Steuererklärung: Mit Werbungskosten Steuern sparen (Anlage N)

Arbeitnehmer können sich ihre Kosten rund um den Job vom Fiskus anteilig zurückholen. Doch bevor sie richtig loslegen, sollten sie kurz innehalten: Bringen Sie Werbungskosten von mehr als 1.000 Euro zusammen? Denn nur dann lohnt sich der Aufwand, das Steuerformular Anlage N auszufüllen. Schließlich bekommt jeder aktive Arbeitnehmer automatisch einen Pauschbetrag in dieser Höhe ohne weiteren Nachweis. Für Pensionäre oder Betriebsrentner gibt es den abgespeckten Pauschbetrag von 102 Euro, wenn sie keine höheren Kosten nachweisen.

Anlage N: Welche Werbungskosten kann ich absetzen?

Das Finanzamt hat für das gesamte Jahr vorab bereits einen Pauschbetrag von 1.000 Euro beim monatlichen Steuerabzug berücksichtigt. Das Ausfüllen des Steuerformulars lohnt sich also nur, wenn man entweder höhere Kosten geltend machen kann oder nicht das ganze Jahr in Lohn und Brot stand.

Kurzarbeitergeld & Steuer

Lohnersatzleistungen wie Kurzarbeitergeld, Elterngeld oder Krankengeld unterliegen dem Progressionsvorbehalt – sie erhöhen also den Steuersatz auf das übrige Einkommen. In der Steuererklärung müssen diese Leistungen in der Anlage N eingetragen werden, aktuell in Zeile 27 (Stand: Steuerformular 2024). Das Finanzamt erhält die Daten zwar in der Regel elektronisch, Rentnerinnen und Rentner sollten die Angaben aber prüfen und bei Bedarf ergänzen oder korrigieren.

Lohnersatzleistungen in der Steuererklärung

Beziehen Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer Lohnersatzleistungen wie Kurzarbeitergeld, Elterngeld oder Krankengeld, müssen diese in der Anlage N, Zeile 27 eingetragen werden. Die entsprechenden Beträge stehen in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers oder gehen aus den Bescheiden der zahlenden Kasse – etwa der Krankenkasse oder der Agentur für Arbeit – hervor. Auch wenn diese Leistungen in der Regel automatisch ans Finanzamt gemeldet werden, sollten Sie die Zahlen sorgfältig mit Ihren Unterlagen abgleichen.

Denn: Rückzahlungen oder Korrekturen der Kasse werden nicht immer an die Finanzverwaltung weitergeleitet. In diesem Fall dürfen Sie in der Steuererklärung den tatsächlich zutreffenden Betrag selbst eintragen. Weicht der Steuerbescheid von Ihren Angaben ab oder enthält er unklare Berechnungen, können Sie innerhalb eines Monats Einspruch einlegen.

Lohnersatzleistungen und Progressionsvorbehalt: Warum es zu Steuernachzahlungen kommen kann

Wer Lohnersatzleistungen wie Kurzarbeitergeld, Elterngeld, Krankengeld oder Arbeitslosengeld I erhält, muss unter Umständen mit einer Steuernachzahlung rechnen – selbst wenn die Leistungen selbst steuerfrei sind. Der Grund: Diese Zahlungen unterliegen dem sogenannten Progressionsvorbehalt. Das bedeutet: Das Finanzamt berücksichtigt sie bei der Ermittlung des individuellen Steuersatzes. Dadurch kann sich der Steuersatz auf das übrige, steuerpflichtige Einkommen erhöhen – was im Ergebnis zu einer Nachzahlung führen kann.

Gerade im Jahr 2020 traf dies viele Beschäftigte, die coronabedingt mehr als 410 Euro Kurzarbeitergeld bezogen hatten. Doch auch in den Folgejahren bleibt die Regelung bestehen – mit ähnlichen finanziellen Konsequenzen für viele Betroffene.

Oft kommen die Nachforderungen überraschend, weil das Familienbudget ohnehin knapp ist oder die steuerlichen Auswirkungen des Progressionsvorbehalts nicht bekannt waren. Doch ignorieren lässt sich die Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung nicht: Alle auszahlenden Stellen – wie Arbeitsagentur, Krankenkasse oder Rentenversicherung – melden die Lohnersatzleistungen bis zum 28. Februar des Folgejahres automatisch an die Finanzverwaltung. Wer betroffen ist, sollte frühzeitig Rücklagen bilden oder sich steuerlich beraten lassen.

