Business-Apps

Die besten Apps für Selbstständige und Unternehmer

Caroline Benzel

Autorin

Aktualisiert am: 27.06.2024

Auf einen Blick

Mobiles Arbeiten mit Smartphone, Tablet & Co. gehört heutzutage für Selbstständige und Unternehmer zum Arbeitsalltag.
Dabei helfen Apps, nicht nur E-Mails von unterwegs zu checken, sondern beispielsweise auch Projekte zu planen, mit virtuellen Teams zu chatten und gleichzeitig Notizen und Dokumente auszutauschen.
Unser Ratgeber nimmt zahlreiche Apps, die Ihr mobiles Büro effizienter und produktiver machen können, genauer unter die Lupe.

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Das erwartet Sie in diesem Artikel

Apps fürs Dateimanagement
Smartphone als Notizblock
Kalender-Apps
Budget-Planning-Apps
Teamarbeit und Projektmanagement
Selbstdarstellung und Networking
Das richtige Geschäftskonto
Sicherheit rundum Smartphone, Tablet & Co.

Mobiles Arbeiten ist für viele Selbstständige und Unternehmer selbstverständlich. Gut, dass es inzwischen viele praktische Tools fürs Smartphone gibt, die das Arbeiten unterwegs leichter machen.

Dabei ermöglichen die praktischen Apps und Tools nicht nur, sich und Teams besser zu organisieren, sie erlauben auch, ohne Zeit- und Datenverlust vom Rechner aufs Smartphone oder Tablet zurück zu wechseln. Sprich: Wer einen Text am Computer begonnen hat, kann ihn in Ruhe am Tablet oder sogar auf dem Handy zu Ende schreiben. Voraussetzung ist nur, dass die richtigen Programme und Apps auf den gewünschten Endgeräten installiert sind.

Apps fürs Dateimanagement

Von unterwegs auf Texte, Bilder, Tabellen und Präsentationen Zugriff haben. Das erlauben so genannte Dateimanagement-Systeme, auch Clouds genannt. Welche App geeignet ist, hängt vor allem davon ab, welches System am eigenen Rechner genutzt wird. Manchmal sind auch mehrere Systeme notwendig, etwa wenn ein Kunde ein anderes System nutzt, als man selbst.

Wer kein Geld ausgeben will, kann seine Daten auch auf verschiedene Systeme verteilen, um Geld zu sparen. Denn die meisten Cloud-Lösungen bieten Gratis-Speicherplatz an. Erst wenn dieses Gratis-Volumen überschritten wird, fallen zusätzliche Kosten an.

Gängige Cloud-Systeme mit dazu passenden Apps sind Dropbox, Google Drive, One Drive, HiDrive von Strato und Apples iCloud. Allerdings sollten Sie als Unternehmer darauf achten, dass Sie eher mit einem Anbieter arbeiten, der auf deutschen Servern speichert. Es könnte ansonsten Probleme hinsichtlich des Datenschutzes geben.

1. HiDrive von Strato (Einzelunternehemer + Unternehmen)

Bei HiDrive handelt es sich um den größten deutschen Cloud-Speicher. Vorteil: Die Daten werden auf deutschen Servern gespeichert. Dauerhaft Gratis-Speicherplatz gibt es bei HiDrive indes nicht.

250 GB Speicher: 1 Monat kostenlos, danach 3 Euro pro Monat
500 GB SPeicher: 1 Monat kostenlos, danach 5 Euro pro Monat
1 TB Speicher: 12 Monate für je 1 Euro, danach 7,50 Euro pro Monat
3 TB Speicher: 1 Monat kostenlos, danach 18 Euro pro Monat

Zudem gibt es auch Business-Lösungen von HiDrive.

Starter: 1 Monat kostenlos, danach 15 Euro pro Monat, 1 TB Speicher, 5 Nutzer
Basic: 3 Monate für je 1 Euro, danach 30 Euro pro Monat, 3 TB Speicher, 10 Nutzer
Plus: 3 Monate für je 1 Euro, danach 65 Euro pro Monat

HiDrive ist ein Angebot von Strato, einem der größten Webhosting-Anbieter in Deutschland. Um HiDrive zu bedienen, ist ein wenig technisches Können gefragt. Die Benutzeroberflächen sind nicht ganz so nutzerfreundlich, wie die von Dropbox oder OneDrive gestaltet.

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2. Google Drive (Einzelunternehemer + Unternehmen)

Google Drive ist mehr als eine Cloud-Lösung. Das Besondere an Google Drive ist vor allem, dass über Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen mehrere Personen gleichzeitig am selben Dokument arbeiten können – und zwar ortsunabhängig. So ist es beispielsweise denkbar, dass mehrere Personen dieselbe Excel-Tabelle oder dasselbe Word-Dokument bearbeiten. Die Synchronisierung funktioniert geräteübergreifend auf den Betriebssystem macOS, Linux, Windows, Android, und iOS in Echtzeit.
Praktisch: 15 Gigabyte Speichervolumen sind gratis in Ihrem privaten Konto enthalten. Ihren Speicherplatz können Sie mit Google One vergrößern.

