Wurden Sie von Ihrer Bank dazu aufgefordert, persönliche Daten zu hinterlegen, zu aktualisieren oder zu bestätigen? Dann stecken Sie wahrscheinlich mitten im “Know your customer”-Prozess. Viele von Ihnen empfinden die Aufforderung, Angaben über Ihren Familienstand oder Ihr Einkommen zu machen, als befremdlich oder lästig. Andere fragen sich wiederum, ob es sich bei den versendeten E-Mails und Briefen um Spam handelt.
Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir mit Marion Rizzo, verantwortlich für Kundendatenprozesse bei ING Deutschland, gesprochen und unsere Fragen gestellt.
Warum müssen Banken meine Daten abfragen?
Hinter "Know your customer" (KYC), zu deutsch "Kenne deinen Kunden", steckt die für Kreditinstitute und Versicherungen verpflichtende Legitimationsprüfung ihrer Kunden. Ihnen wird diese Bezeichnung vorwiegend im Finanzsektor und in der Versicherungsbranche begegnen.
Unter anderem soll durch KYC verhindert werden, dass Scheinfirmen sich Gelder hin- und herschieben. Aber nicht nur der Geldwäsche soll vorgebeugt werden. Die Kundendatenaktualisierung dient auch der Terrorismus-Bekämpfung.
Banken sind verpflichtet, die persönlichen Daten Ihrer Kunden regelmäßig zu aktualisieren und bei Verdacht auf Geldwäsche oder andere finanzielle Straftaten entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, zum Beispiel die Meldung verdächtiger Transaktionen an die zuständigen Behörden.
Wie oft müssen Banken Kundendaten überprüfen?
Das Geldwäschegesetz verpflichtet die Unternehmen und Banken laut Abschnitt 3 (Sorgfaltspflichten in Bezug auf Kunden) dazu, die Daten der Kunden in zeitlich angemessenen Abständen zu überprüfen.
Bei Banken begegnet Ihnen die KYC-Prüfung, sobald Sie ein Konto eröffnen. Doch auch für Bestandskunden ist die Kundendatenaktualisierung mittlerweile zur Pflicht geworden. So sollen die Kundinnen und Kunden in regelmäßigen Abständen von ihren Banken aufgefordert werden, aktiv zu bestätigen, dass die angegebenen Daten noch stimmen. Je nach Risikoprofil des Kunden kann die Überprüfung etwa alle ein bis fünf Jahre erfolgen. Oft werden Sie zum Handeln aufgefordert, wenn Sie
- heiraten
- umziehen
- zu einer politisch exponierten Person (PEP) werden
- Ihr Ausgabeverhalten stark ändern
- aus einem Hochrisikoland kommen
- Grund zu der Annahme geben, dass Sie an illegalen Aktivitäten beteiligt sind (z. B. Geldwäsche).
Die Überprüfung gilt übrigens für alle Bankkunden, egal welches Produkt Sie bei der jeweiligen Bank nutzen. Viel wichtiger ist, erklärt uns Marion Rizzo, "dass die Kundinnen und Kunden der Bank eine Mitwirkungspflicht haben. Sie sind dazu angehalten, bei einer Änderung der persönlichen Daten diese der Bank mitzuteilen." Bei den meisten Geldinstituten ist die Mitwirkungspflicht der Bankkunden in den AGB festgelegt.
Die Banken und Unternehmen müssen sich versichern, dass Sie tatsächlich die- oder derjenige sind, der sie vorgeben zu sein. Kriminelle und Betrüger sollen keine Chance haben, sich Gelder hin- und herzuschieben oder mit eröffneten Konten Straftaten zu begehen.
Wie läuft eine Prüfung meiner Daten durch die Banken ab?
Es gibt kein einheitliches Verfahren, wie Banken den Datenabgleich handhaben sollen. Marion Rizzo bestätigt uns dies im Gespräch: "Eine konkrete Vorschrift für den Ablauf des Datenabgleichs gibt es nicht. Wichtig ist, dass die Kunden ihre Daten aktiv bestätigen, selbst wenn sich an den Daten nichts geändert hat."
So wird bei der ING beispielsweise auf allen Wegen versucht, Ihnen klarzumachen, dass ein Datenabgleich ansteht. Neben Hinweisfenstern beim Onlinebanking, Nachrichten in der Postbox, E-Mails und Briefen mit Formularen erhalten Sie auch telefonisch die Aufforderung, Ihre Daten zu aktualisieren beziehungsweise zu bestätigen.
Dabei geht die ING weit vor Ablauf der Frist schon auf ihre Kunden zu. Da es bezüglich der Vorgehensweise keine gesetzlichen Vorgaben gibt, kann das Prozedere bei anderen Banken abweichend sein.
Hinweis: Eine Änderung der Daten kann mit Kosten einhergehen. Wenn Sie beispielsweise Ihren Namen aufgrund einer Heirat ändern, wird Ihnen das Geldinstitut eine neue Geldkarte mit dem neuen Namen ausstellen. Das kostet bei den meisten Banken etwas. Die Preise richten sich nach dem jeweiligen Preis- / Leistungsverzeichnis.
Wie lange dauert eine KYC-Prüfung?
Es kommt darauf an. Bei einfachen Fällen – dazu zählen Sie in der Regel, wenn Sie Privatkunde sind – dauert der Prozess nur wenige Minuten. Bei komplexeren Fällen, zum Beispiel Geschäftskunden oder Hochrisikokunden, kann die Prüfung mehrere Tage bis Wochen in Anspruch nehmen.
