Dienstrad Leasing: Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Überblick

Fahrradfahren ist gesund, umweltfreundlich und um einiges günstiger als manch anderes Fortbewegungsmittel. Fahrrad und E-Bike gelten neben dem Auto als Nummer eins der Individualverkehrsmittel. In den Städten steigt die Zahl der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die sich regelmäßig mit ihrem Rad auf den Weg zum Job machen.  

Kein Wunder, dass Unternehmen den Trend erkannt haben und fördern. Sie stellen ihren Mitarbeitern vermehrt neben Dienstwagen auch Dienstfahrräder zur Verfügung. Große Konzerne wie Bosch, L'Oréal oder Rewe bieten ihren Mitarbeitern ebenso Dienstrad Leasing an, wie kleine Unternehmen oder Handwerksbetriebe. Der Run der Firmen auf das Jobfahrrad hat unterschiedliche Gründe. Eine wichtige Rolle spielen neben Klimaschutz und Mitarbeitergesundheit sicher die steuerliche Förderung, die das Prinzip Dienstrad mit sich bringt.

Dienstrad Leasing oder Jobrad kaufen?

Möchte ein Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Dienstfahrrad zur Verfügung stellen, hat er folgende Möglichkeiten:  

• Der Arbeitgeber kauft das Dienstrad für den Mitarbeiter.
• Der Arbeitgeber least ein Dienstrad und übernimmt die Leasingraten komplett.
• Der Arbeitgeber least ein Dienstrad, die Leasingraten übernimmt der Arbeitnehmer.

Wie wird ein Firmenfahrrad versteuert?

Nachfolgend schauen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten, vor allem deren steuerliche Aspekte, einmal genauer an.

Jobrad kaufen für Mitarbeiter

Bei dieser Variante kauft der Arbeitgeber das Fahrrad und überlässt es seiner Mitarbeiterin beziehungsweise seinem Mitarbeiter zusätzlich zum Gehalt. Die Anschaffungskosten – also der Nettopreis des Fahrrads – kann der Arbeitgeber über sieben Jahre abschreiben.  

Für den Arbeitnehmer bedeutet das, er radelt gänzlich kostenlos. Da er das Dienstrad nämlich zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn zur Verfügung gestellt bekommt, muss er den geldwerten Vorteil nicht versteuern. "Wird ein normales Fahrrad, welches nicht als Kraftfahrzeug eingestuft wird, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn – also nicht über einen Gehaltsverzicht – überlassen, ist die Überlassung steuerfrei", bestätigt auch Christina Georgiadis, Pressesprecherin des Lohnsteuerhilfevereins Vereinigte Lohnsteuerhilfe (VLH). "Diese steuerfreie Überlassung führt zu einer Sozialversicherungsfreiheit."  

Wichtig: Ausgenommen davon sind hier E-Bikes als Dienstfahrräder, deren Motor Geschwindigkeiten von mehr als 25 Stundenkilometern unterstützt. Dann gilt das Fahrrad laut Gesetz als Kraftfahrzeug und fällt unter die Regelungen für Dienstwagen.  

Wissen sollten Arbeitgeber, dass sie sich bei einem Kauf auch um das gesamte "Drumherum" kümmern müssen. Dazu gehören unter anderem die Themen Versicherung, Wartung, Einkauf und Lieferung. Deshalb ist es wichtig, die vertraglichen Regelungen gemeinsam mit den Mitarbeitenden in einem Überlassungsvertrag festzuhalten. Zu klären ist, ob und wie das Rad versichert ist, wer sich um Wartung und Pflege kümmert oder etwa, was mit dem Rad geschieht, sollte das Arbeitsverhältnis – aus welchem Grunde auch immer – unerwartet beendet werden. Ist sicher machbar, fordert jedoch firmeninterne Manpower. Wer diesen Aufwand scheut oder nicht das Geld für Diensträder auf den Tisch legen kann, hat die Möglichkeit ein Rad zu leasen. 

