Wann sich eine Firmenkreditkarte für Ihre Geschäftsausgaben eignet
David Kotzmann
Redakteur
Aktualisiert am: 20.06.2024
Auf einen Blick
Reisekosten, Geschäftsessen oder der Einkauf von Bürobedarf – eine Firmenkreditkarte vereinfacht den Work Flow und schafft Transparenz bei Ausgaben durch Mitarbeiter.
Für Unternehmer, Freiberufler und Selbstständige ist die Benutzung der Business-Karte – neben der privaten Kreditkarte perfekt, um Privatausgaben von Geschäftsausgaben zu trennen.
Die Bonität des Unternehmens wird bei der Beantragung geprüft, nicht die des einzelnen Karteninhabers.
Karten-Herausgeber bieten ihren Firmenkunden zur Karte Extras, wie detaillierte Reportings für die Buchhaltung oder eine Karte mit Firmenlogo
Darf man eine Firmenkreditkarte auch für private Zwecke nutzen?
Wichtige Fragen und Antworten
Das erwartet Sie in diesem Artikel
Sie sind hier:
Was ist eine Firmenkreditkarte?
Vor- und Nachteile einer Firmenkreditkarte
Wie beantrage ich eine Firmenkreditkarte?
Welche Kreditkarte für Unternehmen ist die beste?
Firmenkreditkarten für Mitarbeiter
Darf man eine Firmenkreditkarte auch für private Zwecke nutzen?
Wichtige Fragen und Antworten
Zum Anfang
Die Verwaltung von Geschäftsausgaben kann für Unternehmen jeder Größe eine Herausforderung sein. Eine effiziente Lösung bietet hierbei die Firmenkreditkarte, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist. Ob für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen oder große Konzerne – Firmenkreditkarten helfen, finanzielle Transaktionen zu optimieren.
Diese speziellen Firmenkreditkarten gibt es mit unterschiedlichsten Leistungen und Limits. Von der simplen Corporate Card für den Einkäufer bis zur High-End-Karte für die Geschäftsführung. Wir erklären, was eine Firmenkreditkarte ist, wie sie funktioniert und welche Vor- und Nachteile sie bietet.
Was ist eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte unterscheidet sich nur in einem Merkmal von der privaten Kreditkarte. Im Gegensatz zu privaten Kreditkarten, die auf eine Einzelperson ausgestellt sind und oft eine Partnerkarte umfassen, wird eine Firmenkreditkarte auf ein Unternehmen ausgestellt. Die Abrechnung erfolgt immer über ein Firmenkonto, wodurch die Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben gewährleistet ist. Folglich darf mit der Firmenkreditkarte auch nicht privat geshoppt werden.
Zusammengefasst dient die Firmenkreditkarte dazu, Geschäftsausgaben effizient zu verwalten. Diese Kreditkarten können sowohl von Selbständigen, Freiberuflern, kleinen und mittleren Unternehmen als auch von Großunternehmen genutzt werden.
Vor- und Nachteile einer Firmenkreditkarte
Firmenkreditkarten bieten zahlreiche Vorteile, die die Verwaltung und Kontrolle von Geschäftsausgaben vereinfachen. Gleichzeitig bestehen auch einige Nachteile, die beachtet werden sollten. Im Folgenden sind die wichtigsten Vor- und Nachteile zusammengefasst:
Vorteile
Effiziente Buchhaltung: Durch die klare Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben wird die Buchführung vereinfacht.
Einfachere Abrechnung von Dienstreisen und Geschäftsessen: Da alle Kosten zentral über das hinterlegte Firmenkonto abgerechnet werden, müssen Mitarbeiter beispielsweise bei Dienstreisen oder Geschäftsessen nicht in Vorkasse treten und am Ende auf eine Erstattung warten.
Flexibilität für Mitarbeiter: Mitarbeiter können eigenständig notwendige Anschaffungen tätigen. Somit werden interne Genehmigungsverfahren beschleunigt.
Kostenkontrolle: Die direkte Abwicklung über das Firmenkonto ermöglicht eine bessere Kontrolle und Übersicht über die Geschäftsausgaben.
Attraktive Konditionen: Besonders große Unternehmen können mit den Kartenanbietern oftmals individuelle Konditionen, die zu den eigenen Bedürfnissen passen, aushandeln.
Erweiterte Funktionen: Viele Firmenkreditkarten bieten zusätzliche Dienstleistungen wie Bonusprogramme, Rabatte und Versicherungsschutz.
