Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?

Bankbelege Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?

von biallo.de
Auf einen Blick
  • Als Kaufbeleg sollten Kontoauszüge vier Jahre aufgehoben werden. Kontobelege mit Handwerker-Zahlungen müssen zwei Jahre ins Archiv.

  • Bei elektronischen Kontoauszügen kann die Aufbewahrungsdauer je nach Bank sehr unterschiedlich ausfallen.
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Von Zeit zu Zeit ist ein großes Aufräumen in den privaten Archiv-Ordnern fällig. Neben den Steuerdokumenten blähen vor allem zahllose Bankbelege die Ordner auf. Viele Papiere können Bankkunden mühelos entsorgen, andere sollte man nicht so vorschnell in den Papierkorb werfen. Grundsätzlich gilt: Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist greift für Privatleute nur in Ausnahmefällen.

Häufig sind eher steuerliche Gründe für die Aufbewahrungspflicht ausschlaggebend. "Auftraggeber müssen zum Beispiel Zahlungsbelege für Handwerker- oder Dienstleistungen rund um Grundstück und Gebäude bis zu zwei Jahre lang dem Finanzamt vorlegen können", sagt Alexander Baumgart, Pressesprecher bei der ING-Diba. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des jeweiligen Kalenderjahres zu laufen.

Hintergrund: Das Finanzamt möchte im Bedarfsfall kontrollieren können, ob ein Unternehmen die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Baumgart verweist auf eine Besonderheit bei Kontoauszügen: "Für Privatpersonen mit positiven Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr besteht eine Aufbewahrungsfrist für Kontobelege von sechs Jahren."

Verjährungsfrist erfordert Aufbewahrung

Doch auch für Verbraucher mit niedrigeren Einkünften kann es sinnvoll sein, Bankbelege einige Jahre lang aufzuheben. Vor allem bei größeren Anschaffungen oder Investitionen können sie mithilfe des Kontoauszugs zweifelsfrei belegen, dass eine Zahlung auch tatsächlich geleistet wurde.

Orientierung für die notwendige Aufbewahrungsdauer bietet die gesetzliche regelmäßige Verjährungsfrist. Sie beginnt mit dem Ende des betreffenden Kalenderjahres und beträgt grundsätzlich drei Jahre. Bei Arbeiten von Handwerkern kann aber auch eine entsprechend längere Archivierung ratsam sein, da sich die Gewährleistungsfrist auf fünf Jahre beläuft.

Sonderfall Handwerkerrechnungen

Wer Handwerker im eigenen Haus oder in seiner Wohnung beschäftigt, muss seine Kontobelege zwei Jahre lang aufheben. Denn das Finanzamt darf bei Prüfungen von Betrieben für die vergangenen beiden Jahre nachfragen, ob Maler, Fliesenleger oder Elektriker ihre Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen haben. Kunden haben also eine Auskunftspflicht gegenüber dem Fiskus.

Andererseits liegt die Gewährleistungsfrist etwa bei kleineren Instandsetzungs-, Renovierungs- oder Umbaumaßnahmen bei 24 Monaten. Und die lässt sich im Fall der Fälle nicht nur mit der Rechnung, sondern eben auch per Bankbeleg einfordern. Für die eigene Steuererklärung gilt im Übrigen: Mit der Vernichtung der Kontoauszüge lieber warten, bis der Bescheid nicht mehr angefochten werden soll. Das ist innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Steuerbescheids durch das Finanzamt möglich.

Woran Vielverdiener denken müssen

Der Gesetzgeber unterscheidet bei Aufbewahrungsfristen von Kontoauszügen zwischen Unternehmen, Selbstständigen und Privatpersonen. Selbstständige, Gewerbetreibende und Personen, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, müssen Geschäftsunterlagen wie Buchungsbelege zehn Jahre aufheben.

Auch Privatpersonen, die höhere Einkünfte als 500.000 Euro pro Jahr haben, müssen als Vielverdiener laut Gesetz ihre Kontoauszüge archivieren; und zwar für sechs Jahre.

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Was bei elektronischen Auszügen anders ist

Wer keine Lust auf Ordner im Schrank oder zu wenig Platz für Akten hat, legt seine Kontoauszüge elektronisch ab. Banken schicken auf Wunsch die Tagesauszüge und Rechnungsabschlüsse zum jeweiligen Quartalsende ans persönliche Online-Postfach, das wohl jeder Bankkunde hat, der Online-Banking nutzt. Allerdings ist die Aufbewahrungsdauer von Bank zu Bank verschieden.

