Elektronische Patientenakte (ePA): So nutzen Sie Ihre digitale Gesundheitsakte

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist längst Realität und verändert das deutsche Gesundheitssystem grundlegend. Seit Anfang 2025 hat jede gesetzlich versicherte Person automatisch eine elektronische Patientenakte – außer Sie haben aktiv widersprochen. Vielen ist das gar nicht bewusst.

Ab dem 1. Oktober 2025 wird die ePA Pflicht: Ärzte, Kliniken und Apotheken müssen dann Befunde, Medikationspläne oder Arztbriefe digital ablegen. Damit haben Sie Ihre digitale Gesundheitsakte stets im Blick, verwalten Ihre Gesundheit zentral und bestimmen selbst, wer Zugriff erhält.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie die Patientenakte online funktioniert, welche Vorteile sie bringt und wie Ihre sensiblen Daten geschützt sind.

Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)?

Die elektronische Patientenakte, kurz ePA genannt, ist ein zentrales Element der Digitalisierung im Gesundheitswesen. Bevor wir auf Details eingehen, zunächst eine kurze Erklärung, was genau dahintersteckt.

Alle wichtigen Gesundheitsdaten an einem Ort

Ihre digitale Patientenakte bündelt Arztbriefe, Laborbefunde, Impfungen und Medikationspläne. Sie selbst können weitere Dokumente hochladen und so Ihre Krankengeschichte vollständig digital verwalten.

So werden alle wichtigen Gesundheitsinformationen von Ihnen an einem zentralen Ort gespeichert werden. Seit Jahresanfang haben die Krankenkassen für alle Versicherten eine solche Akte angelegt, sofern Sie nicht aktiv widersprochen haben. Viele wissen gar nicht, dass sie bereits eine ePA haben“, sagt Sabine Wolter, Gesundheitsexpertin bei der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen. Dabei könnten Patienten die Akte bereits jetzt aktiv nutzen.

Ab wann ist die ePA Pflicht?

Viele Versicherte fragen sich, ab wann die elektronische Patientenakte verpflichtend genutzt wird. Ein Blick auf die gesetzlichen Stichtage zeigt, wie die Einführung geregelt ist.

Stichtag 1. Oktober 2025

Ab diesem Datum wird die Nutzung der elektronischen Patientenakte Pflicht: Ab dann sind Ärztinnen, Ärzte, Krankenhäuser und Apotheken gesetzlich verpflichtet, die ePA mit Befunden, Laborberichten, Medikationslisten, Arztbriefen oder Krankenhausentlassungsbriefen zu befüllen.

So nutzen Sie die elektronische Patientenakte

Die Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) ist freiwillig. Sie entscheiden selbst, ob und wie Sie Ihre digitale Gesundheitsakte aktiv einsetzen möchten. Dabei haben Sie die Möglichkeit, sowohl von der App Ihrer Krankenkasse als auch von einem Desktop-Programm zu profitieren.

ePA-App und Desktop-Client

Nicht nur Ärzte legen künftig wichtige Gesundheitsinformationen in der ePA ab, auch Sie können das tun und damit Ordnung schaffen im eigenen Gesundheitsmanagement.

Dafür laden Sie eine spezielle App Ihrer Krankenkasse im App-Store auf Ihr Smartphone und registrieren sich. Alternativ können Sie einen Desktop-Client auf Ihrem PC nutzen.

Eigene Dokumente hochladen

Nicht jeder hat seine Medikamentenliste oder Kopien von Arztbriefen gut geordnet griffbereit“, meint Wolter. Sie können diese Dokumente nun selbst einscannen oder abfotografieren und in der Akte digital ablegen. So behalten so den Überblick über Ihre eigene Krankheitsgeschichte.

Vorteile der ePA im Überblick

Die Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) bringt zahlreiche Vorteile mit sich – für Sie persönlich und für alle, die an Ihrer medizinischen Versorgung beteiligt sind. Ziel ist es, Informationen zentral zu bündeln, Doppeluntersuchungen zu vermeiden und das Gesundheitsmanagement für Patientinnen und Patienten deutlich zu erleichtern.

Mehr Übersicht und weniger Doppeluntersuchungen

Mit der Akte sollen alle, die in die medizinische Versorgung eines Patienten involviert sind, künftig besser über dessen Gesundheitsstatus informiert sein. „Denn Arztpraxen, Kliniken oder Apotheken können mit der ePA auf wichtige Gesundheitsdaten zugreifen, wenn sie benötigt werden“, sagt Silvia Wirth, eine Sprecherin der Techniker Krankenkasse.

Bislang waren Ihre Gesundheitsinformationen dezentral gespeichert – jede Praxis oder Einrichtung hatte nur den eigenen Teil vorliegen. Für Sie bedeutete das oft zusätzlichen Aufwand, Unterlagen selbst zu beschaffen. Die ePA sammelt künftig alles an einem Ort: Befunde, Arztbriefe, Laborwerte oder Behandlungspläne sind sofort verfügbar. So lassen sich beispielsweise unnötige Doppeluntersuchungen vermeiden und mögliche Wechselwirkungen von Medikamenten leichter erkennen.

