Kreditkarte

Firmenkreditkarte: Ideal für Ihre Geschäftsausgaben

Update: 18.09.2020
Auf einen Blick
  • Reisekosten, Geschäftsessen oder der Einkauf von Bürobedarf – eine Firmenkreditkarte vereinfacht den Work Flow und schafft Transparenz bei Ausgaben durch Mitarbeiter.

  • Für Unternehmer, Freiberufler und Selbstständige ist die Benutzung der Business-Karte – neben der privaten Kreditkarte – perfekt, um Privatausgaben von Geschäftsausgaben zu trennen.

  • Karten-Herausgeber bieten ihren Firmenkunden zur Karte Extras, wie detaillierte Reportings für die Buchhaltung oder eine Karte mit Firmenlogo.  
Mit einer Kreditkarte allein fürs Business optimieren Sie das Spesenmanagement.
TCHICHA SATAPITANON / shutterstock.com

Weltweit versorgen Unternehmen ihre Mitarbeiter mit Kreditkarten. Die Ausgabe von Bargeld und nachträgliche Abrechnungen von Bargeldauslagen bringen einen enormen Verwaltungsaufwand mit sich. Die gute alte Portokasse ist längst überholt und nicht mehr zeitgemäß. Mit Firmenkreditkarten können Spesen besser kontrolliert, Zahlungsprozesse optimiert und Ausgaben limitiert werden. Zusätzliche Softwareprogramme der Emittenten ermöglichen aufbereitete Reportings.

Von Firmenkreditkarten profitieren aber auch Mitarbeiter. Statt nach Geschäftsreisen ellenlange Formulare auszufüllen und ihnen Belege anzutackern, erhält die Buchhaltung eine genaue Spesenübersicht über die Kreditkartenabrechnung. Firmenkreditkarten gibt es mit unterschiedlichsten Leistungen und Limits. Von der simplen Corporate Card für den Einkäufer bis zur High-End-Karte für die Geschäftsführung. Vom limitierten Budget bis zum Concierge-Service und inkludiertem "Priority Pass" für alle klimatisierten Flughafenlounges in über 130 Ländern weltweit.

Für Selbstständige und Freiberufler vereinfacht eine Business Card die Buchhaltung, denn dank ihrer Nutzung sind berufliche und private Ausgaben übersichtlich voneinander getrennt.

Das könnte Sie auch interessieren: Die richtige Finanzplanung für Selbstständige und Freiberufler

Biallo-Tipp

Wissen Sie, wie aus Ihren Geschäftsausgaben nebenbei Prämien werden? Ganz ohne steuerliche Belastungen funktioniert das mit der  Business Platinum Card und dem Membership Rewards Programm von American Express.  Mehr erfahren

Wer beantragt die Karte? Was steht drauf?

Selbstständige und Freiberufler beantragen die Firmenkreditkarte natürlich selbst, bei Angestellten erledigt das der Arbeitgeber. Auf der Business-Kreditkarte eines Unternehmens sind in der Regel die Namen von Unternehmen und Mitarbeiter vermerkt.

Individuelles Limit für jeden Mitarbeiter

Prinzipiell gilt, dass Firmenkreditkarten nur geschäftlich eingesetzt werden dürfen. Die Transaktionen sind, unabhängig vom Kartennutzer, direkt dem Firmenkonto zu belasten. Zudem können für Firmenkreditkarten Limits eingeräumt werden.

Ein Abrechnungsumweg über das private Girokonto des Mitarbeiters ist seit 2015 gemäß einer EU-Verordnung nicht mehr zulässig. Einige Anbieter wie AirPlus von Lufthansa bieten aus diesem Grund sogenannte Travel Expense Cards an, welche über ein Privatkonto weiterhin abgerechnet werden dürfen.

Das könnte Sie auch interessieren: Die besten Geschäftskonten für Jungunternehmer

Was kostet eine Firmenkreditkarte?

Da die Ausgabe von Firmenkreditkarten bei den Banken liegt und so auch die Preisgestaltung, sind die Gebühren unterschiedlich. Die Jahresgebühren reichen von kostenlos bis hin zu mehreren tausend Euro pro Jahr. Je nachdem, wie viele Karten in Benutzung sind und wie umfangreich das dazu gebuchte Leistungspaket ist. Allerdings zählt die Jahresgebühr als Betriebsausgabe und kann als solche steuerlich geltend gemacht werden.

  • Sparkassen bieten Unternehmenskreditkarten ab 25 Euro pro Jahr an.
  • Die DKB bietet ihre DKB-VISA-Business-Card kostenlos zum Girokonto an – inklusive Girokarte und Zusatzkarten.
  • Die Hypovereinsbank hat bis zu acht Varianten im Angebot – von der günstigen "Corporate Card" mit Firmenlogo ab 20 Euro bis hin zur "HVB Visa Infinite Card", einer Luxuskarte für Geschäftsführung oder Vorstände, für 600 Euro pro Jahr.
  • Die Commerzbank gibt die "Business Card Classic" ab 34,90 Euro pro Jahr aus.

