Firmenkreditkarte: Ideal für Ihre Geschäftsausgaben

Kreditkarte Firmenkreditkarte: Ideal für Ihre Geschäftsausgaben

Update: 15.10.2019
Ines Baur
von Ines Baur
Update: 15.10.2019
Auf einen Blick
  • Egal ob Reisekosten oder der Einkauf von Bürobedarf – eine Firmenkreditkarte vereinfacht die Abrechnung im Unternehmen und schafft Transparenz bei den Ausgaben.

  • Für Freiberufler und Selbstständige ist die Benutzung der Business Karte – neben der privaten Kreditkarte – perfekt, um Privatausgaben von Geschäftsausgaben zu trennen.
  • Je nach Karten-Herausgeber gibt es als Extras beispielsweise verlängerte Zahlungsziele, detaillierte Reportings für die Buchhaltung und eine Karte mit Firmenlogo.

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Viele große Unternehmen in Deutschland geben Firmenkreditkarten an ihre Mitarbeiter aus. Denn im Gegensatz zu Vorschüssen, die einen hohen Arbeitsaufwand mit sich bringen, lassen sich mit Firmenkreditkarten die Zahlungsprozesse optimieren und die Ausgaben gezielt kontrollieren. Die meisten Firmenkreditkarten ermöglichen zusätzlich detaillierte Reportings über Art und Umfang der Ausgaben.

Doch auch die Mitarbeiter profitieren natürlich vom Besitz einer solchen Kreditkarte. Bei Geschäftsreisen vereinfachen sie die Spesenabrechnung und bieten viele Extras, wie beispielsweise den Aufenthalt in der VIP-Lounge am Flughafen.

Für Selbstständige und Freiberufler vereinfacht eine Business Card die Buchhaltung, denn dank ihrer Nutzung sind berufliche und private Ausgaben übersichtlich voneinander getrennt.

Wer beantragt die Karte? Was steht drauf?

Selbstständige und Freiberufler beantragen die Firmenkreditkarte natürlich selbst, bei Angestellten erledigt das der Arbeitgeber. Auf der Business-Kreditkarte eines Unternehmens sind in der Regel die Namen von Unternehmen und Mitarbeiter vermerkt.

Was kostet eine Firmenkreditkarte?

Da die Ausgabe von Firmenkreditkarten bei den Banken liegt und so auch die Preisgestaltung, sind die Gebühren unterschiedlich. Sparkassen bieten einfache Unternehmenskreditkarten bereits ab 25 Euro pro Jahr an. Bei der Commerzbank gibt es die "Business Card Classic" ab 34,90 Euro pro Jahr. Die Hypovereinsbank bietet ihre "HVB-Corporate Card" zum Ausgabepreis von 15 Euro ohne Firmenlogo, 20 Euro mit Firmenlogo (zuzüglich einmalig 500 Euro für die Logo-Layout-Erstellung) an.

Ein Vergleich von Preis und Leistung lohnt sich immer. Holen Sie daher Angebote von verschiedenen Kreditinstituten ein und prüfen Sie diese auf Vor- und Nachteile. Übrigens: Solvente Geschäftskunden können attraktive Sonderkonditionen für ihr Unternehmen heraushandeln.

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Selbstständige und Freiberufler haben es oft schwer, das optimale Geschäftskonto zu finden. Fyrst, das neue digitale Angebot der Deutschen Bank und Postbank, bietet innovative Banking-Lösungen ohne monatliche Kontoführungsgebühr.

Maßgeschneiderte Karten fürs Geschäftsleben

Je nach Unternehmensgröße und Einsatzbereich wählen Firmen die Kreditkartenart. Ist die Karte für einen Mitarbeiter, der viel auf Geschäftsreisen im Ausland ist, dann sollte es eine Kreditkarte sein. Ist die Karte für einen Selbstständigen, der sie hauptsächlich vor Ort für Ausgaben wie Bürobedarf benötigt, kann eine Debit Card Sinn machen. Oder handelt es sich um einen Konzern, der Firmenkreditkarten für mehrere hundert Mitarbeiter benötigt? Dann dürfte eine Corporate Card in Frage kommen.

Debit Card

Wie die Girocard (ehemals EC-Karte). Diese Business Card lohnt sich für kleinere Betriebe und Selbstständige. Die Karte ermöglicht dank transparenter und effizienter Übersicht eine gute Kontrolle der Ausgaben. Streng genommen ist die Debitkarte keine Kreditkarte, da sämtliche Kartenumsätze unmittelbar vom hinterlegten Firmenkonto eingezogen werden.

Charge Card

Die Variante ist im eigentlichen Sinne die klassische Kreditkarte. Sämtliche Kartenumsätze summieren sich bis zu einem vereinbarten Stichtag und der offene Betrag wird im Anschluss über das hinterlegte Girokonto ausgeglichen. Je nach herausgebender Bank bieten diese Karten ein angepasstes Ausgabelimit und verschiedenste Extraleistungen.

Corporate Card

Die sogenannte Corporate Card ist eine Charge-Karte, die Unternehmen, Behörden oder Non-Profit-Organisationen mit sehr vielen Mitarbeitern bekommen. Inhaber profitieren von Extras wie verlängerten Zahlungszielen, detaillierten Infos über die Ausgaben und einer Kostenanalyse, die sie in ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning) übernehmen können.

