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Frühjahrsputz versäumt? Die guten Leitz-Ordner platzen aus allen Nähten? Dann wird es Zeit auszumisten und dazu gehört auch, seine Finanzen zu sortieren. Jedoch sollten Ihre Kontoauszüge nicht unüberlegt in den Reißwolf. Doch wie verpflichtend und sinnvoll ist es wirklich, Kontoabrechnungen aufzubewahren? Und auf welche Fristen müssen Sie achten?
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Wie lange müssen Privatkunden ihre Kontoauszüge aufheben?
Generell gilt: Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatleute greift nur in Ausnahmefällen. Doch es kann ratsam sein, Kontoauszüge einige Zeit zu behalten und nicht sofort zu schreddern. Denn: „Zahlungsbelege für Handwerker- oder Dienstleistungen rund um Grundstück und Gebäude müssen Sie zwei Jahre lang aufbewahren", sagt Alexander Baumgart, Pressesprecher der ING. Denn das Finanzamt darf bei Prüfungen von Betrieben für die vergangenen beiden Jahre nachfragen, ob Maler, Fliesenleger oder Elektriker ihre Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen haben. Kundinnen und Kunden haben also eine Auskunftspflicht gegenüber dem Fiskus.
Für die eigene Steuererklärung gilt im Übrigen: Mit der Vernichtung der Kontoauszüge lieber warten, bis die Einspruchsfrist abgelaufen ist. Das ist innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Steuerbescheids durch das Finanzamt möglich.
Letztendlich ist eine gute Orientierung für die notwendige Aufbewahrungsdauer die gesetzliche Verjährungsfrist. Diese beginnt mit dem betreffenden Kalenderjahresende und beträgt drei Jahre. Bei Arbeiten von Handwerkern kann aber auch eine entsprechend längere Archivierung angebracht sein, da sich die Gewährleistungsfrist auf fünf Jahre beläuft.
Doch Besserverdiener aufgepasst: "Für Privatpersonen mit positiven Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr besteht eine Aufbewahrungsfrist für Kontobelege von sechs Jahren", bestätigt Baumgart.
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Aufbewahrungspflichten für Kontoauszüge bei Selbstständigen und Unternehmen
Eine Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen und Buchungsbelegen gilt für alle Personen, die zur Buchführung verpflichtet sind. Dazu zählen beispielsweise Selbstständige, Einzelkaufleute, OHGs, KGs und GmbHs. Für diese beträgt die Frist zur Aufbewahrung von Kontoauszügen zehn Jahre. Heißt, sie müssen zehn Jahre lang archiviert werden.
Beispiel: Ihr Jahresabschluss wurde für 2020 im Februar 2022 erstellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt also im Folgejahr, am 1. Januar 2021 und endet nach zehn Jahren, am 31. Dezember 2030. Vernichten dürfen Sie also Abschluss und dazu gehörende Dokumente, inklusive Kontoauszüge, ab dem 1. Januar 2031.
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Kann man Kontoauszüge erneut bei der Bank anfordern?
Sie brauchen für den Steuerberater oder die Rentenversicherung einen Ihrer Kontoauszüge aus vergangenen Jahren? Dann können Sie diesen bei Ihrer Bank beantragen. Der Nachdruck des Kontoauszugs kann Ihnen per Post zugestellt werden.
Doch viele Banken bieten ihren Kundinnen und Kunden ein digitales Postfach im Onlinebanking an, in dem elektronische Kontoauszüge und alle Abrechnungen voreingestellt eine bestimmte Zeit zur Verfügung stehen. So erhalten Sie mit einem DKB-Konto Ihre Girokontoauszüge immer nach dem fünften Tag des Monats und im Online-Postfach werden diese zwölf Monate gespeichert. Sollten Ihre Belege jedoch länger benötigt werden, dann haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kontoauszüge mit der Archiv-Funktion sogar dauerhaft zu sichern und als sogenannte Exportdatei auf den eigenen PC herunterzuladen.
Meist wenden Geldinstitute jedoch den Paragraf 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) an und der gibt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vor. Auf jeden Fall sollten Sie bei Ihrer Bank oder Sparkasse nachfragen. Denn einige archivieren die elektronischen Kontoauszüge auch nur drei Jahre lang, bevor sie automatisch gelöscht werden.
Biallo-Tipp:
Warum sollten Sie Ihre Kontoauszüge immer überprüfen?
Vorgeschrieben ist es nicht, doch sollte es in Ihrem eigenen Interesse sein, dass Sie als Bankkunde Ihre Kontoauszüge regelmäßig und genau checken. Denn im Fall einer unrechtmäßigen Abbuchung auf Ihrem Konto ist eine einfache Rückzahlung nur in festgelegten Fristen möglich. Zudem können Sie parallel innerhalb von acht Wochen ungewollte Lastschriften von Ihrer Bank zurückbuchen lassen.
Verstreichen diese Fristen, so kann das falsch abgebuchte Geld nur schwer oder gar nicht zurückgeholt werden. Deswegen: Prüfen Sie regelmäßig und mindestens einmal pro Monat Ihre Kontoauszüge.
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