Nachteile
Höhere Kosten: Firmenkreditkarten können mit höheren Gebühren verbunden sein, insbesondere wenn sie zusätzliche Dienstleistungen und Versicherungen beinhalten
Richtlinien zur Nutzung müssen etabliert werden: Unternehmen müssen klare Richtlinien zur Nutzung der Firmenkreditkarten etablieren, um Missbrauch zu verhindern und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Karten korrekt und verantwortungsbewusst verwenden.
Verwaltungsaufwand: Die Verwaltung und Überwachung mehrerer Karten für verschiedene Mitarbeiter kann sehr aufwendig sein. Besonders, wenn einzelne Abbuchungen nur schwer nachvollziehbar sind.
Missbrauchsrisiko: Es besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter die Karte für private Ausgaben nutzen.
Ungenutzte Karten: Karten können ungenutzt bleiben oder vergessen werden zu löschen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Dies sorgt für vermeidbare Kosten.
Die Beantragung einer Firmenkreditkarte variiert je nach Unternehmensform und spezifischen Anforderungen des Kartenanbieters. Selbstständige und Freiberufler beantragen die Firmenkreditkarte in der Regel selbst, während für Angestellte der Arbeitgeber den Antrag stellt. Auf der Firmenkreditkarte sind in der Regel sowohl der Name des Unternehmens als auch der Name des Mitarbeiters vermerkt.
Kann jede Geschäftsform eine Firmenkreditkarte beantragen?
Grundsätzlich können Unternehmen jeder Größe und Rechtsform eine Firmenkreditkarte beantragen. Allerdings können bestimmte Kartenanbieter Einschränkungen haben oder besondere Anforderungen an die Unternehmensgröße oder die Rechtsform stellen. Daher prüfen Sie immer zuerst die Bedingungen des jeweiligen Kartenanbieters.
Wer haftet bei einer Firmenkreditkarte
In der Regel haftet das Unternehmen für alle Transaktionen, die mit der Firmenkreditkarte getätigt werden. Der Mitarbeiter, der die Karte nutzt, hat jedoch bestimmte Sorgfaltspflichten. Dazu gehört, die Karte sicher zu verwahren und den PIN nicht gemeinsam mit der Karte aufzubewahren. Bei Missbrauch oder Verlust der Karte ist es wichtig, dies sofort zu melden, um Schäden zu minimieren oder gar zu vermeiden.
Wie wird die Bonität bei einer Geschäftskreditkarte geprüft?
Da das Unternehmen für die Verbindlichkeiten der Firmenkreditkarte haftet, wird die Bonität des Unternehmens und nicht die des einzelnen Karteninhabers geprüft. Die Bonitätsprüfung erfolgt durch den Kartenanbieter und kann – je nach Unternehmensform – unterschiedliche Nachweise und Dokumentationen erfordern. In vielen Fällen holt der Kartenanbieter Auskünfte von Wirtschaftsauskunfteien ein, um die finanzielle Stabilität des Unternehmens zu beurteilen. Je nach Ergebnis der Bonitätsprüfung können die Konditionen und der Kreditrahmen der Firmenkreditkarte festgelegt werden.
Welche Kreditkarte für Unternehmen ist die beste?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten und hängt stark von den individuellen Bedürfnissen, Anforderungen und der Rechtsform des Unternehmens ab. Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse, daher gibt es keine “eine Größe passt allen”-Lösung. Lassen Sie daher folgende Faktoren in Ihre Entscheidung mit einfließen:
Gebührenstruktur: Achten Sie auf Jahresgebühren, Transaktionsgebühren und Kosten für Zusatzleistungen.
Kreditrahmen und Zahlungsziele: Überprüfen Sie den angebotenen Kreditrahmen und die Zahlungsbedingungen.
Zusatzleistungen: Wählen Sie eine Karte, die zusätzliche Dienstleistungen bietet, die Ihrem Unternehmen zugutekommen, wie Reiseversicherungen, Rabatte und Bonusprogramme.
Sicherheit: Prüfen Sie die Sicherheitsfunktionen der Karte, einschließlich Betrugsschutz und Haftungsbeschränkungen.
Kundenservice: Ein guter Kundenservice ist entscheidend, insbesondere wenn Probleme oder Fragen auftreten.
Diese Firmenkreditkarten gibt es derzeit am Markt
Im Folgenden bieten wir Ihnen eine Übersicht über verschiedene Firmenkreditkarten-Angebote, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen.