Pendlerpauschale, Jobticket & Mobilitätsprämie

Der tägliche Weg zur Arbeit bietet für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer das größte Potenzial zur Steuerersparnis. Wer öffentliche Verkehrsmittel nutzt, kann die tatsächlichen Ticketkosten für Monats- oder Jahreskarten als Werbungskosten absetzen. Auch der Preis für eine Bahncard zählt dazu – sofern sie überwiegend beruflich genutzt wird. Die Eintragungen erfolgen in den Zeilen 31 bis 39 der Anlage N.

Fahren Beschäftigte mit dem Auto, Fahrrad oder E-Bike zur Arbeit, können sie die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) geltend machen. Diese beträgt:

• 30 Cent je Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer,
• 38 Cent ab dem 21. Kilometer (seit 2024 dauerhaft gesetzlich festgelegt, § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG).

Bereits bei 220 Arbeitstagen und einem Arbeitsweg von 16 Kilometern lässt sich der Werbungskostenpauschbetrag leicht übertreffen.

Jobticket und steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse

Arbeitgeber dürfen seit 2019 ein Jobticket oder Zuschüsse zum ÖPNV steuerfrei gewähren – vorausgesetzt, sie werden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt. Diese Zuschüsse werden nicht versteuert und nicht verbeitragt (§ 3 Nr. 15 EStG). Allerdings werden sie auf die Entfernungspauschale angerechnet, das heißt: Die abziehbare Pendlerpauschale wird entsprechend gekürzt.

Wichtig: Die Arbeitgeber melden die steuerfreien Leistungen elektronisch an das Finanzamt. In Zeile 39 der Anlage N muss deshalb in der Regel nichts eingetragen werden – es sei denn, es bestehen Abweichungen.

Alternativ kann der Arbeitgeber das Jobticket auch pauschal mit 25 Prozent versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG). In diesem Fall wird die Entfernungspauschale nicht gekürzt, da die Zuwendung bereits versteuert ist.

Mobilitätsprämie für Geringverdienende

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit geringem Einkommen, die nicht von der Pendlerpauschale profitieren können, weil sie keine Einkommensteuer zahlen, können seit 2021 eine Mobilitätsprämie beantragen (§§ 101–109 EStG). Sie erhalten 14 Prozent der erhöhten Pauschale (also für Wege über 20 Kilometer) ausgezahlt. Voraussetzung: Das zu versteuernde Einkommen liegt unter dem Grundfreibetrag (2025: 11.784 Euro für Ledige, 23.568 Euro für Verheiratete).

Arbeitstage korrekt berechnen

Damit das Finanzamt die Fahrtkosten anerkennt, sollten Steuerpflichtige die Anzahl der Arbeitstage realistisch schätzen:

• 365 Kalendertage minus
• Wochenenden (104 Tage bei 52 Wochen),
• gesetzliche Feiertage unter der Woche,
• Urlaubs- und Krankheitstage,
• Homeoffice-Tage (für diese gilt nicht die Pendlerpauschale, sondern ggf. die Homeoffice-Pauschale) sowie
• Fortbildungstage außerhalb der üblichen Arbeitsstätte.

Übrigens: Auch Mitfahrerinnen und Mitfahrer in Fahrgemeinschaften können die Pendlerpauschale geltend machen – unabhängig davon, ob sie selbst gefahren sind oder nicht.

Firmenwagen: E-Autos und Plug-in-Hybride

Für Elektrofahrzeuge mit einem Bruttolistenpreis bis 60.000 Euro gilt weiterhin der stark vergünstigte Privatnutzungsansatz von 0,25 Prozent pro Monat (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Der Schwellenwert wurde rückwirkend zum 1. Januar 2020 durch das zweite Corona‑Steuerhilfegesetz von 40.000 auf 60.000 Euro angehoben und ist bis Ende 2030 befristet. Teurere Batteriefahrzeuge sowie Plug‑in‑Hybride (sofern sie die elektrischen Mindestreichweiten erfüllen) werden mit 0,5 Prozent angesetzt.

