Firmenkreditkarte: Ideal für Ihre Geschäftsausgaben

Kreditkarte Firmenkreditkarte: Ideal für Ihre Geschäftsausgaben

Ines Baur
von Ines Baur
08.02.2019
Auf einen Blick
  • Egal ob Reisekosten oder der Einkauf von Bürobedarf – eine Firmenkreditkarte vereinfacht die Abrechnung im Unternehmen und schafft Transparenz bei den Ausgaben.

  • Für Freiberufler und Selbstständige ist die Benutzung der Business Karte – neben der privaten Kreditkarte – perfekt, um Privatausgaben von Geschäftsausgaben zu trennen.
  • Je nach Karten-Herausgeber gibt es als Extras beispielsweise verlängerte Zahlungsziele, detaillierte Reportings für die Buchhaltung und eine Karte mit Firmenlogo.

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Viele große Unternehmen in Deutschland geben Firmenkreditkarten an ihre Mitarbeiter aus. Denn im Gegensatz zu Vorschüssen, die einen hohen Arbeitsaufwand mit sich bringen, lassen sich mit Firmenkreditkarten die Zahlungsprozesse optimieren und die Ausgaben gezielt kontrollieren. Die meisten Firmenkreditkarten ermöglichen zusätzlich detaillierte Reportings über Art und Umfang der Ausgaben.

Doch auch die Mitarbeiter profitieren natürlich vom Besitz einer Firmenkreditkarte. Bei Geschäftsreisen vereinfachen sie die Spesenabrechnung und bieten viele Extras, wie beispielsweise den Aufenthalt in der VIP-Lounge am Flughafen.

Für Selbstständige und Freiberufler vereinfacht eine Business Card die Buchhaltung, denn dank ihrer Nutzung sind berufliche und private Ausgaben übersichtlich voneinander getrennt.

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Wer beantragt die Karte? Was steht drauf?

Selbstständige und Freiberufler beantragen die Firmenkreditkarte natürlich selbst, bei Angestellten erledigt das der Arbeitgeber für sie. Auf der Business-Kreditkarte eines Unternehmens sind in der Regel die Namen von Firma und Mitarbeiter (Inhaber der Karte) vermerkt.

Was kostet eine Firmenkreditkarte?

Da die Ausgabe von Firmenkreditkarten bei den Banken liegt und so auch die Preisgestaltung, sind die Gebühren unterschiedlich. Sparkassen bieten einfache Firmenkreditkarten ab 25 Euro pro Jahr an. Bei der Commerzbank gibt es die Business Card Classic ab 34,90 Euro pro Jahr.

Schlagen Sie nicht gleich zu. Ein Vergleich von Leistungen, Supports und Preisen lohnt sich bestimmt. Holen Sie Angebote von verschiedenen Kreditinstituten ein und prüfen Sie diese auf Vor- und Nachteile. Übrigens: Konditionen sind hier durchaus verhandelbar. Denn solvente Geschäftskunden können recht gute Deals für ihre Firma aushandeln.

3
 
Karte
Anbieter
Jahresgeb.
Sollzinssatz
 
1.
VisaCard
0,00
6,9%
2.
comdirect VISA-Karte
0,00
6,5%
3.
MasterCard Debit
0,00
8%
Jahresumsatz 3.000

Maßgeschneiderte Karten fürs Geschäftsleben

Je nach Unternehmensgröße und Einsatzbereich wählen Firmen die Kreditkartenart. Ist die Karte für einen Mitarbeiter, der viel auf Geschäftsreisen im Ausland ist? Dann sollte es eine Kreditkarte sein. Ist die Karte für einen Selbstständigen, der sie hauptsächlich vor Ort für Ausgaben wie Bürobedarf benötigt, kann eine Debit Card Sinn machen. Oder handelt es sich um einen Konzern, der Firmenkreditkarten für mehrere hundert Mitarbeiter benötigt? Dann dürfte eine Corporate Card in Frage kommen.

Debit Card

Wie die EC-Karte. Diese Business Card lohnt sich für kleinere Betriebe und Selbstständige. Die Karte ermöglicht dank transparenter und effizienter Übersicht eine gute Kontrolle der Ausgaben. Streng genommen ist die Debitkarte keine Kreditkarte, da sämtliche Kartenumsätze unmittelbar vom hinterlegten Firmenkonto eingezogen werden.

Charge Card

Die klassische Kredit-Karte. Sämtliche Kartenumsätze summieren sich bis zu einem Stichtag im Monat und werden dann als ein Betrag über das hinterlegte Konto ausgeglichen. Je nach herausgebender Bank bieten diese Karten ein angepasstes Ausgabelimit und verschiedenste Mehrleistungen.

Corporate Card

In der Regel eine Charge-Karte, die Unternehmen, Behörden oder Non-Profit-Organisationen mit sehr vielen Mitarbeitern bekommen. Inhaber profitieren von Extras wie verlängerten Zahlungszielen, detaillierten Infos über die Ausgaben und einer Kostenanalyse, die sie in ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning) übernehmen können.

Purchasing Card

Kugelschreiber, Druckerpatrone, Kopierpapier... Diese Kreditkarte ist speziell für das Beschaffungsmanagement (Einkäufer, Organisation) einer Firma gedacht.

Die Kreditkarten-Anbieter Visa und Mastercard arbeiten mit Partnerbanken zusammen (Emittenten). Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter Business-Kreditkarten möchten, wenden Sie sich an Ihr Kreditinstitut. American Express und Diners Club geben die Karten dagegen selbst aus. Hier wenden Sie sich direkt an die Anbieter.