Basic: 19,99 Euro pro Jahr, 100 GB Speicherplatz
Standard: 29,99 Euro pro Jahr, 200 GB Speicherplatz
Premium: 99,99 Euro pro Jahr, 2 TB Speicherplatz

Für Unternehmen gibt es die Lösung Google Workspace. Folgende Versionen können Sie mit Ihrem Team nutzen:

Business Starter: 5,20 Euro (Aktion für 12 Monate 4,86 Euro) pro Nutzer und Monat, 30 GB Speicherplatz
Business Standard: 10,40 Euro (Aktion für 12 Moante 9,36 Euro) pro Nutzer und Monat, 2 TB Speicherplatz
Business Plus: 15,60 Euro pro Nutzer und Monat, 5 TB Speicherplatz
Enterprise: kontaktieren Sie den Vertrieb, um den genauen Preis zu erfahren, unbegrenzter Speicherplatz

Neben dem Speicherplatz kommen dann weitere Team-Tools wie Chat-Funktion, Videokonferenzen, Business-Mails und ein gemeinsamer Kalender hinzu.
Für die Arbeit im Team ist praktisch, dass Sie Bearbeitungsverläufe nachverfolgen und ältere Versionen auch wiederherstellen können.

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3. Dropbox (Einzelunternehemer + Unternehmen)

Dropbox ist Vorreiter unter den Cloud-Systemen und bis heute äußerst erfolgreich. Dabei gibt es in der Gratis-Variante der Dropbox lediglich zwei Gigabyte (GB) Speicherplatz. Sie können die Cloud für mehr Geld auch aufrüsten:

Plus (Einzelnutzer): 9,99 Euro pro Monat, 2 TB Speicher
Family (Familiengruppe): 16,99 Euro pro Familie und Monat, 2 TB Speicher, bis zu 6 Nutzer
Professional (Einzelnutzer): 16,58 Euro pro Monat, 3 TB Speicher

Für Business-Kunden gibt es spezielle Tarif-Angebote, die darauf ausgerichtet sind, Teams zusammenarbeiten zu lassen. Wenn Sie also Dropbox im Team nutzen möchten, kommen folgende Optionen für Sie in Frage:

Standard: 12 Euro pro Nutzer und Monat, 5 TB Speicher, mindestens 3 Nutzer
Advanced: 18 Euro pro Nutzer und Monat, Speicher so viel Sie brauchen, mindestens 3 Nutzer
Enterprise: Preis auf Anfrage, Speicher so viel Sie brauchen, mindestens 3 Nutzer

Das ist nicht billig, dafür synchronisiert Dropbox geräteübergreifend wirklich schnell. Dropbox läuft sowohl auf Windows-, Android und Apple-Geräten. Besonders praktisch an der App ist der integrierte Dokumenten-Scanner und die Möglichkeit, Fotos automatisch hochzuladen. So gehen wichtige Fotos nie verloren, selbst falls das Smartphone verloren geht. Ebenfalls gut: Über die Dropbox lassen sich Dateien wiederherstellen und die Bearbeitungsverläufe anzeigen.

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4. MagentaCloud (Einzelunternehemer)

Wem wichtig ist, dass die Daten auf deutschen und nicht amerikanischen Servern gespeichert werden, kann sich auch für das Angebot der Telekom entscheiden. Die MagentaCloud bietet jedem, der sich anmeldet, drei Gigabyte Speicher gratis. Telekom-Kunden bekommen sogar 15 Gigabyte. Natürlich können Sie beim Speicherplatz auch hier aufrüsten:

M: 1,95 Euro pro Monat, 100 GB Speicherplatz
L: 4,95 Euro pro Monat, 500 GB Speicherplatz
XL: 9,95 Euro pro Monat, 1 TB Speicherplatz
XXL: 39,95 Euro pro Monat, 5 TB Speicherplatz

Auch über die MagentaCloud lassen sich Daten geräte- und systemübergreifend synchronisieren und freigeben. Der Vorteil: Die Server sind in Deutschland. Nachteil: Telekom-Werbung gehört mit dazu, und die Bedienbarkeit ist weniger komfortabel als bei den amerikanischen Platzhirschen. Außerdem ist die MagentaCloud nur für Einzelunternehmer nutzbar. Eine Lösung für Teams bietet der Telefonkonzern aus Deutschland derzeit nicht an.

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Smartphone als Notizblock

Die meisten Menschen haben ihr Smartphone fast immer dabei. Was läge also näher, als Einkaufslisten, plötzliche Geistesblitze und To-do-Listen ebenfalls mit dem Smartphone zu verwalten. Zumal sich im Smartphone leicht Sprachaufnahme, Fotos und geschriebene Listen verbinden lassen.

Ausgewählte Apps für Notizen:

Bei den Notizen-Apps müssen Sie entscheiden, was Ihnen wichtig ist. Außerdem müssen Sie als Unternehmer wissen, ob Sie die Notizen-App mit Ihrem Team zusammen nutzen möchten.

1. Google Notizen (Google Keep)

Google Notizen (Google Keep) ist ein praktisches Tool, das sich sowohl am PC als auch auf einem Smartphone nutzen lässt. Neben den normalen Notizen lassen sich Fotos, Skizzen und Sprachnotizen aufnehmen, welche dann transkribiert werden.
In der Fotofunktion ist eine Texterkennung enthalten, so dass später etwa Fotos des fotografierten Dokuments angezeigt werden, wenn eine entsprechende Suche erfolgt. Für jede Notiz können auch Erinnerungen erstellt und die Notizen mit Labels versehen werden.

Am Rechner können Sie die Notizen einfach über Ihr Google-Konto abrufen. Außerdem können Sie Listen erstellen und abhaken. Selbstverständlich gibt es auch die Möglichkeit, Notizen zu teilen. Summa summarum ein praktisches Tool, welches Sie auch wunderbar in den Google Kalender integrieren können. Kostenfaktor: 0 Euro.

