Aufbewahrungsfristen Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge – wie lange sollte man sie behalten?

Aufbewahrungsfristen Aufheben oder Wegwerfen?

Annette Jäger
von Annette Jäger
21.12.2016
Auf einen Blick
  • Die Feiertage sind eine Gelegenheit, den Papierkram auszumisten.
  • Einiges kann weg, etliches muss aber unbedingt in den Ordner.
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Der Jahreswechsel ist eine gute Zeit, um sich liegengebliebenen Papierstapeln zu widmen. Aber nicht alle Unterlagen sind bedenkenlos wegzuwerfen, denn es gibt Verjährungsfristen und gesetzliche Vorgaben im Auge zu behalten. Zwischen zwei Jahren und lebenslang variiert die empfohlene Aufbewahrungsfrist für Unterlagen.

Aufbewahrungsfrist zwei Jahre: Quittungen

Kaufbelege, Kassenbons, Quittungen: Für Waren wie Fahrräder, Kameras oder Möbeln gilt eine Gewährleistungspflicht von 24 Monaten. Sollten Sie in diesem Zeitraum die Ware reklamieren wollen, müssen Sie den Kaufbeleg vorweisen. Deshalb gilt: Kaufbelege und Quittungen zwei Jahr lang aufheben. Bei Internetkäufen müssen Sie sich die Rechnungen extra ausdrucken oder abspeichern.

Manche Produkte werden teilweise zusätzlich mit einer Herstellergarantie verkauft. Diese läuft meist nur ein Jahr. Die Herstellergarantie verkürzt die Gewährleistung nicht und schränkt diese auch nicht ein. Gilt die Garantie länger als zwei Jahre, sollte man natürlich auch den Kaufbeleg so lange aufbewahren.

Übrigens: Rechnungen, die im Zusammenhang mit einem Hausbau entstehen, sind fünf Jahre lang aufzuheben. So lange gilt die Gewährleistungsfrist beim Hausbau.

Tipp: Viele Kaufbelege sind auf Thermopapier ausgedruckt. Darauf kann die Schrift je nach Umweltbedingungen schnell verblassen. Kontakt zu Plastikhüllen oder Klebestreifen beschleunigt den Prozess. Fertigen Sie zur Sicherheit eine Fotokopie an. Hat man eine Hausratversicherung, muss man im Schadensfall immer nachweisen können, wie teuer einzelne Hausratgegenstände waren. Eine langfristige Aufbewahrung von Belegen teurer Anschaffungen kann deshalb ratsam sein.

Aufbewahrungsfrist drei Jahre: Bankunterlagen

Bankunterlagen: Unterlagen zu bezahlten Rechnungen, also Kontoauszüge und Quittungen bei Barzahlungen, sind mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. So lange gilt die regelmäßige Verjährungsfrist bei Alltagsgeschäften. In diesem Zeitraum können Forderungen - z.B. aus Kaufverträgen - geltend gemacht werden. "Die Verjährungsfrist beginnt grundsätzlich am 31. Dezember des jeweiligen Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, und beträgt drei Jahre“, sagt Josephine Holzhäuser, Finanzexpertin der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz.

Kommt ein Verkäufer beispielsweise mit einer Zahlungsforderung auf Sie zu, können Sie mit dem Kontoauszug beweisen, dass Sie die Rechnung bereits beglichen haben. Banken sind verpflichtet, alle Unterlagen ihrer Kunden zehn Jahre lang aufzuheben. „So lange kann man auch noch alte Kontoauszüge anfordern“, sagt Holzhäuser. Doch das kostet. Wenn Sie unsicher sind, wann genau eine Abbuchung im Kalenderjahr war und wenn Sie umfangreich Auszüge nachfordern muss, kann das teuer werden.

Von anderen Bankunterlagen trennt man sich besser nie: Immobilienkauf- und Darlehensverträge gehören dazu, auch wenn sie bereits abgelaufen sind. „Das sind wichtige Dokumente“, sagt Holzhäuser. Sie sind notwendig, um beispielsweise später darzulegen, wie viel Sie für die Immobilie bezahlt haben. Sie können auch dazu dienen, noch rückwirkend Ansprüche durchzusetzen.