• Biallo-Lesetipp: Zweirad-Versicherungen für Fahrrad, Pedelec, E-Bike und Co.

Dienstrad Leasing über den Arbeitgeber

Entscheidet sich ein Arbeitgeber für das Modell Dienstrad Leasing, wählt er einen Spezialanbieter aus, mit dem er arbeiten möchte. Der Mitarbeiter sucht sich dann bei einem Vertragshändler des Anbieters ein Fahrrad oder E-Bike aus. Steht die Wahl fest, least der Arbeitgeber das Rad in der Regel für einen Zeitraum von 36 Monaten und überlässt es dem Mitarbeiter zur beruflichen und privaten Nutzung. Und er übernimmt die Leasingkosten. Details zur Nutzung sollten auch hier zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Überlassungsvertrag, den die Anbieter aufsetzen, geregelt werden. Da der Chef allein die Kosten für das Dienstfahrrad trägt, muss der geldwerte Vorteil, den der Arbeitnehmer durch die private Nutzung hat, nicht versteuert werden. Das Dienstrad gibt es zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn dazu.  

Das Leasingmodell gilt nur dann vor dem Finanzamt, wenn der Arbeitgeber der Leasingnehmer ist. Er sollte daher  

• einen Teil der Kosten – etwa Wartung oder Versicherung – übernehmen.
• dem Mitarbeiter keine Kaufoption zum Ende des Leasingvertrages einräumen.
• den Überlassungsvertrag für das Dienstfahrrad an das Arbeitsverhältnis knüpfen.

Dienstfahrrad Leasing: Mitarbeiter übernimmt die Leasingraten selbst

Eine Chance für jeden Arbeitnehmer günstig an ein Fahrrad zu kommen, ist das Dienstfahrrad Leasing per Gehaltsumwandlung. Gegenwärtig die häufigste Form des Dienstrad-Leasings hierzulande. "Aktuell bietet die Mehrzahl unserer Kunden Diensträder per Gehaltsumwandlung an", sagt Lisa-Maria Barra von der JobRad GmbH. "Allerdings nimmt die Zahl der Arbeitgeber, die Job-Räder als Gehaltsextra anbieten, zu."  

Bei einer Gehaltsumwandlung oder Barlohnumwandlung entscheidet sich die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer, einen Teil des vertraglichen Arbeitsentgelts nicht in bar, sondern als Sachbezug zu erhalten. In der Praxis bedeutet das, der Arbeitgeber hält einen Teil des monatlichen Gehalts – beim Dienstrad Leasing in Höhe der Leasingrate – ein und wandelt ihn in einen Sachlohn um. Beim Firmenrad ist es die Überlassung eines Fahrrads oder E-Bikes. Da der Mitarbeiter sein Dienstrad auch in seiner Freizeit nutzen möchte oder wird, hat er für diese private Nutzung den geldwerten Vorteil mit 0,25 Prozent zu versteuern. Diese Bemessungsgrundlage gilt für Elektrofahrräder bis 25 km/h und „normale“ Drahtesel.

• Biallo-Lesetipp: Wie Sie Ihren Dienstwagen versteuern, lesen Sie in einem weiteren Ratgeber von uns.

Was kostet ein Firmenfahrrad?

Im Folgenden finden Sie eine Gegenüberstellung der Ausgaben bei Leasing oder Kauf eines Firmenfahrrads.

Jobrad Leasing & Kauf im Vergleich 

In einem Fall stellt ein Arbeitgeber seinem Angestellten (mit monatlichem Bruttogehalt von 3.000 Euro, Steuerklasse I, Bundesland Bayern, Rentenversicherungspflicht, Krankenversicherung gesetzlich mit 1,7 Prozent Zusatzbeitrag, Lohnsteuerjahr 2024, nicht in der Kirche) ein geleastes Fahrrad per Gehaltsumwandlung zur Verfügung. In dem anderen Fall kauft sich der Arbeitnehmer das Rad direkt beim Fahrradhändler.