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2. Evernote

Auch Evernote ist ein cleveres Programm für Notizen. Zwar werden Sprachaufnahmen hier nicht direkt transkribiert, sondern lediglich als Audio-Datei gespeichert. Dafür kann man die Kamera-Funktion wie einen Dokumenten-Scanner nutzen. Das Programm erkennt das Dokument und lässt störende Hintergründe gleich weg. Notizen lassen sich natürlich auch per Stift-Funktion oder über die Tastatur eingeben.
Bei Evernote gibt es sowohl eine Gratis- als auch mehrere Bezahl-Versionen.

Free, kostenfrei, Synchronisation auf 2 Geräten, 60 MB/Monat Upload-Kontingent, 25 MB maximale Notizgröße
Personal: 6,99 Euro pro Monat, Synchronisation auf beliebig vielen Geräten, 10 GB monatliches Upload-Kontingent, 200 MB maximale Notizgröße
Professional: 8,99 Euro pro Monat, Synchronisation auf beliebig vielen Geräten, 20 GB monatlichem Upload-Limit, Integration mit Slack, Salesforce, Microsoft Teams und weiteren Diensten

Evernote kann die Organisation von Projekten erleichtern, da Notizen mit Links, Checklisten, Tabellen, Anhängen und Audioaufnahmen versehen werden können. Selbst handgeschriebene Notizen lassen sich durchsuchen und natürlich gibt es eine Erinnerungsfunktion und die Möglichkeit, Notizen zu teilen. Evernote-Notizen können Sie geräteübergreifend synchronisieren.

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3. OneNote

OneNote ist das Notizen-Programm von Microsoft. Unter Windows 10 ist es bereits installiert. Es gibt aber auch die dazu passende App für Android, iOS und Desktop. Mit dem Tool lassen sich virtuelle Notizbücher über die Cloud OneDrive verwalten und anlegen. Diese ist somit Voraussetzung, damit Ihre OneNote-Notizen synchronisiert werden können. Wenn Sie kein Einzelunternehmer sind und Ihnen die 5 GB kostenloser Speicherplatz nicht reichen, zahlen Sie somit ordentlich drauf.

OneDrive Basic: kostenlos, 5 GB nur Speicher
OneDrive Standalone: 20 Euro im Jahr, 100 GB nur Speicher
Microsoft 365 Single: 69 EUro im Jahr oder 7 Euro pro Monat, 1 TB Speicherplatz + weitere Dienste wie Word, Excel oder Powerpoint
Microsoft 365 Family: 99 Euro im Jahr oder 10 Euro pro Monat, 6 TB Speicher + weitere Dienste wie Word, Excel oder Powerpoint, bis zu 6 Nutzer

Für Unternehmen werden folgend Pakete angeboten:

OneDrive for Business (Plan 1): 4,20 Euro pro Nutzer und Monat, Dateifreigabe und OneDrive-Speicher
OneDrive for Business (Plan 2): 8,40 Euro pro Nutzer und Monat, Dateifreigabe und OneDrive-Speicher
Microsoft 365 Business Basic: 5,10 Euro pro Nutzer und Monat, Microsoft Teams und Cloudspeicher
Microsoft 365 Business Standard: 10,50 Euro pro Nutzer und Monat, Microsoft Teams und Cloudspeicher, E-Mail für Unternehmen, Office-Apps

Um Notizen festzuhalten, müssen Sie erst einmal ein Notizbuch erstellen und einen Abschnitt festlegen. Notizen können Bilder, Audioaufzeichnungen, per Tastatur oder Stiftfunktion eingegebene Notizen, Links und Videos sein. Die Daten werden automatisch über OneDrive synchronisiert und sind somit auf allen gewünschten Geräten abrufbar. Für Kurznotizen gibt es bei der App einen getrennten Bereich.

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Kalender-Apps

Sich selbst oder auch ganze Teams – selbst virtuell über Grenzen hinweg – zu organisieren, ist für Selbstständige und Unternehmer besonders wichtig. Hilfreich sind dabei Kalender-Apps, die auf Rechnern und mobilen Geräten gleichermaßen funktionieren.

1. Google Kalender

Google Kalender wird inzwischen von vielen Firmen, Teams und Privatpersonen genutzt. Aufgrund der Vormachtstellung der Marke Google ist das kein Wunder. Schließlich haben die meisten Menschen inzwischen einen Google-Account, der Voraussetzung ist, um den Kalender zu nutzen. Er lässt sich sowohl am Rechner als auch auf dem Smartphone verwenden.
Besonders praktisch ist, dass man sich selbst diverse Kalender einrichten und diese auf Wunsch ein- und ausblenden kann. So lassen sich etwa Termine für unterschiedliche Projekte auf verschiedene Projektkalender verteilen, ebenso wie Messetermine oder Ähnliches. Zudem kann man seine Kalender auch teilen und freigeben, so dass etwa Termine von Geschäftsführern und einzelnen Team-Mitgliedern angeschaut und auf Wunsch bearbeitet werden können.

Ein sehr praktisches und intuitives Organisationstool. Auch andere Tools wie Google Notizen lassen sich mit dem Kalender des Konzerns wunderbar verbinden. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Google Kalender geräteübergreifend funktioniert und in Echtzeit synchronisiert wird.

