Nebenkostenabrechnung prüfen: So erkennen Mieter Fehler

Die Betriebskosten werden nicht umsonst als „zweite Miete“ bezeichnet. Nachzahlungen für Heizung, Warmwasser oder andere Nebenkosten können Haushalte erheblich belasten. Umso wichtiger ist es für Mieterinnen und Mieter, ihre Nebenkostenabrechnung genau zu prüfen.

Denn nicht jede Ausgabe des Vermieters darf automatisch auf die Mieter umgelegt werden. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, welche Kosten zulässig sind, welche Fristen gelten und wie Sie reagieren können, wenn Sie einen Fehler entdecken.

Kurz erklärt: Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Haben Mieter Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, muss der Vermieter darüber jährlich abrechnen. Die Abrechnung stellt den tatsächlichen Betriebskosten die bereits geleisteten Vorauszahlungen gegenüber. Daraus ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind laufende Kosten, die dem Eigentümer durch das Grundstück oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, seiner Anlagen und Einrichtungen entstehen. „Betriebskosten sind regelmäßig wiederkehrende Kosten, die der Vermieter auf die Mieter umlegen darf“, erklärt Anja Franz, Juristin und Sprecherin des Mietervereins München.

Typische Betriebskosten sind beispielsweise Kosten für Wasser, Heizung, Hausmeister, Gartenpflege, Beleuchtung und Müllabfuhr. Auch die Grundsteuer gehört dazu. Nicht dazu zählen insbesondere Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. „Die Reparatur der kaputten Heizung oder des Aufzugs darf nicht auf die Mieter umgelegt werden“, sagt Franz.

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?

Im Zusammenhang mit der jährlichen Abrechnung werden die Begriffe häufig synonym verwendet. Rechtlich entscheidend sind jedoch die Betriebskosten. Welche Kosten darunter fallen, regelt insbesondere die Betriebskostenverordnung.

Welche Nebenkosten darf der Vermieter abrechnen?

Die Betriebskostenverordnung führt in § 2 insgesamt 17 Betriebskostenarten beziehungsweise -gruppen auf. Dazu zählen unter anderem:

• Grundsteuer,
• Wasserversorgung und Entwässerung,
• Heizung und Warmwasser,
• Betrieb eines Aufzugs,
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung,
• Gebäudereinigung,
• Gartenpflege,
• Beleuchtung gemeinschaftlicher Bereiche,
• Schornsteinreinigung,
• bestimmte Sach- und Haftpflichtversicherungen sowie
• Hauswart beziehungsweise Hausmeister.

biallo-Tipp: Schauen Sie zuerst in Ihren Mietvertrag. Mieter müssen Betriebskosten nur tragen, wenn deren Umlage wirksam vereinbart wurde.

Welche Kosten darf der Vermieter nicht umlegen?

Nicht jede Ausgabe des Vermieters darf in der Nebenkostenabrechnung landen. Grundsätzlich nicht zu den Betriebskosten zählen insbesondere:

• Verwaltungskosten,
• Instandhaltungskosten,
• Instandsetzungskosten und
• Reparaturkosten.

So darf beispielsweise die laufende Gartenpflege Betriebskosten verursachen. Die Beseitigung eines Schadens ist dagegen grundsätzlich Sache des Vermieters.

Für Vermieter: Wie Sie Betriebskosten richtig verteilen, welche Angaben die Abrechnung enthalten sollte und welche Fristen gelten, erfahren Sie in unserem Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung für Vermieter.

Hausmeisterkosten genau prüfen

Die laufenden Kosten eines Hauswarts können grundsätzlich zu den Betriebskosten gehören. Tätigkeiten des Hauswarts, die die Instandhaltung, Instandsetzung oder Verwaltung betreffen, dürfen dagegen nicht über die Hauswartkosten auf Mieter umgelegt werden. Prüfen Sie außerdem, ob einzelne Leistungen möglicherweise doppelt abgerechnet wurden – etwa wenn bestimmte Arbeiten bereits in den Hausmeisterkosten enthalten sind und zusätzlich als eigene Kostenposition auftauchen.