Quelle zur Berechnung: Rechner JobRad GmbH, alle Angaben ohne Gewähr; Angaben für einen Arbeitnehmer mit Steuerklasse 1 aus Bayern, keine Kinder, nicht in der Kirche.

Der Arbeitnehmer zahlt in diesem Beispiel monatlich 28,75 Euro netto für das Rad und hat es immer zur Verfügung. Die Nettobelastung beläuft sich während der 36-monatigen Laufzeit – inklusive Inspektions-Service – auf 1.305 Euro.

Jobrad Leasing: Was sind die Nachteile?

Leasing über einen Spezialanbieter hat neben den genannten Vorteilen, was Steuer, Vereinfachung des Verwaltungsaufwand und Mitarbeitermotivation betrifft, auch Nachteile. Zum einen kostet der Service der Spezialanbieter natürlich Geld. Weiter sind die Auflagen, was Versicherungsschutz betrifft, streng geregelt. So ist ein umfassender Versicherungsschutz – Vollkasko – angesagt.  

Das Modell Firmenfahrrad Leasing hat nicht nur Befürworter. Es gibt auch Gegenstimmen und harsche Kritik. So etwa von der Vereinten Dienstleistungsgewerkschaft Verdi. Hier kritisiert man, dass Arbeitgeber, die auf Grund des Dienstradprinzips weniger in die Rentenversicherung einzahlen, nur scheinbar sparen. Vielmehr müsse man daran denken, dass die spätere Rente sinke, wie auch die Ansprüche auf Krankengeld und Arbeitslosenunterstützung. Deshalb lehne man Modelle der Entgeltumwandlung ab, in denen tarifliche Bestandteile des Gehalts gekürzt werden. Anders sähe es aus, wenn Arbeitgeber bereit seien, on top die Leasingraten zu finanzieren. 

Dienstradfahrrad Leasing & Endversteuerung

Nach dem Ablauf des in der Regel 36-monatigen Leasingvertrags kann der Arbeitnehmer, wenn er möchte, das Dienstrad günstig übernehmen, sprich kaufen. „Der Preis liegt nach 36 Monaten bei der Ablöse so um die 17 bis 18 Prozent vom Originalpreis", erklärt Steuerberater Oliver Hagen aus Berlin. "Die Finanzverwaltung geht bei der steuerlichen Beurteilung jedoch nach diesen 36 Monaten von 40 Prozent des Neupreises aus." Die Differenz, zwischen dem, was der Mitarbeiter zu zahlen hat und den pauschalen 40 Prozent ist sogenannter steuerpflichtiger Arbeitslohn von Dritter Seite. Der wiederum ist zu versteuern. "Steuerpflichtig ist zwar der Arbeitnehmer, aber der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer abführen", erklärt Hagen.  

Nun gibt es Anbieter, die beim Thema Endversteuerung im Sinne ihrer Kundinnen und Kunden reagiert haben und im Rahmen der Möglichkeit zur Pauschalversteuerung die Steuerlast tragen. Wichtig jedoch: "Wenn der Provider zusagt, den Restbetrag zu versteuern, in der Zwischenzeit aber vielleicht insolvent ist, liegt die Steuerpflicht beim Arbeitgeber." Die Steuerbelastung für den Arbeitgeber schätzt der Steuerberater in diesem Fall auf 15 bis 20 Prozent des ursprünglichen Kaufpreises. "Bei einem Kaufpreis von 3.000 Euro müsste der Arbeitgeber nochmal 500 Euro nachzahlen", rechnet er vor. "Es ist wirklich wichtig, sich einen seriösen Anbieter mit einer hohen Bonität zu suchen", empfiehlt Hagen.  