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2. Business Kalender 2 (Android)

Der Business Kalender 2 ist geeignet, wenn man bereits Google Kalender nutzt, da bei der Installation gleich alle eingetragenen Termine übernommen werden. Der Kalender ist etwas übersichtlicher als Google Kalender gestaltet. Zudem lassen sich Aufgabenlisten und Gruppen erstellen. Die Bezahl-Version gibt es für 5,95 Euro. Dafür wird dann etwa der Wetterbericht in den Kalender integriert und Kunden können sich verschiedene Widgets für ihr Smartphone aussuchen.
Besonders praktisch: Termine können in der Bezahlversion auch per Spracheingabe eingesprochen werden. Zudem lassen sich Termine praktisch per Drag and Drop verschieben. Bei verpassten Anrufen lässt sich automatisch ein To-do in den Kalender eintragen. Letztendlich reicht Google-Kalender für die meisten Bedürfnisse aus. Wer es noch komfortabler mag, macht mit der Investition von 5,95 Euro aber auch nichts falsch.

3. iPhone Kalender-App / iCalendar

Firmen und Selbstständige, die sich mit ihrem Geräten im Apple-Universum bewegen, können natürlich einfach die bei iPhones und iMacs vorinstallierte Kalender-App nutzen. Sie synchronisiert sich automatisch über die iCloud und kann auch mit anderen Kalender-Apps synchronisiert werden, etwa Google Kalender oder Outlook.com.
Praktisch: Auch beim iPhone Kalender können die Termine entweder in einem oder aber auch in verschiedenen Kalendern gespeichert werden. Praktisch für Teams: Mehrere Personen können ganz einfach ihre Kalender teilen. Voraussetzung ist aber, dass bei allen Teilnehmern die iCloud aktiviert ist.

Budget-Planning-Apps

Die meisten Angestellten bekommen jeden Monat dasselbe Gehalt überwiesen, und wissen deshalb genau, mit wie viel Geld sie rechnen können. Sozialabgaben und Einkommenssteuer werden praktischerweise direkt einbehalten, so dass Angestellte auch kein Geld fürs Finanzamt zurückhalten müssen.

Lesen Sie auch: Die besten Banking-Apps im Überblick

Anders sieht es bei Selbstständigen und Unternehmern aus. Diese müssen nicht nur Einkommensteuer zahlen, sondern häufig auch eine Umsatzsteuervoranmeldung machen und das Geld entsprechend ans Finanzamt überweisen. Um die Liquidität nicht zu gefährden, ist es deshalb wichtig, die Finanzen gut zu planen.

Lesen Sie auch: Die richtige Finanzplanung für Selbstständige und Freiberufler

1. Kontist

Kontist ist eine Mischung aus Finanz-App und Girokonto für Selbstständige. Kunden können diverse Konto-Modelle abschließen und bekommen je nachdem, für welches Konto sie sich entscheiden, zusätzliche Funktionen, wie etwa die Buchhaltungssoftware von Lexware. Kontist Free ist das Gratis-Konto von Kontist, das keine besonderen zusätzlichen Feautures bietet. Für neun Euro monatlich gibt es Kontist Premium. Bei diesem Konto ist bereits eine Anbindung an unterschiedliche Buchhaltungsprogramme möglich. Die Buchhaltungssoftware Lexoffice bekommen Sie für 13 Euro pro Monat (19 Euro pro Monat ab dem zweiten Jahr).
Kontist bildet über Unterkonten automatisch Rücklagen für die Steuer, so dass immer genug Geld für die Forderungen des Finanzamtes da ist. Gerade für Selbstständige, die noch nicht so recht wissen, wie viel sie regelmäßig zurücklegen sollten, ein sehr praktisches Feature.

Anders als bei den Geschäftskonten von Filialbanken, handelt es sich bei den ausgegebenen Mastercards aber nicht um eine echte Kreditkarte, sondern um eine Debit-Karte. Das ist auch bei dem Konto Duo der Fall. Ähnliche Features bieten auch die Businness-Konten von Fyrst, Holvi und Penta.

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2. Mein Budget

Mein Budget ist eine sehr einfache Finanz-App, die dabei hilft, Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten. Gerade absolute Finanzanfänger können die App nutzen, um Finanzströme besser zu kontrollieren. Für erfahrene Unternehmer oder Selbstständige ist die App aber zu einfach gehalten. Sie entspricht am ehesten einem klassischen Haushaltsbuch.

3. Lexoffice

Lexoffice ist ein umfassendes Buchhaltungs- und Finanzprogramm, das die Arbeit von Selbstständigen und kleinen Unternehmen sehr erleichtern kann – falls denn kein externer Dienstleister beauftragt werden soll. Grundsätzlich ist es aber empfehlenswert, dass Sie selbst einen Überblick über die finanzielle Situation, Rechnungsstellung etc. haben.
Lexoffice ermöglicht es Ihnen, Angebote auf dem Handy zu erstellen, Rechnungen zu unterschreiben, neue Kunden anzulegen, Belege zu erfassen und offene Aufgaben zu checken. Es ist ein umfassendes Finanz- und Planungstool und lässt sich gleichermaßen auf Android- und Apple-Geräten nutzen. Natürlich kann es angenehmer sein, bestimmte Aufgaben am Rechner zu erledigen – doch genau das ist das Praktische: Lexoffice funktioniert plattformübergreifend, so dass angefangene Aufgaben einfach am Tablet oder Smartphone weiter erledigt werden können.