Dienstwagen und tatsächliche Bürofahrten

Wer in einem Kalenderjahr an weniger als 180 Tagen (≈ 15 Tage pro Monat) zur ersten Tätigkeitsstätte fährt, kann den arbeitgeberseitig mit 0,03 % pro Entfernungskilometer versteuerten Zuschlag nachträglich auf 0,002 % pro tatsächlichem Bürotag herabsetzen lassen (BMF‑Schreiben vom 4. April 2018). Listen Sie die konkreten Tage gegenüber dem Finanzamt auf; eine anteilige Umstellung nur für einzelne Monate ist nicht zulässig.

Homeoffice und Ausgaben für Arbeitsmittel

Wie sich Homeoffice, die Ausgaben für Büromaterial, Laptop & Co. in der Steuererklärung auswirken und wie man das hausliche Arbeitszimmer steuerlich absetzen kann, erklären wir Ihnen im Folgenden.

Ausgaben für Arbeitsmittel: Laptop und Büromaterial absetzen

Selbst bezahlte Kosten für beruflich genutzte Arbeitsmittel wie Werkzeuge, Computer, Büromaterial, Fachbücher, Büromöbel oder spezielle Berufskleidung können steuerlich als Werbungskosten geltend gemacht werden. Liegt der Netto-Kaufpreis bei maximal 800 Euro (brutto 952 Euro), dürfen die Ausgaben im Jahr der Anschaffung sofort in voller Höhe abgesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG).

Teurere Anschaffungen müssen über die betriebsübliche Nutzungsdauer verteilt werden – zum Beispiel drei Jahre bei Laptops und Tablets, ein Jahr bei Computern und Peripheriegeräten laut AfA-Tabelle. Auch Kosten für die Reinigung beruflich genutzter Kleidung sind absetzbar – etwa bei Uniformen oder Schutzkleidung.

Ein kurioses, aber rechtskräftiges Urteil des Bundesfinanzhofs vom 14. Januar 2021 (Az. VI R 15/19) zeigt, wie weit der Werbungskostenbegriff reichen kann: Eine Realschullehrerin durfte die Haltungskosten für ihren Therapiehund zur Hälfte absetzen, weil das Tier auf schulbehördliche Anweisung im Rahmen eines Lehrkonzepts für "tiergestützte Pädagogik" im Unterricht eingesetzt wurde.

Häusliches Arbeitszimmer: Homeoffice absetzen

Wer dauerhaft im Homeoffice arbeitet, kann die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen – aber nur unter strengen Voraussetzungen. Das Zimmer muss nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden und baulich eindeutig abgetrennt sein. Durchgangszimmer, Gästezimmer oder Arbeitsecken im Wohnzimmer erkennt das Finanzamt nicht an.

Abziehbare Kosten sind anteilig:

• Miete oder bei Eigentum: anteilige Abschreibung und Zinsen,
• Nebenkosten wie Strom, Wasser, Heizung, Müllabfuhr oder Grundsteuer,
• Reinigungskosten und Reparaturen, soweit das Arbeitszimmer betroffen ist.

Wichtig: Die Kosten werden nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche aufgeteilt.

Maximal 1.250 Euro pro Jahr können abgesetzt werden, wenn zwar ein anderer Arbeitsplatz beim Arbeitgeber vorhanden wäre, das Arbeitszimmer aber den Tätigkeitsmittelpunkt darstellt – zum Beispiel bei Lehrkräften, Außendienstmitarbeitenden oder Projektleitern.

Entfällt der Arbeitsplatz beim Arbeitgeber ganz, dürfen sämtliche tatsächlichen Kosten unbeschränkt als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Besonderheit bei Ehepaaren: Nutzt jedes Ehepaarmitglied das Arbeitszimmer für die eigene berufliche Tätigkeit, kann jede Person den Höchstbetrag von 1.250 Euro separat ansetzen – so entschied der BFH bereits 2016 (Az. VI R 86/13 und VI R 53/12).

Homeoffice-Pauschale

Die ursprünglich pandemiebedingte Homeoffice-Pauschale wurde mit dem Jahressteuergesetz 2022 entfristet und ab 2023 sogar ausgeweitet: Pro Tag im Homeoffice dürfen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sechs Euro Werbungskosten ansetzen – bis zu 210 Tage im Jahr, also maximal 1.260 Euro jährlich (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG).

Die Voraussetzungen:

• Es reicht, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
• Ein separates Arbeitszimmer ist nicht mehr zwingend notwendig.

Wichtig: Die Pauschale wird wie bisher in die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro (Stand 2024) eingerechnet – sie kommt also nur zum Tragen, wenn die Summe aller Werbungskosten darüber liegt. Für Tage mit Homeoffice-Einsatz darf keine Pendlerpauschale angesetzt werden.