Wichtig: Ein Kauf sollte nicht im Voraus vertraglich vereinbart werden. Insbesondere wenn der Arbeitnehmer die Leasingrate über eine Gehaltsumwandlung komplett selbst finanziert. Hier könnte es sein, dass bei einer Betriebsprüfung der Arbeitnehmer als wirtschaftlicher Leasingnehmer eingeordnet wird. Als Konsequenz müsste dann der Arbeitgeber Sozialabgaben nachzahlen und die als Vorsteuer geltend gemachte Umsatzsteuer ans Finanzamt zurückzahlen. Um derartige Risiken auszuschließen, sollten Arbeitgeber und Mitarbeiter darauf achten, dass der Dienstradanbieter die Übernahme nach Leasingende zwar beabsichtigt, nicht jedoch von vornherein fest zusichert.  

• Biallo-Lesetipp: Welche Förderung für Elektroautos gibt es?

Lohnt sich ein Jobrad?

Dienstfahrräder rentieren sich nicht nur für große Firmen. Auch für mittelständische und kleine Unternehmen ist das Prinzip auf alle Fälle interessant. "Dienstradleasing rechnet sich grundsätzlich für Arbeitgeber aller Größen", bestätigt auch Experte Hagen. "Es ist nur die Frage, ob man über einen Provider geht oder es selbst organisiert. Oft ist die Dienstleistung der Anbieter für den Arbeitgeber kostenfrei."  

Achtung: Für nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist das Modell Dienstrad rein rechnerisch weniger interessant, punktet aber natürlich genauso in Sachen Klimathematik und Fitness.

• Biallo-Lesetipp: Neben dem Dienstrad gibt es weitere steuerfreie Extras vom Chef. Welche das sind, erfahren Sie in einem weiteren Ratgeber von uns.

Dienstfahrrad: Was Arbeitnehmer & Arbeitgeber berücksichtigen sollten

Folgende wichtige Punkte sollten Arbeitnehmer außerdem berücksichtigen, wenn sie über das Thema Firmenfahrrad nachdenken:

Pendlerpasuchale: Arbeitnehmer können auch beim Dienstfahrrad die Pendlerpauschale nutzen. Bedeutet: Sie können 30 Cent pro Kilometer und einfache Strecke am Tag von der Steuer absetzen.

Aufladen eines privaten E-Bikes im Betrieb: Wer ein E-Bike als Dienstrad erhält und im Betrieb aufladen darf, kann das steuerfrei machen. Diese Steuerbefreiung ist aktuell befristet bis zum 31. Dezember 2030. Voraussetzung ist, dass dieser geldwerte Vorteil zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. 

Gesetzlicher Unfallschutz: Was den gesetzlichen Unfallschutz betrifft, gilt für Fahrten mit dem Dienstrad die gleiche Regelung wie bei allen Arbeitswegen. Versichert sind nur Unfälle auf dem direkten Weg zur Arbeit und/oder nach Hause oder während einer Dienstfahrt. Selbst ein kleiner Umweg reicht aus, um den gesetzlichen Schutz zu verlieren.

Fahrradversicherung: Meist ist es sinnvoll, zusätzlich eine Fahrradversicherung abzuschließen. Natürlich nur, sollte die Vollkasko-Versicherung nicht sowieso beim Leasingangebot dabei sein. Die Kosten für die Police trägt je nach Absprache entweder der Arbeitgeber oder der Mitarbeiter. Wem die Versicherung über den Provider zu teuer erscheint, kann und sollte sich Angebote über einen unabhängigen Makler oder Berater einholen.

Überlassungvertrag: Ein Fahrrad kann schnell 3.000 Euro und mehr kosten. Daher sollte ein Unternehmer den Mitarbeitern das Rad nicht einfach so überlassen. Besser ist es, von Vorherein die Rechte und Pflichten zu in einem Überlassungsvertrag zu regeln. Es ist sinnvoll, sämtliche Abmachungen und Pflichten ausführlich zu beschreiben. Selbst wenn diese als selbstverständlich gelten. Zum Beispiel, dass das Rad mit einem guten Schloss gesichert werden muss. Und natürlich auch, was die Haftung betrifft, sollte das nicht geschehen.