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Teamarbeit und Projektmanagement

Selbstständige und Unternehmer arbeiten oft in Teams zusammen und müssen somit häufig gemeinsam an Dateien arbeiten, schnell Informationen austauschen, auch einmal größere Dateien verschicken und gezielt einzelne Projekte effizient organisieren sowie managen. Natürlich können große Dateien gut über Cloud-Freigaben mit Kunden und Team-Mitgliedern geteilt werden.

Es gibt aber auch andere Lösungen, die wiederum andere Vorteile und Funktionen bieten. Letztendlich hilft es, diverse Systeme erst einmal in der Gratis-Variante auszuprobieren, um dann die für die eigene Situation beste Lösung zu finden. Im Folgenden stellen wie Ihnen einige ausgewählte Apps für Kollaboration und Kommunikation vor:

1. Trello

Trello wurde als Projektverwaltungstool erstmals 2011 für Internet und iPhone gestartet. Heute funktioniert Trello systemübergreifend, sowohl mobil als auch über den Desktop.

Das Tool orientiert sich an der sogenannten Kanban-Methode – an einer agilen Technik, die erstmals für die Planung von Produktionssystemen in der Automobilindustrie eingesetzt wurde. So stehen im Zentrum von Trello weder Listen noch Balkendiagramme, sondern schlichte Karten auf intuitiven Boards. Diese können in der Gratis-Version mit einem Klick erzeugt und jederzeit einfach angepasst oder verschoben werden. Zeitgleich erhalten alle Projektmitglieder einen visuellen Überblick aller Aktivitäten und To-Dos.

Noch mehr Produktivität und Funktionalität verspricht Trello mit seinem Upgrade "Business Class". Damit können Funktionen wie die Kalenderansicht oder die Integration von anderen Apps wie beispielsweise Dropbox oder Google Drive genutzt werden. Dieser Mehrwert kostet etwa zehn US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Rechnung. Wer also ein Team mit zehn Mitarbeitern hat, muss für ein Jahr mit circa 1.200 US-Dollar rechnen.

Free: = USD, für Einzelpersonen oder Teams, die ihre Projektorganisation verbessern möchten, unbegrenzte Karten, bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich, Speichern 10 MB/Datei, 250 Befehlsausführungen pro Arbeitsbereich und Monat
Staandard: 5 USD pro Nutzer und Monat, für kleine Teams, die ihre Aufgaben managen und die Zusammenarbeit skalieren müssen, unbegrenzte Boards, Speichern 250 MB/Datei, 1.000 Befehlsausführungen pro Arbeitsbereich und Monat
Premium: 10 USD pro Person und Monat, für Teams, die mehrere Projekte auf verschiedene Arten verfolgen und visualisieren müssen, z. B. mit Boards, Zeitleisten, Kalendern usw., Arbeitsbereich-Ansichten: Tabelle und Kalender, unbegrenzte Befehlsausführungen im Arbeitsbereich, Vorlagen auf Arbeitsbereichebene
Enterprise: 17,50 USD, Kosten für etwa 25 Benutzer pro Nutzer und Monat, für Unternehmen, die teamübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen möchten und hohe Anforderungen an Sicherheit und Kontrollen stellen, unbegrenzte Arbeitsbereiche, Multi-Board-Gäste, Anhangsberechtigungen

2. Zoom

Zoom ist eine Anwendung, die vor allem für virtuelle Klassenzimmer und das Erstellen von Webinaren bekannt ist. Doch spätestens seit der Corona-Pandemie ist klar, Zoom eignet sich auch für virtuelle Meetings, zumal schon in der Gratis-Version viel möglich ist. So können zwei Personen unbegrenzt lang, so oft wie sie wollen, miteinander über Zoom sprechen.
Besonders gut: Schon in der Gratis-Version können Teilnehmer sich auch einfach per Telefon dazuschalten. Folgende Preise verlang Zoom:

Free/Basic: 0 Euro, 1 Lizenz, bis zu 100 Teilnehmer, maximale Meetingdauer: 40 Minuten, Aufnahmefunktion: nein
Pro: 139,90 Euro pro Jahr, 5+ Lizenzen, bis zu 100 Teilnehmer, maximale Meetingdauer: unbegrenzt, Aufnahmefunktion: 1 GB
Business: 189,90 Euro pro Jahr, 10+ Lizenzen, bis zu 300 Teilnehmer, maximale Meetingdauer: unbegrenzt, Aufnahmefunktion: 1 GB
Enterprise: 223,30 Euro pro Jahr, 50+ Lizenzen, bis zu 500 Teilnehmer, maximale Meetingdauer: unbegrenzt, Aufnahmefunktion: unbegrenzt
Enterprise plus: Preis auf Anfrage, 2.500+ Lizenzen, bis zu 1.000 Teilnehmer, maximale Meetingdauer: unbegrenzt, Aufnahmefunktion: unbegrenzt

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3. WeTransfer

Gerade wenn Fotos, Videos oder Präsentationen verschickt werden sollen, ist WeTransfer eine praktische Lösung. In der Gratis-Variante können Dateien mit einer Größe von bis zu zwei Gigabyte verschickt werden. Und das funktioniert so: Die Datei wird bei WeTransfer hochgeladen und der Empfänger bekommt den passenden Download-Link dazu. Nach sieben Tagen werden die Dateien automatisch gelöscht.
Wer sich für die kostenpflichtige Pro-Version entscheidet kann bis zu 200 Gigabyte versenden und empfangen. Hinzu kommt ein Terabyte an Speicherplatz pro Person, so dass die Dateien so lange wie gewünscht abrufbar sind. Sprich: Hier entscheiden Sie selbst, wie lange die Dateien abrufbar sind. Ebenfalls gut: In der Pro-Version kann ein Passwortschutz für die Übertragungen eingerichtet werden. Preis: zehn Euro pro Person und Monat.