Einrichtung und Computer: Auch ohne Arbeitszimmer absetzbar

Die Ausstattung des häuslichen Arbeitsplatzes – etwa Bürostuhl, Schreibtisch, Monitor oder Regale – kann steuerlich abgesetzt werden, wenn die Gegenstände nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden.

Abschreibung:

• Bis zu 952 Euro netto (1.132,48 Euro brutto) können sofort im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden (sog. geringwertige Wirtschaftsgüter).
• Teurere Anschaffungen müssen über die betriebliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden – bei Laptops in der Regel über drei Jahre.

Computer und Notebooks:

Ab 2021 dürfen beruflich genutzte Geräte unabhängig vom Preis sofort im Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben werden (§ 7 Abs. 1 Satz 1 EStG i. V. m. BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021, Az. IV C 3 – S 2190/21/10002:013).

Das gilt nur für den beruflichen Anteil der Nutzung – in der Praxis erkennt das Finanzamt meist 50 Prozent pauschal an, sofern keine Einzelnachweise vorliegen.

Kirchensteuer auf Abfindungen

Wer im vergangenen Jahr eine Abfindung erhalten hat, kann diese ermäßigt nach der Fünftelregelung versteuern lassen (Anlage N, Zeilen 17–20). Auch wenn der Arbeitgeber dies schon bei der Lohnabrechnung berücksichtigt hat, ist die Abgabe einer Steuererklärung Pflicht, da das Finanzamt nachprüft, ob die Voraussetzungen erfüllt sind.

Fortbildungskosten

Wer sich im letzten Jahr für den Job fortgebildet hat, setzt Kursgebühren, Prüfungsgebühren, Fachliteratur, Seminarmaterialien, Fahrtkosten (30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer) und Verpflegungskosten ab (Zeile 45). Erstattungen des Arbeitgebers müssen gegengerechnet werden. Hat man außerhalb des ausgeübten Jobs etwas in seine eigene Ausbildung investiert, gehen bis zu 6.000 Euro Kosten pro Jahr als Sonderausgaben durch (§ 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG).

Gewerkschaft oder Berufsverband

Mitgliedsbeiträge für Gewerkschaften und Berufsverbände dürfen Arbeitnehmer in voller Höhe gegen Nachweis geltend machen (Zeile 41).

Weitere Werbungskosten (Zeilen 47/48)

Umzugskosten

Ein beruflich veranlasster Umzug – etwa wegen eines Arbeitsplatzwechsels oder einer Versetzung – kann steuerlich geltend gemacht werden, wenn sich der tägliche Arbeitsweg dadurch um mehr als eine Stunde verkürzt.

Absetzbar sind in diesem Fall tatsächliche Ausgaben, etwa für Schönheitsreparaturen, Spedition, Transportkosten, Trinkgelder für Umzugshelfer oder Maklergebühren. Alternativ können Pauschalen genutzt werden. Wichtig: Erstattungen des Arbeitgebers müssen von den Werbungskosten abgezogen werden.

Für Umzüge, bei denen der Möbeltransport ab dem 1. März 2024 erfolgte, gelten folgende Pauschalen (BMF-Schreiben vom 2. Februar 2023):

• 964 Euro für die umzugsbedingten Aufwendungen der umziehenden Person
• 643 Euro für jede weitere mitziehende Person (z. B. Ehepartner, Kinder)
• 1.491 Euro pauschal für Nachhilfeunterricht des Kindes nach Schulwechsel
• 185 Euro, wenn die umziehende Person vorher keinen eigenen Hausstand hatte

Die Pauschalen können ohne Einzelnachweis angesetzt werden. Wer höhere Kosten hatte, sollte diese mit Rechnungen belegen. Voraussetzung ist stets, dass der Umzug aus beruflichen Gründen erfolgt ist.

Dienstjubiläum & Co.