Firmenkunden brauchen individuelle Lösungen für ihre Abrechnungs-, Konten- und Kartenmodelle. Je nach Quantität der angefragten Firmenkreditkarten sind die Gebühren für die Karte weniger relevant, als der Abrechnungsapparat dahinter. Unternehmer, die Firmenkreditkarten für ihre Mitarbeiter anfragen, sollten individuell verhandeln.

Biallo-Tipp

Selbstständige und Freiberufler haben es oft schwer, das optimale Geschäftskonto zu finden. Mit unserem Vergleich finden Sie Angebote mit innovativen Banking-Lösungen ohne monatliche Kontoführungsgebühr.

Der Vergleich von Preis und Leistung lohnt sich immer. Holen Sie daher Angebote von verschiedenen Kreditinstituten ein und prüfen Sie diese auf Vor- und Nachteile. Übrigens: Solvente Geschäftskunden können attraktive Sonderkonditionen für ihr Unternehmen heraushandeln.

Lesen Sie auchKreditkarten – Kosten und Nutzen immer abwägen

Rechner kreditkarten
3
Kreditkarten
 
Karte
Anbieter
Jahresgeb.
Sollzinssatz
 
1.
VisaCard
0,00 €
6,74%
2.
comdirect VISA-Karte
0,00 €
6,5%
3.
Genial Card
0,00 €
12,82%
mit Girokontenbindung

Maßgeschneiderte Karten fürs Geschäftsleben

Firmenkreditkarten gibt es für Personen- und Kapitalgesellschaften. Je nach Unternehmensgröße und Einsatzbereich wählen Firmen die Kreditkartenart. Ist die Karte für einen Mitarbeiter, der viel auf Geschäftsreisen im Ausland ist, dann sollte es eine Charge-Kreditkarte sein. Ist die Karte für einen Selbstständigen, der sie hauptsächlich vor Ort für Ausgaben wie Bürobedarf benötigt, kann eine Debit Card Sinn machen. Oder handelt es sich um einen Konzern, der Firmenkreditkarten für mehrere hundert Mitarbeiter benötigt? Dann dürfte eine Corporate Card in Frage kommen.

Debit Card

Wie die Girocard (ehemals EC-Karte). Diese Business Card lohnt sich für kleinere Betriebe und Selbstständige. Die Karte ermöglicht dank transparenter und effizienter Übersicht eine gute Kontrolle der Ausgaben. Streng genommen ist die Debitkarte keine Kreditkarte, da sämtliche Kartenumsätze unmittelbar vom hinterlegten Firmenkonto eingezogen werden.

Charge Card

Die Variante ist im eigentlichen Sinne die klassische Kreditkarte. Sämtliche Kartenumsätze summieren sich bis zu einem vereinbarten Stichtag und der offene Betrag wird im Anschluss über das hinterlegte Girokonto ausgeglichen. Je nach herausgebender Bank bieten diese Karten ein angepasstes Ausgabelimit und verschiedenste Extraleistungen.

Corporate Card

Die sogenannte Corporate Card ist eine Charge-Karte, die Unternehmen, Behörden oder Non-Profit-Organisationen mit sehr vielen Mitarbeitern bekommen. Inhaber profitieren von Extras wie verlängerten Zahlungszielen, detaillierten Infos über die Ausgaben und einer Kostenanalyse, die sie in ihr ERP-System (Enterprise Ressource Planning) übernehmen können.

Purchasing Card

Kugelschreiber, Druckerpatrone, Klopapier: Diese Kreditkarte ist speziell für das Beschaffungsmanagement (Einkäufer, Organisation) einer Firma gedacht.

Die Kreditkarten-Anbieter Visa und Mastercard arbeiten mit Partnerbanken (Emittenten) zusammen. Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter Business-Kreditkarten möchten, wenden Sie sich an Ihr Kreditinstitut. American Express und Diners Club geben die Karten dagegen selbst aus.

Business Card-Extras

Kreditkarten für Unternehmen bieten viele Vorteile. Kein Wunder, denn mit diesen Karten wird in der Regel viel Geld umgesetzt. Die Emittenten verdienen gut daran und können so Unternehmen als Kunden an sich binden oder gewinnen. Vorteile sind unter anderem:

  • verlängerte Zahlungsziele,
  • übersichtliche, detaillierte Reportings für die Buchhaltung,
  • bestimmte Ausgabenlimits für das Unternehmen,
  • Reduzierung von Bargeld-Vorschüssen für Mitarbeiter durch Kartenverfügbarkeit,
  • Reise- und Einkaufsversicherungen,
  • Vorteile bei Mietwagen,
  • Bonusprogramme,
  • Concierge-Service bei der Organisation von Dolmetschern oder Konferenzräumen,
  • Jahresaufstellung am Ende des Steuerjahrs.