Neben der Möglichkeit, Dateien zu übertragen, hat WeTransfer diverse weitere Tools entwickelt, um Ideen zu sammeln, zu präsentieren und zu teilen. Teils sind die Anwendungen kostenpflichtig, teils gratis zu haben. Weitere Anwendungen aus der WeTransfer-Familie sind zum Beispiel „Paste“ für die Visualisierung von Ideen, „Paper“ für Konzept-Scribbles und „Collect“, der interaktive Notizblock.

Gratis: 0 Euro, bis zu 2 GB senden, 7 Tage lang abrufbar
Pro: 10 Euro pro Person und Monat, bis zu 200 GB senden und empfangen, 1 TB Speicherplatz pro Person, Abrufzeit selbst festlegbar
Premium: 19 Euro pro Person und Monat, keine Größenbeschränkung beim Senden und Empfangen, unbegrenzter Speicherplatz, Abrufzeit selbst festlegbar

4. Teams

Während sich Teams früher nur über die Office 365-Business-Anwendungen, von Microsoft kaufen ließ, können Sie es heute auch einzeln erwerben.
Wie der Name schon sagt, ist Teams eine Anwendung, die das Arbeiten innerhalb von Teams erleichtern soll. Über die App können Gruppenchats im Team geführt, Besprechungen geplant, Dateien geteilt und Video-Anrufe getätigt werden. Auch Audio-Konferenzschaltungen sind möglich. Teams eignet sich vor allem für Anwender, die bereits mit Office-Anwendungen arbeiten. Dann ist die Integration von Teams besonders einfach möglich.

Praktisch ist, dass – wenn beispielsweise externe Dienstleister oder Kunden in ein Team integriert werden sollen – diese sich auch eine Gratis-Version von Teams holen können.

Microsoft Teams: 0 Euro, unbegrenzte Gruppenbesprechungen bis zu 60 Minuten, bis zu 100 Teilnehmer, 5 GB Cloudspeicher pro Nutzer
Microsoft Teams Essentials: 3,40 pro Person und Monat, unbegrenzte Gruppenbesprechungen bis zu 30 Stunden, bis zu 300 Teilnehmer, 10 GB Cloudspeicher pro Nutzer
Microsoft 365 Business Basic: 5,10 Euro pro Person und Monat, unbegrenzte Gruppenbesprechungen bis zu 30 Stunden inklusive Aufzeichnung/Transkribtion möglich, bis zu 300 Teilnehmer, 1 TB Cloudspeicher pro Nutzer, Office-Anwendungen inklusive
Microsoft 365 Business Standard: 10,50 Pro Person und Monat, unbegrenzte Gruppenbesprechungen bis zu 30 Stunden inklusive Aufzeichnung/Transkribtion möglich, bis zu 300 Teilnehmer, 1 TB Cloudspeicher pro Nutzer, Office-Anwendungen mit Premiumfunktionen inklusive, Webinare möglich, Teilnehmerregistrierung und Berichtstools

5. Slack

Microsoft Teams und Slack sind erbitterte Konkurrenten im Kampf um die virtuelle Team-Arbeit. Ursprünglich war Slack der Platzhirsch, bis Microsoft sich ebenfalls des Themas angenommen hat und beide Unternehmen gegenseitig ihre Anwendung kopieren und dadurch auch stetig verbessern.
Da Slack die eigene Anwendung nicht einfach in eine Anwendung wie Office integrieren kann, setzt das Unternehmen auf die Einbindung zahlreicher Apps, die das Arbeiten im Team erleichtern sollen. Wird Office nicht genutzt, ist Slack in jedem Fall eine sehr gute Anwendung – ebenfalls mit der Möglichkeit der Gratis-Nutzung.

Kostenlos: 0 Euro, Nachrichtenverlauf der letzten 90 Tage, 10 Integrationen mit Apps wie Google Drive, Einzelgespräche in Form von Audio- und Video-Anrufen zwischen Team-Mitgliedern
Pro: ab 6,75 Euro pro Person und Monat, unbegrenzter Nachrichtenverlauf, unbegrenzte Integrationen mit Apps wie Google Drive, Audio- und Video-Anrufen für Gruppen bis zu 50 Team-Mitgliedern
Business: ab 11,75 Euro pro Person und Monat, unbegrenzter Nachrichtenverlauf, unbegrenzte Integrationen mit Apps wie Google Drive, Audio- und Video-Anrufen für Gruppen bis zu 50 Team-Mitgliedern, Rund um die Uhr-Support
Enterprise Grid: Preis erfragen, , unbegrenzter Nachrichtenverlauf, unbegrenzte Integrationen mit Apps wie Google Drive, Zusammenarbeit und Koordination in großem Umfang mit Unterstützung für bis zu 500.000 Benutzer, maßgeschneiderter Support mit einem speziellen Account- und Kundenerfolgs-Team

Selbstdarstellung und Networking

Neben der eigenen Webseite sind viele Unternehmen und Selbstständige auch in sozialen Medien aktiv. Einmal um sich mit anderen zu vernetzen, aber auch um Dienstleister zu finden und die eigenen Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben. Interessant sind dabei nach wie vor soziale Medien wie Facebook, Instagram und Twitter – aber natürlich auch Geschäftsnetzwerke wie Xing und Linkedin.