Vorsicht bei „Sonstigen Betriebskosten“

Nummer 17 der Betriebskostenverordnung nennt die „sonstigen Betriebskosten“. Das bedeutet jedoch nicht, dass Vermieter darunter beliebige Ausgaben abrechnen können. „Sonstige Kosten sind kein Sammelbecken für Betriebskosten, die nicht ausdrücklich im Mietvertrag erwähnt werden“, betont Anja Franz. Taucht in Ihrer Abrechnung ein unklarer Posten auf, sollten Sie deshalb nachfragen.

Vorauszahlung oder Pauschale: Was haben Sie vereinbart?

Im Mietvertrag sollten Sie außerdem prüfen, ob Sie eine Betriebskostenvorauszahlung oder eine Betriebskostenpauschale vereinbart haben. „Bei einer monatlichen Vorauszahlung darf der Vermieter eine Nachzahlung verlangen, bei einer Pauschale nicht“, erläutert Franz. Bei Vorauszahlungen muss der Vermieter jährlich über die tatsächlich entstandenen Betriebskosten abrechnen. Ergibt sich daraus ein höherer Betrag als die geleisteten Vorauszahlungen, kann eine Nachzahlung entstehen. Sind die tatsächlichen Kosten niedriger, ergibt sich ein Guthaben.

Bei einer Betriebskostenpauschale gibt es grundsätzlich keine solche jährliche Abrechnung mit Nachzahlung oder Guthaben. Eine vereinbarte Pauschale kann allerdings unter bestimmten Voraussetzungen angepasst werden.

biallo-Lesetipp: Miete und Nebenkosten bestimmen gemeinsam, wie stark das Wohnen das monatliche Budget belastet. Wer über Wohneigentum nachdenkt, erfährt in unserem Ratgeber „Immobilie kaufen oder mieten?“, wann sich ein Kauf rechnen kann. Mit dem Mieten-oder-kaufen-Rechner können Sie beide Varianten individuell vergleichen.

Nebenkostenabrechnung prüfen: So gehen Sie vor

Die Abrechnung sollten Sie nicht lange liegen lassen. „Im ersten Schritt gilt es festzustellen, was im Mietvertrag vereinbart ist“, rät Anja Franz. Anschließend können Sie die einzelnen Angaben und Kosten systematisch kontrollieren.

1. Abrechnungszeitraum kontrollieren

Prüfen Sie zunächst, für welchen Zeitraum abgerechnet wird und ob Sie während des gesamten Zeitraums Mieter der Wohnung waren. Sind Sie erst im Laufe des Jahres eingezogen, dürfen Ihnen keine Betriebskosten für die Zeit vor Beginn Ihres Mietverhältnisses zugerechnet werden.

2. Mietvertrag mit der Abrechnung vergleichen

Prüfen Sie, welche Betriebskosten laut Mietvertrag auf Sie umgelegt werden können. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Kostenpositionen, die erstmals auftauchen oder unter „Sonstige Betriebskosten“ aufgeführt werden. „Rechnet der Vermieter etwa eine Dachrinnenreinigung ab, muss dieser Posten im Mietvertrag vereinbart sein“, sagt Franz.

3. Vorauszahlungen kontrollieren

Vergleichen Sie die in der Abrechnung berücksichtigten Vorauszahlungen mit den Beträgen, die Sie tatsächlich gezahlt haben. Aus den auf Sie entfallenden Betriebskosten abzüglich Ihrer Vorauszahlungen ergibt sich die Nachzahlung beziehungsweise das Guthaben.

4. Kosten mit dem Vorjahr vergleichen

Vergleichen Sie die einzelnen Kostenpositionen mit Ihrer vorherigen Abrechnung. Deutliche Veränderungen sind nicht automatisch ein Fehler. Größere Preissprünge können aber Anlass sein, genauer hinzusehen und gegebenenfalls Belege einzusehen.

5. Nicht umlagefähige Kosten suchen

Achten Sie insbesondere auf Reparatur-, Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verwaltungskosten. Diese zählen grundsätzlich nicht zu den Betriebskosten.

6. Doppelte Abrechnungen prüfen

Prüfen Sie, ob dieselbe Leistung möglicherweise in mehreren Kostenpositionen enthalten ist – beispielsweise bestimmte Arbeiten sowohl beim Hausmeister als auch in einer separaten Position.