"Zeitlich unbefristet stellen wir unseren Kunden Kontoauszüge im digitalen Postfach zur Verfügung", erläutert Christiane Lorch, Pressesprecherin bei der Deutschen Bank.

Meist wenden Institute jedoch den Paragraf 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) an und der gibt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vor. Auf jeden Fall sollten Kunden nachfragen: Denn einige Banken archivieren die elektronischen Kontoauszüge auch nur drei Jahre lang, bevor sie automatisch gelöscht werden. Wer Kontoauszüge dauerhaft aufheben möchte, lädt sie einfach auf den eigenen PC und macht sicherheitshalber eine Kopie auf einem externen Speichermedium. Bei Finanzämtern zumindest sind digitale Kontoauszüge längst als Buchungsbelege anerkannt. 

Das Bundesfinanzministerium hat die Behörden schon vor zehn Jahren angewiesen (AZ.: IV A 7 - S0317 - 4/05), elektronische Auszüge zu akzeptieren, wenn sie in der von der Bank erstellten unveränderten PDF-Format eingereicht werden. Allerdings reicht der Behörde der Ausdruck von elektronischen Auszügen im Zweifelsfall nicht aus, da er nur als Kopie eingestuft wird. Für zehn Jahre aufbewahrt werden muss daher auch das originale digitale Dokument.

Biallo-Tipp

Die meisten Direktbanken bieten ein Online-Postfach an, in dem man elektronische Kontoauszüge drei Jahre aufbewahren kann. Wer die Belege länger archivieren will, sollte die Dateien auf den eigenen Computer herunterladen und regelmäßig eine Sicherungskopie auf einem separaten Speichermedium wie etwa einer externen Festplatte oder einem USB-Stick anfertigen.

Wie Sie Kontoauszüge entsorgen sollten

Wer alle Fristen beachtet hat und damit sicher ist, dass es keinen Ärger mehr mit Zahlungen, Gewährleistungen oder Forderungen gibt, kann seine Bankbelege natürlich vernichten. Für Dokumente, die in die Papiertonne wandern sollen, gilt: unbedingt schreddern, damit Betrüger Daten nicht entziffern können. Wer Papiere nur ein paar Mal durchreißt, macht die Daten nicht unkenntlich.

Wird das elektronische Postfach am heimischen PC aufgeräumt, reicht es auch nicht, einfach auf Löschen zu drücken und anschließend den Papierkorb zu leeren. Um Dateien unwiederbringlich zu entfernen, sollte Spezial-Software eingesetzt werden. Das kostenlose Programm "Secure Eraser" etwa überschreibt gelöschte Daten mehrmals, sodass sie nicht wiederhergestellt werden können. Wird der Rechner später verkauft oder im Elektromüll entsorgt, ist Datenklau ausgeschlossen.

Nachbestellen von Kontoauszügen

Ist ein Kontoauszug unauffindbar oder aus Versehen vernichtet worden, ist das auch kein Problem. Banken beschaffen jeden Auszug wieder. Doch das kostet. Die Konditionen unterscheiden sich allerdings erheblich. "Wer bei der Postbank drei Auszüge bestellt, muss jeweils 2,50 Euro zahlen. Bei vier bis zehn Auszügen sind 10,50 Euro fällig, wer elf bis 20 benötigt, muss 21 Euro überweisen", sagt Unternehmenssprecher Ralf Palm.

Bei der Deutschen Bank müssen "für Duplikate von Kontobelegen ab dem Jahr 2005 vier Euro kalkuliert werden. Wer Belege bestellt, die älter sind, zahlt 10,90 Euro, maximal aber 25 Euro pro Auftrag", erläutert Christiane Lorch. Und bei der Commerzbank "fallen bei der Nacherstellung von Kontoauszügen oder Umsatzlisten je Auszug drei Euro pro Auszug an beziehungsweise 15 Euro für Auszüge, die älter als 18 Monate sind", sagt Sprecher Martin Kurz. Dieser Aufwand muss nicht sein, wenn Fristen, Pflichten, Ausnahmen bei Kontoauszüge beachtet werden.

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Quelle: www.datenschutzbeauftragter-info.de