Lesen Sie auch: Kredit für Selbstständige – bei diesen Banken kein Problem

Gerade für den Beginn einer Selbstständigkeit oder eines Unternehmens ist es aber nicht unbedingt zielführend, auf allen möglichen Plattformen präsent zu sein. Hier ist die Empfehlung, sich zunächst auf eine Plattform zu konzentrieren und dort die Präsenz auszubauen. Wichtig wäre vorab eine Recherche der eigenen Zielgruppe: Also ob die gewünschten Kunden oder Kooperationspartner sich eher in einer Facebook-Gruppe oder bei Linkedin tummeln.

Lesen Sie auch: Baufinanzierung für Selbstständige und Freiberufler

Neben den sozialen Netzwerken gibt es auch spannende Plattformen, auf denen Freelancer ihre Arbeit anbieten. Eine gute Möglichkeit also, die eigene Dienstleistung anzubieten oder den passenden Selbstständigen fürs eigene Projekt zu finden. Nachfolgend finden Sie ausgewählte Apps für Ihr Networking und die Projektsuche:

1. HalloFreelancer

HalloFreelancer ist ein Service-Angebot von Xing. Voraussetzung ist also sowohl für die suchenden Firmen als auch die Freelancer, dass sie ein Xing-Profil haben. Xing verspricht Firmen, innerhalb von 48 Stunden über den Matching-Dienst den passenden Freelancer zu finden – einen, der auch Zeit hat. Größter Vorteil: HalloFreelancer ist eine deutschsprachige Plattform, die auch ihre Server in Deutschland hat – somit gelten deutsche Sicherheits- und Datenschutzstandards.

2. Fiverr

Auf Fiverr bieten Selbstständige aus der ganzen Welt ihre Dienste zum Festpreis an. Das kann sich lohnen, um etwa eine Webseite günstig erstellen zu lassen, oder um ein Logo in Auftrag zu geben. Es gibt auch diverse deutschsprachige Angebote, doch ist der englischsprachige Anteil ganz klar höher. Auch die Preisgestaltung entspricht nicht unbedingt deutschem Preis-Niveau, so dass Fiverr eher interessant dafür ist, ein Business zu starten, als unbedingt die eigene Dienstleistung dort unterzubringen.

3. Upwork

Bei Upwork können Freelancer sich selbst und ihre Dienstleistungen vorstellen, aber auch Unternehmen konkrete Projekte posten. Auch diese Plattform richtet sich vor allem an englischsprachige Auftraggeber- und Auftragnehmer. Es werden aber durchaus auch Übersetzungsaufträge vergeben. Deutsche Texter sind aber bei Upwork an der falschen Adresse. Die Website freelancer.com bietet ein vergleichbares Angebot.

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Das richtige Geschäftskonto

Damit es mit Ihrer Firma auch etwas wird, benötigen Sie ein Geschäftskonto. Denn Ihr privates Girokonto sollten Sie nicht mit geschäftlichen Zahlungen vermischen. Neben dem bereits weiter oben erwähnten Anbieter Kontist, gibtes weitere Anbieter, welche Geschäftskonten anbieten. Dabei wird unterschieden in klassische Filialbanken (wie Commerzbank, Sparkasse, VR-Banken, etc.), Direkt- und reine Onlinbanken (wie ING, DKB, Comdirect, Targobank, etc.) und Fintechs (wie N26, Fyrst, Kontist, Finom, Penta, etc.). Was für die einzelnen Modelle spricht, erfahren Sie in unserem Artikel zu den Girokonten für Selbstständige und Freiberufler. Mit der entsprechenden Anwendung für iOS und Android ist das Banking dann auch von unterwegs aus kein Problem.

1. Kontist

Kontist ist ein Berliner Fintech, welches innovative Banking-Lösungen für Selbstständige und Freiberufler anbietet. Kontist ist kein Unternehmen mit einer Banklizenz. Deshalb werden die Konten durch den Kooperationspartner Solarisbank zur Verfügung gestellt. Das Geschäftskonto ist vor allem für digital-affine Kleinunternehmer geeignet. Wenn Sie mehr über das Kontist Geschäftskonto erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel.

Kontist Free: 0 Euro, unbegrenzte SEPA-Überweisungen und Lastschrifteneinzug, keine physische Karte enthalten, Bargeldabhebungen kosten 2 Euro pro Vorgang, keine direkte Anbindung zu Buchhaltungs- und Steuersoftware
Kontist Premium: 9 Euro pro Monat, Verbindung mit Steuerprogramm und Buchhaltung (Lexware, Datev) möglich, Umsatz- und Einkommensteuer werden bei jeder Transaktion automatisch berechnet, Bargeldabhebungen kosten 2 Euro pro Vorgang
Kontist Duo: 19 Euro pro Monat, zusätzlich Finanzbuchhaltungssoftware lexoffice M enthalten