Gehören Sie zur Gruppe der politisch exponierten Personen, sind also Politiker, Regierungsbeamter, Führungskraft eines staatseigenen Unternehmens, Richter, oder ähnliches, und besteht bei Ihnen Verdacht auf Geldwäsche, kann sich das Prozedere sogar über Wochen bis Monate hinziehen, da umfangreiche Nachforschungen angestellt werden und behördliche Rückfragen den Prozess verlangsamen können.
Welche Kundendaten sind für die Bank bezüglich Geldwäsche erforderlich?
Zu den regelmäßig erhobenen und überprüften Kundendaten gehören die folgenden:
Identitätsdaten:
- vollständiger Name
- Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeit
- Geburtsort
Kontaktdaten:
- Adresse
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
Legitimationsdaten:
- gültiger Personalausweis oder Reisepass
- bei Nicht-EU-Bürgerinnen und -Bürgern: Aufenthaltsgenehmigung
- Berufliche und finanzielle Informationen:
- Beruf oder Beschäftigungsstatus
- Arbeitgeber
- Einkommen und Vermögensverhältnisse
- Angaben zur finanziellen Situation (z. B. regelmäßige Einnahmen, Vermögen)
Kontoinformationen:
- Art und Zweck des Kontos
- ggf. geplantes Transaktionsvolumen
- Herkunft des Geldes
Weitere relevante Informationen:
- Sind Sie eine politisch exponierte Person (PEP)?
- Haben Sie Verbindungen zu Hochrisikoländern? Dazu zählen zum Beispiel Länder mit schwachen Anti-Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsmaßnahmen; Nordkorea, Iran, Afghanistan, Syrien, Jemen, usw.
- bei juristischen Personen oder Treuhandkonten: Wer sind Ihre wirtschaftlich Berechtigten?
Schließung des Bankkontos als letzter Ausweg
Durch die wiederkehrenden Erinnerungen per E-Mail und Post soll der letzte Ausweg – eine Schließung des Kontos – verhindert werden. Deswegen gehen die Banken in ihren Schreiben häufig auf die Hintergründe und die Gesetzeslage ein. Sie erklären darin, warum der Datenabgleich nötig ist.
Denn gesetzlich gesehen haben die Banken wenig Spielraum, wenn Sie als Kunde gar nicht reagieren sollten. Kann der Datenabgleich nicht durchgeführt werden, schreibt das Gesetz vor, dass die Geschäftsbeziehung beendet werden muss.
Sollte es doch einmal zu einer Kontoschließung kommen, ist Ihr Geld nicht einfach weg. Dieses wird auf einem gesonderten Konto hinterlegt. Sie müssen sich dann an die Bank wenden und Ihre Identität nachweisen, um wieder an das Geld zu kommen.
Wie erkenne ich den Unterschied zwischen einer berechtigten Kundendatenabfrage und Betrug?
Leider kommt es immer wieder vor, dass Betrüger die Pflicht zu dem Datenabgleich als Aufhänger für gefälschte E-Mails nutzen. Deswegen raten wir Ihnen, nicht die Links anzuklicken, welche in unaufgefordert zugesandten Nachrichten enthalten sind. Loggen Sie sich in Ihr Onlinebanking ein und überprüfen Sie, ob es dort Hinweise oder gar eine Nachricht in der Postbox gibt.
Wenn Sie das Onlinebanking nicht nutzen und einen Brief erhalten haben, können Sie uns gern ein Foto davon per Mail (redaktion@biallo.de) zur Überprüfung senden. Alternativ fragen Sie bei Ihrer Bank nach, ob diese tatsächlich einen Brief an Sie gesendet hat.
Marion Rizzo fasst zum Schluss unseres Gespräches noch einmal zusammen: "Der aktive Datenabgleich ist zwingend erforderlich. Die Banken sind gesetzlich dazu verpflichtet. Wir wissen, dass dies sowohl ein Aufwand für die Banken als auch für die Kunden ist, der aber unumgänglich ist."
Aktuelle Beispiele von seriösen Abfragen und Phishing-Mails
Im Juli 2024 haben viele Barclays-Kunden eine Nachricht von ihrer Bank bekommen, in der darum gebeten wird, die Angaben zu Lebenssituation zu kontrollieren und bei Bedarf anzupassen. Dazu gehören zum Beispiel Informationen zu Ihrem Familienstand oder Einkommen. Ist diese Nachricht echt?
Wir können an dieser Stelle Entwarnung geben: Ja, die E-Mail von Barclays ist seriös. Sascha Nottmeier, Senior Communication Manager der Barclays Bank, bestätigte: “Diese E-Mail ist kein Phishing-Versuch. Wir sind als Bank regulatorisch verpflichtet, die Aktualität dieser Daten abzuklopfen. Neuerdings zählen hierzu auch Angaben zur Lebenssituation, die Familienstand, Einkommen und Wohnsituation umfassen.”
Um auf Nummer Sicher zu gehen, nutzen Sie am besten direkt die offizielle App Ihrer Bank oder Ihr Online-Banking, um Ihre persönlichen Informationen zu kontrollieren.
In unserem Verbraucherschutzbereich warnen wir Sie täglich vor bösartigen E-Mails und erklären gleichzeitig, welche Mails tatsächlich von den Banken versendet werden. Sie möchten keine News aus dem Finanzbereich mehr verpassen? Dann sollten Sie unseren Newsletter abonnieren.
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