Pflichten genau kennen.

Nebenkostenabrechnung prüfen: So sollten Mieter vorgehen

Mieter und Mieterinnen sind gut beraten, ihre Nebenkostenabrechnung genau zu prüfen. Wie zuvor erwähnt: Die Abrechnung ist fehleranfällig. Zwar sind die 17 Posten in der Betriebskostenverordnung klar benannt, doch zu jedem dieser Posten gibt es unzählige Urteile des Bundesgerichtshofs. Das zeigt, wie viel Interpretationsspielraum in den einzelnen Positionen steckt.

Durch die Prüfung der Nebenkostenabrechnung auf Fehler kann sich für Mieter Sparpotential ergeben. Denn es ist nicht unwahrscheinlich, dass der Vermieter Posten berechnet, die in der Nebenkostenabrechnung nichts zu suchen haben. So werden oftmals zum Beispiel Reparatur- oder Instandhaltungskosten abgerechnet, die aber nicht auf die Mieter und Mieterinnen umgelegt werden dürfen. Diese müssen natürlich auch nicht bezahlt werden.

• Biallo-Lesetipp: Nicht nur die Nebenkostenabrechnung, auch die Rückzahlung der Mietkaution sorgt immer wieder für Ärger zwischen Mieter und Vermieter. Welche Fristen gelten und was Mieter tun können, wenn der Vermieter die Kaution nicht zurückzahlt, lesen Sie in einem weiteren Artikel von uns.

So prüfen Mieter ihre Nebenkostenabrechnung

Am besten nehmen Sie sich zur Überprüfung der Abrechnung die Rechnung vom vorangegangenen Jahr vor und vergleichen beide Posten für Posten. An vielen Stellen müssten die Kosten annähernd genauso hoch sein wie im Jahr zuvor. Natürlich steigen Kosten für Müllgebühren, den Schornsteinfeger oder die Heizungswartung. Aber große Ausreißer sollte es nicht geben. Sollten dennoch große Preissprünge in der Abrechnung enthalten sein, dann sollten Sie die Posten genauer überprüfen. Als Mieter oder Mieterin haben Sie die Möglichkeit und das Recht, die Rechnungsbelege beim Vermieter einzusehen. Sie dürfen die Belege sogar abfotografieren.

• Biallo-Lesetipp: In einem weiteren Ratgeber von uns erfahren Sie, wie viele Mietnebenkosten pro qm normal sind und wie Sie als Mieterin oder Mieter abschätzen können, ob sich Ihre Betriebskostenabrechnung im gewöhnlichen Rahmen bewegen.

Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdeckt? So handeln Sie richtig

Wenn Sie als Mieter einen Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdeckt haben, sollten Sie Ihren Vermieter oder Ihre Vermieterin zunächst auffordern, die entsprechenden Rechnungsbelege vorzulegen. Am besten machen Sie das schriftlich. So gehen Sie auch vor, wenn Sie fehlerhafte Posten in der Abrechnung entdeckt haben. Begründen Sie Ihre Annahme und bitten Sie um eine neue, korrekte Abrechnung. Mietervereine leisten bei dieser Prüfung wertvolle Hilfe, denn dem Laien erschließt sich oft nicht, wo genau der Fehler liegt. Im besten Fall lässt sich der Fehler einfach klären und bereinigen. Wenn das nicht möglich ist, sollte man sich juristischen Beistand suchen.

Energiekosten, Abschläge und Gaspreisbremse: Das müssen Mieter beachten

Diesmal werden sich in der Nebenkostenabrechnung erstmals auch Nachzahlungen für Energiekosten niederschlagen. Denn die vereinbarten Abschläge haben sicherlich nicht ausgereicht, um die gestiegenen Energiekosten im Jahr 2022 zu decken. Gleichzeitig ist damit zu rechnen, dass die Abschläge für Gas erhöht werden. 

Erhöhung der monatlichen Abschläge

Abschläge sind die regelmäßigen monatlichen Zahlungen, deren Höhe sich nach Ihrem durchschnittlichen Verbrauch richten und natürlich auch nach dem Preis für die Energie. Steigen die Preise, werden auch die Abschläge erhöht. Hat der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung vorgelegt, darf er auch die Abschläge erhöhen, sofern dies notwendig ist. Mieter sollten prüfen, ob der aktuelle Energiepreis und der Verbrauch auch in Relation stehen und sich daraus eine korrekte Abschlagshöhe ergibt. Dann müssen Mieter die Erhöhung natürlich bezahlen. Wenn sie damit finanziell überfordert sind, stehen ihnen womöglich Hilfen zu.

Mehrwertsteuer

Zu beachten ist bei der Betriebskostenabrechnung für 2022, dass die Mehrwertsteuer für Gas im Zeitraum zwischen Oktober 2022 und März 2024 von 19 auf sieben Prozent für Gas (und Fernwärme) gesenkt wurde. Diesen reduzierten Mehrwertsteuersatz muss der Vermieter auch an seine Mieter weitergeben.

Dezember-Abschlag

Auch den sogenannten Dezember-Abschlag sollten Mieter im Blick haben. Für den Monat Dezember 2022 hat der Gesetzgeber einen Erlass der Abschlagszahlungen beschlossen. Das heißt, Energiebezieher müssen für diesen Monat keinen Abschlag bezahlen – der Vermieter muss diese Einsparung an seine Mieter weitergeben. In der Nebenkostenabrechnung 2022 sollte das berücksichtigt sein.

Gaspreisbremse

Ab März 2023 gilt die Gaspreisbremse, rückwirkend ab Januar – und ebenso gilt eine Strompreisbremse. Da der Mieter seinen individuell verbrauchten Strom aber in der Regel über einen eigenen Vertrag bezahlt, ist der Strom nicht Bestandteil der Betriebskostenabrechnung. Das bedeutet eine finanzielle Entlastung auch für Mieterinnen und Mieter. Mit der Gaspreisbremse gilt für 80 Prozent des Vorjahresverbrauchs von Gas ein Kostendeckel von zwölf Cent pro Kilowattstunde beziehungsweise 9,5 Cent bei Fernwärme. Erst für den Verbrauch, der darüber liegt, fallen die aktuellen Marktpreise an. Für manche Mieter kann das bedeuten, dass sich ihre Abschläge, die jetzt mit Vorlage der Betriebskostenabrechnung vielleicht erheblich erhöht wurden, wieder reduziert werden können. Denn der Vermieter muss die Entlastung natürlich an den Mieter weitergeben. Dabei gelten folgende Regelungen:

• Wurden im Jahr 2022 bereits die Abschläge erhöht, müssen diese im Zuge der Preisbremse, sofern sich die Abschläge dadurch verringern, sofort angepasst werden. Der Vermieter ist verpflichtet, die Kostenreduzierung sofort weiterzugeben. Das gilt auch für Neuverträge.
• Würde sich die Anpassung aber nur geringfügig auswirken, also um weniger als zehn Prozent, dann muss keine Abschlagsanpassung erfolgen.
• Sind die Abschläge im Jahr 2022 noch nicht erhöht worden und ist jetzt eine Erhöhung von mehr als zehn Prozent nötig, dann dürfen die Abschläge angepasst werden.

Ein Problem bleibt aber bestehen: Mieter haben keinen Einblick in die Energiekosten des Vermieters und damit auch nicht, wie sich die Abschlagszahlungen unter Einfluss der Gaspreisbremse verhalten. Es bleibt nur, darauf zu vertrauen, dass der Vermieter die Abrechnung zeitnah und korrekt vornimmt.