Wie hoch dürfen Nebenkosten sein?

Eine Orientierung liefert der aktuelle Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds. Der Ende 2025 veröffentlichte Betriebskostenspiegel basiert auf Abrechnungsdaten für 2024. Danach zahlten Mieter bundesweit im Durchschnitt 2,67 Euro pro Quadratmeter und Monat für Betriebskosten. Rechnet man alle erfassten Betriebskostenarten mit ihren jeweiligen Einzelbeträgen zusammen, können es 3,68 Euro pro Quadratmeter und Monat sein. Die Werte dienen lediglich der Orientierung. Je nach Region, Gebäude, Ausstattung und Verbrauch können die tatsächlichen Kosten deutlich abweichen.

biallo-Lesetipp: Sind Ihre Nebenkosten ungewöhnlich hoch? In unserem Ratgeber erfahren Sie, wie viel Nebenkosten pro Quadratmeter normal sind und wie Sie Ihre Kosten mit aktuellen Durchschnittswerten vergleichen.

Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?

Über Betriebskostenvorauszahlungen muss jährlich abgerechnet werden. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Ist der Abrechnungszeitraum identisch mit dem Kalenderjahr, gilt beispielsweise:

Abrechnungsjahr 2025 → spätester Zugang grundsätzlich 31. Dezember 2026.

Nach Ablauf der Frist kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderung mehr geltend machen. Eine Ausnahme gilt, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Ein Guthaben des Mieters geht allein aufgrund einer verspäteten Abrechnung dagegen nicht verloren.

Wie lange können Mieter der Nebenkostenabrechnung widersprechen?

Auch Mieter müssen eine Frist beachten. Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung beim Vermieter geltend gemacht werden. Nach Ablauf dieser Frist sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt, wenn der Mieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.

Belegeinsicht: Welche Rechte haben Mieter?

Können Sie eine Kostenposition nicht nachvollziehen, dürfen Sie Einsicht in die Belege verlangen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Der Vermieter kann die Belege auch elektronisch bereitstellen. Bitten Sie Ihren Vermieter am besten schriftlich um Erläuterung und Belege, wenn Ihnen einzelne Positionen unklar erscheinen.

biallo-Tipp: Bei größeren Unklarheiten kann es sinnvoll sein, die Nebenkostenabrechnung von einem Mieterverein oder einer spezialisierten Rechtsberatung prüfen zu lassen.

Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdeckt: Was tun?

Beanstanden Sie mögliche Fehler möglichst konkret und schriftlich gegenüber Ihrem Vermieter. Erklären Sie beispielsweise, welchen Posten Sie für falsch halten und warum. Fordern Sie bei Bedarf die dazugehörigen Belege an. Sind lediglich einzelne Positionen strittig, sollten Sie unstrittige Beträge grundsätzlich bezahlen. Ob Sie einen strittigen Betrag zurückhalten oder beispielsweise unter Vorbehalt zahlen sollten, sollten Sie im Zweifel mit einem Mieterverein oder einer Rechtsberatung klären.

Wie lange haben Mieter Zeit, eine Nachzahlung zu bezahlen?

Eine allgemeine gesetzliche 30-Tage-Zahlungsfrist für jede Nebenkostenabrechnung gibt es nicht. Ist die Nachforderung berechtigt, sollten Mieter die in der Abrechnung beziehungsweise Zahlungsaufforderung genannte Zahlungsfrist beachten. Bestehen Zweifel an der Forderung, sollten sie möglichst früh reagieren und gegebenenfalls fachkundigen Rat einholen.

biallo-Lesetipp: Mängel in der Wohnung können für Mieter ebenfalls zum Ärgernis werden. Wann eine Mietminderung möglich ist, welche Voraussetzungen gelten und worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie in unserem Ratgeber „Mietminderung: Wann dürfen Mieter die Miete kürzen?“

Wie können Mieter Betriebskosten senken?

Direkt beeinflussen können Mieter vor allem verbrauchsabhängige Kosten – indem sie beispielsweise Wasser sparen oder weniger Heizenergie verbrauchen.