Business Card-Extras

Firmenkreditkarten bieten viele Vorteile. Verständlich, denn mit diesen Karten wird in der Regel viel Geld umgesetzt. Die Emittenten verdienen gut daran und können so Unternehmen als Kunden an sich binden oder gewinnen. Vorteile sind unter anderem:

  • verlängerte Zahlungsziele,
  • übersichtliche, detaillierte Reportings für die Buchhaltung
  • bestimmte Ausgabenlimits für das Unternehmen
  • Reduzierung von Bargeld-Vorschüssen für Mitarbeiter durch Kartenverfügbarkeit
  • Vorteile bei Mietwagen,
  • Concierge Service bei der Organisation von Dolmetschern oder Konferenzräumen
  • Jahresaufstellung am Ende des Steuerjahrs

Firmenkreditkarte weg – was tun?

Genau wie bei der privaten Kreditkarte gilt hier: Umgehend über den Sperrnotruf (Telefonnummer: +49 116 116) sperren lassen und zudem den Arbeitgeber vom Verlust unterrichten. Befürchten Sie einen Missbrauch der Karte, sollten Sie sofort die Polizei verständigen. Von der Arbeitgeberseite gibt es bei Firmenkreditkarten Möglichkeiten, einen Missbrauch von vornherein einzuschränken. Das Unternehmen kann:

  • Limits für jede Firmenkreditkarte festlegen und so mögliche Schäden eingrenzen.
  • Spezielle Managementsysteme einsetzen, die einem autorisierten Personenkreis anzeigen, wann, wo und mit welcher Summe eine Firmenkreditkarte belastet wird. Bei Verdacht auf Kartenmissbrauch kann die Karte sofort gesperrt werden.

Alle Notrufnummern, um Ihre Kreditkarte oder Ihr Girokonto schnellstmöglich zu sperren. Außerdem können Sie Ihre eigenen Kartennummern im PDF eintragen und anschließend speichern und/oder ausdrucken.

Verhaltensregeln für Karteninhaber

Viele Arbeitgeber haben in Zusatzverträgen Bestimmungen für den gewissenhaften Umgang mit den Firmenkreditkarten aufgesetzt. Denn überlässt ein Unternehmer seinem Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte, vereinfacht das nicht nur das Abrechnungs-Procedere der Firma. Die Kartenausgabe ist auch ein Vertrauensbeweis und verlangt von dem Mitarbeiter den verantwortungsvollen Umgang mit dem Firmengeld. Nicht selten gibt es dafür einen Unternehmens-Codex. Grundsätzlich gilt: 

  • Minibar, Pay TV, Wellness, etc.: Diese Angebote vom Hotel gehen nicht aufs Firmenkonto. Es sollte eine Selbstverständlichkeit sein, diese netten Extras nicht mit der Firmenkreditkarte zu zahlen, sondern aus dem privaten Geldbeutel.
  • Bargeldabhebungen: Eigentlich ist es nicht Sinn der Sache Bargeld abzuheben und mit Quittungen die bar bezahlten Positionen zu belegen und abzurechnen. Sinn der Kreditkarte ist der volle Karteneinsatz. Ausnahmen: Die Bezahlung ist nicht anders als bar möglich (zum Beispiel bei manchen Auslandseinsätzen).
  • Privatausgaben: Absolutes Tabu! Mit der Firmenkreditkarte werden keine privaten Ausgaben beglichen. Nicht mal ausnahmsweise.
  • Upgrades: Besseren Platz im Zug oder Flieger und doch ein Hotelzimmer mit Meerblick für ein paar Euro mehr? Wer mehr Luxus möchte, kommt dafür selbst auf, nicht die Firma. 
  • Essen gehen mit Kollegen: Der kollegiale Lunch wird nur dann mit Kreditkarte bezahlt, wenn Geschäftsleitung oder Chef das ausdrücklich gestatten.
  • Trinkgelder: Bei Unsicherheit einfach die Rechnung mit der Firmenkarte bezahlen und das Trinkgeld bar aus der eigenen Tasche drauflegen.

Wichtige Fragen und Antworten

Was genau ist der Unterschied zwischen einer privaten und einer Business Kreditkarte?

Eine Corporate Card oder Firmenkreditkarte stellt ein Unternehmen oder Arbeitgeber für die Mitarbeiter aus – bei großen Unternehmen können das hunderte sein. Die Abrechnung erfolgt über ein Konto. Die private Kreditkarte läuft auf eine Person, es gibt in der Regel noch eine Partnerkarte.

Was ist, wenn die Firma pleitegeht? Wer kommt für offene Abrechnungen der Firmenkreditkarten auf?

Hier kommt es auf die Vereinbarungen zwischen Firma, Unternehmen oder Organisation und dem Kreditkartenherausgeber an.

Wer profitiert von den Bonusprogrammen?

Von Rabatten bei der direkten Abrechnung – beispielsweise Vergünstigungen in Hotels – profitiert die Firma. Aber die übernimmt ja auch die Rechnung. Ist die Karte an ein Flug-Bonus-Meilen Programm geknüpft, gilt es abzusprechen, auf wen die Bonusmeilen gut geschrieben werden.

Wie sieht es mit E-Commerce und Mobile Payment bei Firmenkreditkarten aus?

In der Regel verfügen die Business Cards über volle E-Commerce- und Mobile Payment-Fähigkeiten (zum Beispiel Apple Pay, Google Pay, etc.).

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Quelle: www.datenschutzbeauftragter-info.de