Welches Fahrrad eignet sich als Dienstrad?

Bei der Wahl des Fahrrad-Typs gibt es eigentlich keine Einschränkung, man ist frei in seiner Wahl. Ob Mountainbike, Rennrad, Holland-Rad, City Bike, Lastenrad, Klapprad, Dreirad – mit oder ohne Motor – so ziemlich alles ist möglich. Sicher macht ein filigranes Rennrad für das Ausliefern von Waren wenig Sinn. Letztendlich sollten daher Chef und Mitarbeiter sich absprechen, wenn das Dienstfahrrad spezielle Zwecke erfüllen soll.

Wissen und bedenken sollte man, dass nur Elektrofahrräder mit einer Geschwindigkeit von bis zu 25 km/h – die sogenannten Pedelecs – mit unmotorisierten Rädern gleichgesetzt sind. "Ein Elektrofahrrad wird als normales Fahrrad eingestuft, wenn es mit einer elektrischen Trethilfe bis 25 km/h, mit einer Nenndauerleistung von höchstens 0,25 kW ausgestattet ist. Oder über eine selbstständig beschleunigende Anfahr- oder Schiebehilfe bis sechs km/h verfügt", sagt Georgiadis von der VLH.

Dienstrad versteuern: E-Bike über den Arbeitgeber – lohnt sich das?

Möchte der Arbeitnehmer unbedingt ein leistungsstarkes S-Pedelec, gelten andere Regeln. Denn Elektrofahrräder, deren Motoren Geschwindigkeiten von über 25 km/h leisten können, zählen rein verkehrsrechtlich zu den Kraftfahrzeugen. Betriebliche Fahrräder werden steuerlich dem Dienstwagen gleichgestellt. "Die Konsequenz ist, dass private Fahrten mit dem Dienst-S-Pedelec seit Jahresbeginn zwar ebenfalls nur nach der 0,25 Prozent-Regelung zu versteuern sind," erklärt Barra. "Wie beim elektrischen Dienstwagen müssen jedoch zusätzlich die Anfahrtskilometer, einfacher Arbeitsweg, mit 0,03 Prozent der geviertelten und auf volle Hundert abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung versteuert werden."  

Beispiel für die Versteuerung der Anfahrtskilometer: Ein Angestellter nutzt ein S-Pedelec im Wert von 3.000 Euro unverbindliche Preisempfehlung als Dienstfahrrad. Er hat einen Anfahrtsweg zur Arbeit von zehn Kilometern. Er muss monatlich ein Viertel der unverbindlichen Preisempfehlung des S-Pedelecs (Rechnung: 3.000 Euro / 4 = 750 Euro), auf einhundert abgerundet (700 Euro) mit 0,03 Prozent versteuern: 700 Euro * 0,03 Prozent * 10 km * = 2,10 Euro. Pro Monat muss er also 2,10 Euro zusätzlich versteuern.  

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Firmenrad: Was sind die Vorteile für Arbeitgeber?

Die Vorteile für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen liegen auf der Hand. Doch welche Vorteile bietet Dienstrad-Leasing der Arbeitgeberseite? Die Vorteile für Arbeitgeber sind:  

