KYC: Warum Banken die Daten ihrer Kunden aktiv abfragen müssen?

Hinter „Know your customer“ (KYC) versteckt sich gar nichts Großes. Denn mit der deutschen Übersetzung „Kenne deinen Kunden“ wird klar, dass es sich hierbei um die Haltung stets aktueller Daten der Kundinnen und Kunden von Unternehmen handeln muss. Ihnen wird dieses Vorgehen vorwiegend aus dem Finanzsektor und dem Versicherungsbereich bekannt sein. Unter anderem soll damit verhindert werden, dass Scheinfirmen sich Gelder hin- und herschieben. Aber nicht nur die Geldwäsche soll verhindert werden. Die Kundendatenaktualisierung soll auch zur Terrorismus-Bekämpfung dienen.

Bei Banken kennen Sie diese Prüfung mit Sicherheit, wenn Sie ein Konto eröffnen. Doch auch für Bestandskunden ist die Kundendatenaktualisierung mittlerweile zur Pflicht geworden. So sollen die Kundinnen und Kunden in regelmäßigen Abständen von ihren Banken aufgefordert werden, aktiv zu bestätigen, dass die angegebenen Daten noch stimmen. Viele von Ihnen empfinden die Aufforderungen als lästig beziehungsweise wissen nicht, ob es sich bei den versendeten E-Mails und Briefen um Spam handelt.

Um etwas mehr zu dem KYC-Verfahren und den Hintergründen zu erfahren, haben wir mit Marion Rizzo, verantwortlich für Kundendatenprozesse bei ING Deutschland, gesprochen und unsere Fragen gestellt.

Banken sind gesetzlich zum Abgleich verpflichtet

Das Geldwäschegesetz verpflichtet die Unternehmen und Banken laut Abschnitt 3 (Sorgfaltspflichten in Bezug auf Kunden) dazu, die Daten der Kunden in zeitlich angemessenen Abständen zu überprüfen. Bei Kundinnen und Kunden, die einen Bezug zu Risikoländern haben, erfolgt die Überprüfung in kürzeren Abständen.

Die Überprüfung gilt übrigens für alle Bankkunden, egal welches Produkt Sie bei der jeweiligen Bank nutzen. Viel wichtiger ist, erklärt uns Marion Rizzo, „dass die Kundinnen und Kunden der Bank eine Mitwirkungspflicht haben. Sie sind dazu angehalten, bei einer Änderung der persönlichen Daten (beispielsweise durch Hochzeit oder Umzug) diese der Bank mitzuteilen.“ Bei den meisten Geldinstituten ist die Mitwirkungspflicht der Bankkunden in den AGB festgelegt.

Die Banken und Unternehmen müssen sich versichern, dass Ihre Identität richtig ist. Kriminelle und Betrüger sollen keine Chancen haben, sich Gelder hin- und herzuschieben oder mit eröffneten Konten Straftaten zu begehen.

Wie erfolgt der Datenabgleich?

Es gibt kein einheitliches Verfahren, wie Banken den Datenabgleich handhaben sollen. Marion Rizzo bestätigt uns dies im Gespräch: „Eine konkrete Vorschrift für den Ablauf des Datenabgleichs gibt es nicht. Wichtig ist, dass die Kunden ihre Daten aktiv bestätigen, selbst wenn sich an den Daten nichts geändert hat.“

So wird bei der ING beispielsweise auf allen Wegen versucht, Ihnen klarzumachen, dass ein Datenabgleich ansteht. Neben Hinweisfenstern beim Onlinebanking, Nachrichten in der Postbox, E-Mails und Briefen mit Formularen erhalten Sie auch Hinweise bei einem Anruf. Dabei geht die ING weit vor Ablauf der Frist schon auf ihre Kunden zu. Da es aber keine gesetzlichen Vorgaben gibt, kann das Prozedere bei anderen Banken abweichend sein.

Hinweis: Eine Änderung der Daten kann mit Kosten einergehen. Wenn Sie beispielsweise Ihren Namen aufgrund einer Heirat ändern, wird Ihnen das Geldinstitut eine neue Geldkarte mit dem neuen Namen ausstellen. Das kostet bei den meisten Banken etwas. Die Preise richten sich nach dem jeweiligen Preis- / Leistungsverzeichnis. 

Schließung des Bankkontos als letzter Ausweg

Durch die wiederkehrenden Erinnerungen per E-Mail und Post soll der letzte Ausweg, eine Schließung des Kontos, verhindert werden. Deswegen gehen die Banken in ihren Schreiben häufig auf die Hintergründe und die Gesetzeslage ein. Sie versuchen Ihnen zu erklären, warum der Datenabgleich nötig ist.

Denn gesetzlich gesehen haben die Banken wenig Spielraum, wenn Sie als Kunde gar nicht reagieren sollten. Kann der Datenabgleich nicht durchgeführt werden, schreibt das Gesetz vor, dass die Geschäftsbeziehung beendet werden muss.

Betrüger nutzen KYC als Vorwand

Leider kommt es immer wieder vor, dass Betrüger die Pflicht zu dem Datenabgleich als Aufhänger für die gefälschten E-Mails nutzen. Deswegen raten wir Ihnen, nicht die Links zu nutzen, welche in unaufgefordert zugesandten Nachrichten enthalten sind. Loggen Sie sich in Ihr Onlinebanking ein und überprüfen Sie, ob es dort Hinweise oder gar eine Nachricht in der Postbox gibt.

Wenn Sie das Onlinebanking nicht nutzen und einen Brief erhalten haben, können Sie uns diesen gern zur Überprüfung senden. Alternativ fragen Sie bei Ihrer Bank nach, ob diese tatsächlich einen Brief an Sie gesendet hat.

Marion Rizzo fasst zum Schluss unseres Gespräches noch einmal zusammen: „Der aktive Datenabgleich ist zwingend erforderlich. Die Banken sind gesetzlich dazu verpflichtet. Wir wissen, dass dies sowohl ein Aufwand für die Banken als auch für die Kunden ist, der aber unumgänglich ist.“

In unserem Verbraucherschutzbereich warnen wir Sie täglich vor bösartigen E-Mails und erklären gleichzeitig, welche E-Mails tatsächlich von den Banken versendet werden. Sie möchten keine News aus dem Finanzbereich mehr verpassen, dann sollten Sie unseren Newsletter abonnieren.