Jedoch aufgepasst: So manches Extra schlägt sich in der Jahresgebühr nieder. Dennoch lohnt sich der eine oder andere Mehrwert beziehungsweise Luxus. So können Kunden von American Express als Mitglied des Membership Rewards-Programms ihre gesammelten Bonuspunkte auch privat nutzen. Dabei übernimmt American Express in Deutschland die Pauschalversteuerung, damit beim Einlösen von Prämien keinerlei steuerliche Belastungen entstehen.


Firmenkreditkarte weg – was tun?

Genau wie bei der privaten Kreditkarte gilt hier: Umgehend über den telefonischen Sperrnotruf sperren lassen – mit  49 116 116 oder alternativ von einem ausländischen Telefonnetz mit 49 (0) 30 4050 4050. Zudem sollte auch der Arbeitgeber zeitnah vom Verlust unterrichtet werden.

Befürchten Sie einen Missbrauch der Karte, sollten Sie sofort die Polizei verständigen. Von der Arbeitgeberseite gibt es bei Firmenkreditkarten Möglichkeiten, einen Missbrauch von vornherein einzuschränken. Das Unternehmen kann:

  • Limits für jede Firmenkreditkarte festlegen und so mögliche Schäden eingrenzen.
  • Spezielle Managementsysteme einsetzen, die einem autorisierten Personenkreis anzeigen, wann, wo und mit welcher Summe eine Firmenkreditkarte belastet wird. Bei Verdacht auf Kartenmissbrauch kann die Karte sofort gesperrt werden.

Lesen Sie auch: Kartenbetrug - Augen auf beim bargeldlosen Bezahlen

Verhaltensregeln für Karteninhaber

Viele Arbeitgeber haben in Zusatzverträgen diverse Vorgaben für den verantwortungsvollen Umgang solcher Unternehmens-Kreditkarten aufgesetzt. Grundsätzlich gilt:

  • Minibar, Pay-TV, Wellness, etc.: Diese Angebote vom Hotel gehen nicht aufs Firmenkonto. Es sollte eine Selbstverständlichkeit sein, diese netten Extras nicht mit der Firmenkreditkarte zu zahlen, sondern aus dem privaten Geldbeutel.

  • Bargeldabhebungen: Eigentlich ist es nicht Sinn der Sache Bargeld abzuheben und mit Quittungen die bar bezahlten Positionen zu belegen und abzurechnen. Sinn der Kreditkarte ist der volle Karteneinsatz. Ausnahmen: Die Bezahlung ist nicht anders als bar möglich (zum Beispiel bei manchen Auslandseinsätzen).

  • Privatausgaben: Absolutes Tabu! Und nur dann, wenn mit zum Beispiel einer sogenannten Travel Expense Card über das Privatkonto abgerechnet wird.

  • Upgrades: Wer mehr Luxus möchte, kommt dafür selbst auf, nicht das Unternehmen. 

  • Essen gehen mit Kollegen: Der kollegiale Lunch wird nur dann mit Kreditkarte bezahlt, wenn Geschäftsleitung das ausdrücklich gestattet.

  • Trinkgelder: Bei Unsicherheit einfach die Rechnung mit der Firmenkarte bezahlen und das Trinkgeld bar aus der eigenen Tasche drauflegen.

Biallo-Tipp:

Zweckmäßig kann eine Nutzungsvereinbarung der Firmenkreditkarte zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber sein. Solche Nutzungsvereinbarungen enthalten Regelungen bezüglich der Zwecke, für die die Kreditkarte verwendet werden darf und Sorgfaltspflichten des Nutzers, etwa Melden von Verlust oder Diebstahl.

Wichtige Fragen und Antworten

Was genau ist der Unterschied zwischen einer privaten und einer Business-Kreditkarte?

Eine Corporate Card oder Firmenkreditkarte stellt ein Unternehmen oder Arbeitgeber für die Mitarbeiter aus – bei großen Unternehmen können das hunderte sein. Die Abrechnung erfolgt über ein Firmenkonto. Die private Kreditkarte läuft auf eine Person, es gibt in der Regel noch eine Partnerkarte.

Was ist, wenn die Firma pleite geht? Wer kommt für offene Abrechnungen der Firmenkreditkarten auf?

Hier kommt es auf die Vereinbarungen zwischen Firma, Unternehmen oder Organisation und dem Kreditkartenherausgeber an.

Wer profitiert von den Bonusprogrammen?

Von Rabatten bei der direkten Abrechnung – beispielsweise Vergünstigungen in Hotels – profitiert in der Regel die Firma. Aber die übernimmt ja auch die Rechnung. Ist die Karte an ein Flug-Bonus-Meilen Programm geknüpft, gilt es abzusprechen, auf wen die Bonusmeilen gut geschrieben werden.

Wie sieht es mit E-Commerce und Mobile Payment bei Firmenkreditkarten aus?

Generell verfügen die Business Cards über volle E-Commerce- und Mobile Payment-Fähigkeiten (zum Beispiel Apple Pay, Google Pay, etc.).





 
Exklusive Informationen und Angebote per Mail erhalten.


 
 
 
Powered by Telsso Clouds