Purchasing Card

Kugelschreiber, Druckerpatrone, Kopierpapier: Diese Kreditkarte ist speziell für das Beschaffungsmanagement (Einkäufer, Organisation) einer Firma gedacht.

Die Kreditkarten-Anbieter Visa und Mastercard arbeiten mit Partnerbanken zusammen (Emittenten). Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter Business-Kreditkarten möchten, wenden Sie sich an Ihr Kreditinstitut. American Express und Diners Club geben die Karten dagegen selbst aus. 

Business Card-Extras

Kreditkarten für Unternehmen bieten viele Vorteile. Kein Wunder, denn mit diesen Karten wird in der Regel viel Geld umgesetzt. Die Emittenten verdienen gut daran und können so Unternehmen als Kunden an sich binden oder gewinnen. Vorteile sind unter anderem:

  • verlängerte Zahlungsziele,
  • übersichtliche, detaillierte Reportings für die Buchhaltung,
  • bestimmte Ausgabenlimits für das Unternehmen,
  • Reduzierung von Bargeld-Vorschüssen für Mitarbeiter durch Kartenverfügbarkeit,
  • Vorteile bei Mietwagen,
  • Concierge Service bei der Organisation von Dolmetschern oder Konferenzräumen,
  • Jahresaufstellung am Ende des Steuerjahrs.

Firmenkreditkarte weg – was tun?

Genau wie bei der privaten Kreditkarte gilt hier: Umgehend über den Sperrnotruf (Telefonnummer: +49 116 116) sperren lassen und zudem den Arbeitgeber vom Verlust unterrichten. Befürchten Sie einen Missbrauch der Karte, sollten Sie sofort die Polizei verständigen. Von der Arbeitgeberseite gibt es bei Firmenkreditkarten Möglichkeiten, einen Missbrauch von vornherein einzuschränken. Das Unternehmen kann:

  • Limits für jede Firmenkreditkarte festlegen und so mögliche Schäden eingrenzen.
  • Spezielle Managementsysteme einsetzen, die einem autorisierten Personenkreis anzeigen, wann, wo und mit welcher Summe eine Firmenkreditkarte belastet wird. Bei Verdacht auf Kartenmissbrauch kann die Karte sofort gesperrt werden.

Alle Notrufnummern, um Ihre Kreditkarte oder Ihr Girokonto schnellstmöglich zu sperren. Außerdem können Sie Ihre eigenen Kartennummern im PDF eintragen und anschließend speichern und/oder ausdrucken.

Verhaltensregeln für Karteninhaber

Viele Arbeitgeber haben in Zusatzverträgen diverse Vorgaben für den verantwortungsvollen Umgang solcher Unternehmens-Kreditkarten aufgesetzt. Grundsätzlich gilt:

  • Minibar, Pay-TV, Wellness, etc.: Diese Angebote vom Hotel gehen nicht aufs Firmenkonto. Es sollte eine Selbstverständlichkeit sein, diese netten Extras nicht mit der Firmenkreditkarte zu zahlen, sondern aus dem privaten Geldbeutel.

  • Bargeldabhebungen: Eigentlich ist es nicht Sinn der Sache Bargeld abzuheben und mit Quittungen die bar bezahlten Positionen zu belegen und abzurechnen. Sinn der Kreditkarte ist der volle Karteneinsatz. Ausnahmen: Die Bezahlung ist nicht anders als bar möglich (zum Beispiel bei manchen Auslandseinsätzen).

  • Privatausgaben: Absolutes Tabu! Nicht einmal ausnahmsweise.

  • Upgrades: Wer mehr Luxus möchte, kommt dafür selbst auf, nicht das Unternehmen. 

  • Essen gehen mit Kollegen: Der kollegiale Lunch wird nur dann mit Kreditkarte bezahlt, wenn Geschäftsleitung das ausdrücklich gestattet.

  • Trinkgelder: Bei Unsicherheit einfach die Rechnung mit der Firmenkarte bezahlen und das Trinkgeld bar aus der eigenen Tasche drauflegen.

Wichtige Fragen und Antworten

Was genau ist der Unterschied zwischen einer privaten und einer Business Kreditkarte?

Eine Corporate Card oder Firmenkreditkarte stellt ein Unternehmen oder Arbeitgeber für die Mitarbeiter aus – bei großen Unternehmen können das hunderte sein. Die Abrechnung erfolgt über ein Konto. Die private Kreditkarte läuft auf eine Person, es gibt in der Regel noch eine Partnerkarte.

Was ist, wenn die Firma pleitegeht? Wer kommt für offene Abrechnungen der Firmenkreditkarten auf?

Hier kommt es auf die Vereinbarungen zwischen Firma, Unternehmen oder Organisation und dem Kreditkartenherausgeber an.

Wer profitiert von den Bonusprogrammen?

Von Rabatten bei der direkten Abrechnung – beispielsweise Vergünstigungen in Hotels – profitiert die Firma. Aber die übernimmt ja auch die Rechnung. Ist die Karte an ein Flug-Bonus-Meilen Programm geknüpft, gilt es abzusprechen, auf wen die Bonusmeilen gut geschrieben werden.

Wie sieht es mit E-Commerce und Mobile Payment bei Firmenkreditkarten aus?

In der Regel verfügen die Business Cards über volle E-Commerce- und Mobile Payment-Fähigkeiten (zum Beispiel Apple Pay, Google Pay, etc.).

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Quelle: www.datenschutzbeauftragter-info.de