• Fahrradfahrer sind in der Regel oft gesünder und fitter. Denn Mitarbeiter, die regelmäßig Sport treiben – etwa radeln – haben weniger krankheitsbedingte Fehltage. Zu diesen Ergebnissen kamen mehrere Studien im In- und Ausland.
• Wer einen Teil seiner Firmen-Flotte auf Dienstfahrräder "umrüsten" kann, hat einen geringeren Platzbedarf an firmeneigenen Pkw-Parkplätzen. Das stellt eine weitere Kostenersparnis dar, die sich vor allem in Städten bemerkbar macht.
• Die laufenden Kosten für das Leasing, wie Versicherung und Wartung, können von Unternehmern als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Selbstverständlich nur, wenn sie diese auch übernehmen.
• Jeder Mitarbeiter, der ein Dienstfahrrad statt eines Dienstwagens nutzt, trägt effektiv zur Luftreinhaltung bei. Das ist gut für die Umwelt und für das "grüne" Image einer Firma.
• Ein Dienstrad als Gehaltsextra bedeutet Anerkennung und motiviert. Das wiederum kann sich auf Produktivität und Loyalität auswirken.
• Unternehmen, die beim Recruiting Benefits wie Diensträder angeben, sprechen am Arbeitsmarkt verstärkt junge Fachkräfte an.
• Entscheidet sich ein Mitarbeiter für Fahrradleasing über 100 Euro statt 100 Euro Gehaltserhöhung, spart der Arbeitgeber bei den Gehaltsabgaben. Um für alle Seiten ein finanzielles Optimum zu schaffen, ist eine Beratung beim Steuerberater durchaus sinnvoll.

Radelnde Mitarbeiter sind gesünder und stressresistenter

Der Verkehrsträgervergleich des Umweltbundesamtes ergab, dass man mit Radeln oder zu Fuß gehen 139 Gramm CO2-Äquivalente pro Personenkilometer einsparen könnte. Hochgerechnet bedeutet das: Wenn ein Pendler eine Strecke von fünf Kilometern mit dem Rad statt dem Auto zur Arbeit fährt, dann spart er an 200 Arbeitstagen 280 Kilogramm CO2-Emissionen ein. Im März 2017 veröffentlichte das British Medical Journal eine Studie. Untersucht worden waren hierzu über 250.000 Pendler und die Art und Weise, wie sie zur Arbeit gelangten: Mit dem Fahrrad, dem Auto, öffentlichem Nahverkehr oder einer Mischung aus alldem. Das Resultat war nicht verwunderlich: Die Radler waren die deutlich gesündeste Gruppe. Ihr allgemeines Sterberisiko war laut Studie um 41 Prozent niedriger als das der Autofahrer und Nahverkehrsnutzer. Das Risiko der regelmäßigen Radler, an einer Herzkrankheit zu sterben, war 52 Prozent geringer. Auch das Risiko, an Krebs zu erkranken, lag rund 40 Prozent unter dem Durchschnitt.  

Andere Studien sagen, dass regelmäßiges Radeln aufgrund der gleichmäßigen, zyklischen Bewegungsform eine massive entspannende Wirkung haben soll und sich so Stress abbauen lässt. Weiter können bei Ausdaueraktivitäten – zum Beispiel schon bei einem 30-minütigen Arbeitsweg mit dem Fahrrad – die körpereigenen Glückshormone Endorphin und Adrenalin ausgeschüttet werden, die depressiven Zuständen oder anderen psychischen Problemen entgegenwirken können. Vielleicht ein Grund, dass radelnde Mitarbeiter im Allgemeinen als stressresistenter und leistungsfähiger gelten. Und auch als glücklicher.

Firmenrad Leasing für Selbstständige & Freiberufler 

Selbstständige, Gewerbetreibende und Freiberufler müssen den privaten Nutzungsanteil geleaster Dienstfahrräder nicht versteuern. Wer sich für ein Leasing entschließt, kann die Leasingraten und die laufenden Kosten als Betriebsausgabe geltend machen. Weiter können Selbstständige, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, die in den Raten enthaltene Umsatzsteuer von den Leasingraten abziehen. Für Pendelfahrten mit dem Rad zur Firma können auch sie – ohne Fahrtenbuch – eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro/Kilometer pro einfachem Arbeitsweg ansetzen. Da ein Steuervorteil vom individuellen Daten wie Umsatz und Steuersatz abhängt, ist eine Beratung beim Steuerberater angebracht. Experte Hagen rät Selbstständigen: "Holen Sie sich ein Dienstfahrrad. Es lohnt sich. Und die Frage, ob Selbstständige ein Rad leasen oder kaufen, ist eine rein wirtschaftliche Frage. Keine steuerliche Entscheidung.