Entlastung im Gesundheitsmanagement

Gerade ältere Menschen profitieren besonders von der ePA, weil wichtige Gesundheitsdaten strukturiert und jederzeit abrufbar sind. Anstatt Unterlagen in Papierform mühsam zu sortieren, haben Sie Ihre Krankengeschichte digital immer im Blick. Dazu zählen zum Beispiel Medikationslisten, Laborberichte oder Krankenhausentlassungsbriefe. Allerdings wird die Akte nach und nach befüllt – nicht alle Funktionen stehen sofort vollständig zur Verfügung.

Wer hat Zugriff auf Ihre ePA?

Patienten können selbst bestimmen, was in der App gespeichert wird. „Sie können der Nutzung der gesamten Akte oder dem Speichern einzelner Dokumente jederzeit widersprechen“, sagt Wolter.

Sie können außerdem selbst bestimmen Patienten bestimmen, wer Zugriff auf die ePA haben darf. Das können Sie in der App festlegen. Dort können Sie auch Dokumente löschen oder einzelne Dokumente sperren.

Berechtigter Personenkreis

Zugriffsberechtigt sind unter anderem Ärzte, Apotheken oder Pflegekräfte. Arbeitgeber und Versicherer haben keinen Zugriff.

Widerspruch einlegen

Das können Sie zum Beispiel tun, wenn sensible Daten wie etwa ein Schwangerschaftsabbruch oder eine psychiatrische Behandlung nicht gespeichert werden sollen.

Wenn Sie kein Smartphone besitzen, können Sie Ihren Widerspruch auch über einen Anruf bei der Ombudsstelle der Krankenkassen einlegen. Der Zugriff auf die ePA erfolgt über das Einlesen der Gesundheitskarte in der Praxis. Wer nichts regelt, gewährt seinem Arzt automatisch 90 Tage lang Zugriff auf seine ePA und dem Apotheker drei Tage.

Wenn Sie Ihre ePA gar nicht nutzen wollen, können Sie jederzeit in der App widersprechen oder sich an Ihre Krankenkasse wenden. Auch ein mündlicher Widerspruch beim Arztbesuch ist möglich.

Ist die ePA sicher? Datenschutz im Überblick

Gesundheitsdaten zählen zu den sensibelsten Informationen überhaupt. Daher steht bei der ePA der Datenschutz im Mittelpunkt. Die Krankenkassen stellen zwar die App bereit, aber sie haben keinen Zugriff Ihre in der ePA abgelegten Daten.

„Alle Daten in der Akte werden beim Transport vom Server auf das Endgerät verschlüsselt und erst auf dem Endgerät wieder entschlüsselt. Niemand außer den Versicherten selbst oder denjenigen, die aufgrund des Behandlungskontexts eine Berechtigung besitzen, können die Inhalte lesen“, sagt Wirth.

Weder Versicherer noch Arbeitgeber haben Zugriff. Der Kreis der Zugriffsberechtigten ist gesetzlich festgelegt. Die Daten werden in zertifizierten Rechenzentren gespeichert. Ein Restrisiko durch Hackerangriffe besteht zwar immer, doch entspricht die ePA den Vorgaben des Patientendatenschutzgesetzes.

ePA und Krankenkassenwechsel: Das sollten Sie wissen

Auch wenn Sie die Krankenkasse wechseln, müssen Sie sich um Ihre digitale Patientenakte keine Sorgen machen. Ihre ePA zieht automatisch samt aller Daten mit. Auch Widersprüche werden übernommen.

Checkliste: So starten Sie mit Ihrer ePA

Damit Sie sofort loslegen können, finden Sie hier die wichtigsten Schritte auf einen Blick.

• Laden Sie die ePA-App Ihrer Krankenkasse im App-Store herunter.
• Registrieren Sie sich mit Ihrer Gesundheitskarte.
• Bestätigen Sie Ihre Identität (Post-Ident, eID oder Geschäftsstelle).
• Legen Sie ein sicheres Passwort und eine PIN fest.
• Laden Sie erste Dokumente wie Impfpass oder Medikationsplan hoch.
• Bestimmen Sie die Zugriffsrechte für Ärzte und Apotheken.

Häufige Fragen (FAQ) zur ePA

Zum Abschluss beantworten wir die wichtigsten Fragen, die rund um die elektronische Patientenakte besonders häufig gestellt werden.

Was ist die elektronische Patientenakte?

Die ePA ist ein digitaler Ordner, der alle wichtigen Gesundheitsinformationen zentral bündelt.

Ab wann ist die ePA Pflicht?

Ab dem 1. Oktober 2025 müssen Ärzte, Kliniken und Apotheken bestimmte Daten verpflichtend speichern.

Wer darf auf die elektronische Patientenakte zugreifen?

Nur gesetzlich berechtigte Behandler wie Ärzte, Apotheken oder Pflegekräfte. Arbeitgeber und Versicherer haben keinen Zugriff.

Ist die ePA sicher?

Ja. Ihre Daten sind verschlüsselt und nur für Sie oder berechtigte Behandler einsehbar.