2. Penta

Das Fintech Penta kommt ebenfalls aus Berlin. Dabei ist die Entstehungsgeschichte des Unternehmens interessant. Die fünf Gründer waren von den herkömmlichen Geschäftskonten gefrustet und wollten es selber besser machen. Penta eignet sich vor allem für Einzelunternehmer, Start-ups, kleine und mittlere Unternehmen. Das Fintech arbeitet mit der Solarisbank zusammen. Alle Girokontomodelle bekommen eine Lexoffice- und DATEV-Anbindung bereitgestellt. So kann die Synchronisation in Echtzeit erfolgen. Folgende drei Kontomodelle werden bei Penta angeboten:

Penta Starter: 9 Euro pro Monat, 2 Nutzerm 2 Karten, 100 ausgehende Sepa-Transaktionen, 1 Unterkonto möglich, 2 Bargeldabhebungen
Penta Comfort: 19 Euro pro Monat, 5 Nutzer, 5 Karten, 300 ausgehende Sepa-Transaktionen, 4 Unterkonten möglich, 3 Bargeldabhebungen
Penta Enterprise: 49 Euro pro Monat, 15 Nutzer, 15 Karten, 600 ausgehende Sepa-Transaktionen, 6 Unterkonten möglich, 9 Bargeldabhebungen

Während Fyrst zwischen den Rechtsformen Unterschiede macht, gibt es das bei Penta nicht. Hier werden alle gängigen Rechtsformen unterstützt. Ihre Einlagen sind bis zu 100.000 Euro abgesichert.

3. N26

Die N26 ist ebenfall ein Berliner Fintech. Alle Onlinebuchungen sind bei diesem Anbieter kostenlos. Genauso wie die digitale Debit-Mastercard. Mit der physischen Kreditkarte können Sie weltweit gebührenfrei bezahlen und an Geldautomaten außerhalb Deutschlands kostenfrei Bargeld abheben. Folgende Kontomodelle bietet N26 an:

N26 Business Standard: 0 Euro, die physische Karte ist optional (10 Euro für Versand), kostenlose Zahlungen, 0,1% Cashback, weltweit gebührenfrei bezahlen, 3 Gratisabhebungen im Inland
N26 Business Smart: 4,90 Euro pro Monat, physische Karte inklusive, kostenlose Zahlungen, 0,1% Cashback, weltweit gebührenfrei bezahlen, 5 Gratisabhebungen im Inland, 10 Unterkonten (Spaces) möglich
N26 Business You: 9,90 Euro pro Monat, physische Karte inklusive, kostenlose Zahlungen, 0,1% Cashback, weltweit gebührenfrei bezahlen, 5 Gratisabhebungen im Inland, 10 Unterkonten (Spaces) möglich, Gratisabhebungen im Ausland, zusätzliche Versicherungen ohne Mietautoversicherung + Handyversicherung
N26 Business Metal: 16,90 Euro pro Monat, physische Karte inklusive, kostenlose Zahlungen, 0,5% Cashback, weltweit gebührenfrei bezahlen, 8 Gratisabhebungen im Inland, 10 Unterkonten (Spaces) möglich, Gratisabhebungen im Ausland, zusätzliche Versicherungen inklusive Mietautoversicherung + Handyversicherung

Sicherheit rundum Smartphone, Tablet & Co.

Natürlich sollte IT-Sicherheit für alle Freiberufler und Unternehmer oberste Priorität haben. Gerade wer mit einem Rechner arbeitet, sollte auf höchste Sicherheit achten, Firewall und Virensoftware stehts auf dem neuesten Stand halten. Das gilt vor allem für digitale Nomaden und alle Unternehmer, die sich mit ihrem Rechner auch mal in fremde oder öffentliche Netzwerke einklinken.

Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern oder einem Firmennetzwerk lassen sich am besten von einem IT-Fachmann beraten. Einzelkämpfer können sich meist auch selbst um ihre IT-Sicherheit kümmern. Dabei ist wichtig, einen Virenschutz möglichst nicht nur auf dem Rechner, sondern auch auf Tablet und Smartphone zu installieren. Passende Lösungen gibt es etwa von Avira, Norton und Kapersky. Wir empfehlen beispielsweise den Virenscanner Bitdefender Total Security 2022 für Windows, Mac OS X oder Android. Mit dem Programm schützen Sie bis zu fünf Geräte – auch Ihr Smartphone.

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Ein weiteres großes Problem im Bereich Computersicherheit ist die Angewohnheit vieler Computernutzer immer dasselbe Passwort zu verwenden. Das kann dazu führen, dass Hacker die Passwörter kennen – etwa weil sie bei einem E-Mail-Provider Kundendaten erbeutet haben, und Kunden dieselben Passworte auch für andere Anwendungen nutzen. Ist dies passiert, müssen Sie wissen, wie Sie richtig handeln.

Deshalb empfiehlt es sich, mehrere sichere Passworte für unterschiedliche Anwendungen zu nutzen. Einen ausführlichen Ratgeber zum Thema sichere Passwörter finden Sie in unserer PDF-Bibliothek.

Alternativ verwalten Sie Passwörter über einen Passwortmanager, der diese in einer geschlüsselten Datenbank speichert und per Passwortgenerator selbst Passwörter erstellt. Nachteil: Falls es bei einem solchen Dienst einmal eine Sicherheitslücke gibt, sind alle Passwörter auf einen Schlag unsicher geworden. Und: Wer das Master-Passwort vergisst, hat keinen Zugriff mehr auf die gespeicherten Passwörter. Sie könnten etwa LastPass, Avira und F-Secure dafür nutzen. Ebenso wichtig ist, dass Sie Ihre Konten mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern, wo dies möglich ist.