Aufbewahrungsfrist zehn Jahre: Steuerunterlagen

Steuerunterlagen: Selbstständige müssen sämtliche Rechnungen und Belege, die sie von der Steuer abgesetzt haben, zehn Jahre lang aufheben. Angestellte müssen diesbezüglich gar nichts aufbewahren. Werbungskostenbelege können sie nach Erhalt des Steuerbescheids entsorgen.

Rechnungen, die privaten Grundbesitz betreffen, beispielsweise Rechnungen, die beim Hausbau entstanden sind, müssen laut Umsatzsteuergesetz zwei Jahre lang aufbewahrt werden. So lange sind sie für die Steuerbehörde relevant. Achtung: die Gewährleistungsfrist beim Hausbau beträgt fünf Jahre. Falls Sie also mal Mängel am Haus reklamieren müssen, bewahren Sie die Unterlagen mindestens fünf Jahr auf (siehe oben).

Können Sie bei einer Steuerprüfung Belege nicht vorlegen, riskieren Sie ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro. Steuerbescheide selbst müssen Sie laut Gesetz gar nicht aufheben. Es ist aber sinnvoll, da Sie bei der eventuellen Beantragung von Krediten oder Sozialleistungen einen Einkommensnachweis liefern müssen.

Lebenslang: Renten- und Versicherungsunterlagen

Rentenunterlagen: Diese sollten Sie ein Leben lang aufbewahren. Denn Sie müssen bei der Behörde nachweisen können, wo Sie wie lange beschäftigt waren. Deshalb zählen auch Studienbescheinigungen, Ausbildungsurkunden, Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen zu den Unterlagen, die nicht ins Altpapier gehören.

Versicherungspolicen: So lange die Verträge noch laufen, sind sie abzuheften und aufzubewahren. Allerdings müssen Sie nicht jede Beitragsabrechnung aufheben. Es genügt der Versicherungsschein, die Versicherungsbedingungen und alle eventuellen Nachträge. Nach Ablauf des Vertrags bewahren Sie die Unterlage aber besser trotzdem noch drei weitere Jahre auf, denn auch hier gilt die Verjährungsfrist. So lange können Sie beispielsweise noch Nachforderungen aus Lebensversicherungen geltend machen.

Ärztliche Unterlagen: Röntgenbilder, Befunde und Arztberichte gehören ebenfalls zu den Unterlagen, die Sie so lange wie möglich archivieren sollten. Denn es kann zu einem späteren Zeitpunkt immer interessant sein, nachzuverfolgen, wann eine Erkrankung zum ersten Mal aufgetreten ist, wie die genaue Diagnose lautete, wie sie behandelt wurde.

Solche Unterlagen sollten Sie vor allem dann aufheben, wenn Sie unsicher sind, ob Sie Opfer eines Behandlungsfehlers wurden. Bei Personenschäden - beispielsweise aufgrund eines Behandlungsfehlers - gilt eine Verjährungsfrist von 30 Jahren.

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während meines Studiums der Neueren Geschichte in München begann ich als freie Journalistin zu arbeiten, unter anderem für die Süddeutsche Zeitung. Im Jahr 2000 kam ich zu biallo.de, damals waren Versicherungsthemen für mich Neuland, über Gesundheitspolitik las ich in der Zeitung oder bekam die Auswirkungen als Patientin zu spüren.

Schnell stellte ich fest, dass der unverstellte Blick von außen durchaus von Vorteil ist bei der kritischen Aufbereitung dieser Themen. Bei Biallo schreibe ich noch immer über Versicherungen, Gesundheit und Soziales. Neuland sind diese Themen heute nicht mehr.

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während meines Studiums der Neueren Geschichte in München begann ich als freie Journalistin zu arbeiten, unter anderem für die Süddeutsche Zeitung. Im Jahr 2000 kam ich zu biallo.de, damals waren Versicherungsthemen für mich Neuland, über Gesundheitspolitik las ich in der Zeitung oder bekam die Auswirkungen als Patientin zu spüren.

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Quelle: www.datenschutzbeauftragter-info.de