Anbieter
Karte
Information
Preis
moss
Moss Credit
Mitarbeiter können Karten selbstständig beantragen (Sie genehmigen eigenständig)
Kartenausgaben können nach Kategorien gefiltert und überwacht werden
Belege können den jeweiligen Kartenumsätzen automatisch zugeordnet werden
19,50 Euro mit dem Business-Konto Komfort oder Business-Konto Premium
TargoBank
Business-Kreditkarte Komfort
5 Prozent Reisebonus auf Hotelbuchungen
Bis zu 10 Prozent Rabatt bei SIXT Rent a Car und SIXT Rent a Truck
39 Euro mit dem Business-Konto Plus
Eigene Recherche; Stand 17.06.2024
Firmenkreditkarten für Mitarbeiter
Bei Firmenkreditkarten für Mitarbeitende wird in der Regel zwischen den Business Cards und den Corporate Cards unterschieden.
Business Cards
Business Cards sind in erster Linie für kleine und mittlere Unternehmen sowie Freiberufler konzipiert. Diese Karten bieten flexible Kreditrahmen und oft spezifische Vorteile, wie zum Beispiel niedrigere Gebühren und Bonusprogramme für alltägliche Geschäftsausgaben.
Corporate Cards
Corporate Cards hingegen richten sich an größere Unternehmen und Konzerne. Sie bieten erweiterte Funktionen und Dienstleistungen, die für große Firmen relevant sind, wie detaillierte Ausgabenberichte, umfassende Reisemanagement-Tools und oft auch individuell ausgehandelte Konditionen. Corporate Cards haben in der Regel striktere Kontrollen und Berichtsmechanismen, um die Ausgaben über viele Mitarbeiter hinweg zu überwachen und zu regulieren.
Darf man eine Firmenkreditkarte auch für private Zwecke nutzen?
Wie bereits erwähnt, ist eine Firmenkreditkarte ist in erster Linie für geschäftliche Ausgaben gedacht und sollte daher nicht für private Zwecke genutzt werden. Private Ausgaben, die über eine Firmenkreditkarte abgewickelt werden, können steuerliche Konsequenzen haben. Diese Ausgaben müssen klar getrennt und korrekt als private Ausgaben deklariert werden.
Biallo-Tipp:
Zweckmäßig kann eine Nutzungsvereinbarung der Firmenkreditkarte zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber sein. Solche Nutzungsvereinbarungen enthalten Regelungen bezüglich der Zwecke, für die die Kreditkarte verwendet werden darf und Sorgfaltspflichten des Nutzers, etwa Melden von Verlust oder Diebstahl.
Weitere wichtige Ratgeber zum Thema Kreditkarten auf biallo.de:
Was genau ist der Unterschied zwischen einer privaten und einer Business-Kreditkarte?
Eine Corporate Card oder Firmenkreditkarte stellt ein Unternehmen oder Arbeitgeber für die Mitarbeiter aus – bei großen Unternehmen können das hunderte sein. Die Abrechnung erfolgt über ein Firmenkonto. Die private Kreditkarte läuft auf eine Person, es gibt in der Regel noch eine Partnerkarte.
Was ist, wenn die Firma pleite geht? Wer kommt für offene Abrechnungen der Firmenkreditkarten auf?
Hier kommt es auf die Vereinbarungen zwischen Firma, Unternehmen oder Organisation und dem Kreditkartenherausgeber an.
Wer profitiert von den Bonusprogrammen?
Von Rabatten bei der direkten Abrechnung – beispielsweise Vergünstigungen in Hotels – profitiert in der Regel die Firma. Aber die übernimmt ja auch die Rechnung. Ist die Karte an ein Flug-Bonus-Meilen Programm geknüpft, gilt es abzusprechen, auf wen die Bonusmeilen gut geschrieben werden.
Wie sieht es mit E-Commerce und Mobile Payment bei Firmenkreditkarten aus?
Generell verfügen die Business Cards über volle E-Commerce- und
Mobile Payment-Fähigkeiten (zum Beispiel Apple Pay, Google Pay, etc.).
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David Kotzmann, Jahrgang 1994, kommt eigentlich aus dem Bereich Export Sales. Während eines mehrjährigen Auslandsaufenthalts war er unter anderen als freiberuflicher Blogautor in der Reisetouristikbranche tätig. Seit Anfang 2021 ist David im Team von biallo.de. Über die letzten Jahre konnte er sich ein umfangreiches Wissen in den Bereichen Wirtschaft und Finanzen aneignen. Er schreibt vor allem Artikel in den Ressorts Kreditkarten, Girokonten und Produkttests. Außerdem ist er für das Content editing verantwortlich.
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