Bei anderen Kosten haben sie deutlich weniger Einfluss. „Mieter haben zum Beispiel kein Mitspracherecht, ob der Eigentümer eine neue Heizung einbaut oder die Versicherung wechselt“, sagt Anja Franz.

Wie werden Heizkosten verteilt?

Bei zentralen Heizungsanlagen wird ein wesentlicher Teil der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch verteilt. Grundsätzlich müssen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch verteilt werden. Der übrige Anteil wird insbesondere anhand der Wohn- oder Nutzfläche verteilt. Wer weniger Heizenergie verbraucht, kann daher einen Teil seiner Kosten unmittelbar beeinflussen.

Wichtig Ende 2026: Fernablesbare Verbrauchserfassung

Nicht fernablesbare Geräte zur Verbrauchserfassung, die unter die Übergangsregel der Heizkostenverordnung fallen, müssen grundsätzlich bis 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Ausnahmen bestehen insbesondere, wenn dies technisch nicht möglich wäre oder einen unangemessenen Aufwand beziehungsweise eine unbillige Härte verursachen würde.

Wie werden CO₂-Kosten zwischen Mieter und Vermieter aufgeteilt?

Bei bestimmten fossil beheizten Wohngebäuden werden die CO₂-Kosten zwischen Mieter und Vermieter aufgeteilt. Bei Wohngebäuden richtet sich die Verteilung grundsätzlich nach dem CO₂-Ausstoß pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Im gesetzlichen Zehn-Stufen-Modell reicht der Vermieteranteil von null Prozent bei besonders emissionsarmen Gebäuden bis zu 95 Prozent bei Gebäuden mit besonders hohen CO₂-Emissionen.

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FAQ zur Nebenkostenabrechnung

Rund um die Nebenkostenabrechnung stellen sich immer wieder dieselben Fragen: Wann muss die Abrechnung kommen, welche Kosten sind erlaubt und welche Rechte haben Mieter bei Fehlern? Die wichtigsten Antworten finden Sie hier kompakt zusammengefasst.

Bis wann muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung schicken?

Grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Endete dieser am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung grundsätzlich spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter eingehen.

Wie lange kann ich einer Nebenkostenabrechnung widersprechen?

Einwendungen müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung beim Vermieter geltend gemacht werden. Danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen, sofern der Mieter die verspätete Geltendmachung zu vertreten hat.

Welche Nebenkosten darf der Vermieter nicht umlegen?

Insbesondere Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören nicht zu den Betriebskosten. Auch Reparaturkosten dürfen grundsätzlich nicht über die Nebenkostenabrechnung auf Mieter umgelegt werden.

Darf ich die Rechnungen zur Nebenkostenabrechnung sehen?

Ja. Mieter können Einsicht in die Belege verlangen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Der Vermieter darf diese auch elektronisch zur Verfügung stellen.

Was tun, wenn die Nebenkostenabrechnung falsch ist?

Beanstanden Sie den konkreten Fehler möglichst schriftlich und verlangen Sie gegebenenfalls Belege. Bei größeren oder rechtlich schwierigen Streitpunkten kann eine Prüfung durch einen Mieterverein oder eine Rechtsberatung sinnvoll sein.

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Checkliste: Nebenkostenabrechnung richtig prüfen

Bevor Sie eine Nachzahlung leisten, sollten Sie die Abrechnung noch einmal systematisch kontrollieren. Diese Checkliste fasst die wichtigsten Prüfpunkte zusammen:

• Stimmt der Abrechnungszeitraum?
• Stimmen Mietdauer und abgerechneter Zeitraum?
• Sind die Betriebskosten mietvertraglich vereinbart?
• Wurden Ihre Vorauszahlungen vollständig berücksichtigt?
• Sind Veränderungen gegenüber dem Vorjahr plausibel?
• Enthält die Abrechnung Reparatur- oder Verwaltungskosten?
• Sind „Sonstige Betriebskosten“ nachvollziehbar?
• Gibt es möglicherweise doppelt berechnete Leistungen?
• Sind einzelne Positionen unklar? Dann Belege verlangen.
• Zwölfmonatsfrist für Einwendungen beachten.