Auch beruflich veranlasste Feiern wie ein Abschied vom bisherigen Arbeitgeber oder ein Dienstjubiläum können steuerlich geltend gemacht werden. Voraussetzung: Der Gästekreis besteht überwiegend aus Kolleginnen, Kollegen und Geschäftspartnern, nicht aus Freunden oder Familienmitgliedern. Dann dürfen die Ausgaben in Zeile 47/48 der Anlage N als Werbungskosten angesetzt werden – und zwar in voller Höhe, wie das Finanzgericht Münster (Urteil vom 29. Mai 2015, Az. 4 K 3236/12 E) und der Bundesfinanzhof (Urteile vom 8. Juli 2015, Az. VI R 46/14 und vom 27. Juli 2016, Az. VI R 24/15) entschieden haben. War der Gästekreis gemischt, kann ein anteiliger Abzug erfolgen.

Zuzahlungen zum Firmenwagen

Wenn der Arbeitgeber einen Firmenwagen stellt, der auch privat genutzt werden darf, wird dieser geldwerte Vorteil in der Regel mit ein Prozent des Listenpreises monatlich versteuert. Wer aber selbst Benzinkosten, Versicherungen oder Wartungskosten übernimmt, kann diese als Werbungskosten in voller Höhe absetzen – auch geschätzt, sofern keine Belege mehr vorliegen (BFH-Urteile vom 30. November 2016, Az. VI R 2/15 und VI R 49/14). Der Abzug erfolgt ebenfalls in Zeile 47/48 der Anlage N.

Telefon & Internet im Homeoffice

Nutzen Sie Ihren privaten Telefon- oder Internetanschluss beruflich im Homeoffice, erkennt das Finanzamt pauschal 20 Prozent Ihrer monatlichen Kosten an, maximal 20 Euro pro Monat. Belege wie Rechnungen oder Kontoauszüge sollten aufbewahrt werden. Die Ausgaben tragen Sie in Zeile 47/48 der Anlage N ein.

Doppelte Haushaltsführung

Wer aus beruflichen Gründen einen zweiten Wohnsitz am Arbeitsort unterhält, kann zahlreiche Kosten steuerlich absetzen – etwa Miete bis zu 1.000 Euro pro Monat, Verpflegungsmehraufwand in den ersten drei Monaten und Fahrtkosten für wöchentliche Heimfahrten mit 30 Cent je Entfernungskilometer (Zeilen 91–117 der Anlage N). Geregelt ist das im BMF-Schreiben vom 25. November 2020.

Wichtig: Einrichtungskosten wie Möbel und Haushaltsgeräte zählen nicht zum gedeckelten Unterkunftsbetrag, sondern können zusätzlich angesetzt werden – bis zu 5.000 Euro, wenn die Einrichtung beruflich veranlasst ist (BFH-Urteil vom 4. April 2019, Az. VI R 18/17). Auch Maklergebühren für die Zweitwohnung sind abziehbar.

Streitfall Stellplatz: Das BMF wertet Stellplatzkosten als Teil der Unterkunft, das Finanzgericht des Saarlandes (Urteil vom 20. Mai 2020, Az. 2 K 1251/17), sieht sie jedoch als separat abziehbar an – hier kann sich Einspruch lohnen.

Auch wer mit seiner Familie an den Beschäftigungsort zieht, kann die doppelte Haushaltsführung geltend machen – sofern der Hauptwohnsitz weiterhin der Mittelpunkt der Lebensverhältnisse bleibt (FG Münster, Urteil vom 26. September 2018, Az. 7 K 3215/16 E).

Wer seinen Hauptwohnsitz im Elternhaus hat, muss strenge Bedingungen erfüllen, um eine doppelte Haushaltsführung steuerlich geltend machen zu können. Denn laut Urteil des Finanzgerichts Münster vom 7. Oktober 2020 (Az. 13 K 1756/18 E) reicht es nicht aus, einzelne Zimmer unentgeltlich zu bewohnen und ansonsten auswärts zu arbeiten. Entscheidend ist, dass man finanziell zum Unterhalt des Erstwohnsitzes beiträgt – und zwar regelmäßig und in nennenswerter Höhe.

Konkret müssen mindestens zehn Prozent der gesamten Haushaltskosten (Miete oder Eigentumskosten inklusive Nebenkosten) selbst getragen und nachgewiesen werden. Nur dann erkennt das Finanzamt den Lebensmittelpunkt am Erstwohnsitz an. Gute Nachrichten gibt es jedoch für Mehrgenerationenhaushalte: Hier hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 26. Juli 2020 (Az. VI R 10/12) bestätigt, dass auch das Zusammenleben mit Eltern und Großeltern eine doppelte Haushaltsführung rechtfertigen kann – wenn die Beteiligung an den laufenden Kosten nachweislich gegeben ist.