Hausverwaltung: Aufgaben und Kosten im Überblick

Immer mehr Familien nutzen Immobilien als Kapitalanlage. Das ist auch kein Wunder, schließlich bieten Immobilien hohe Wertstabilität, attraktives Wertsteigerungspotenzial und eine gute Möglichkeit zur Altersvorsorge.  

Wenn Sie sich eine Wohnung als Kapitalanlage kaufen oder eine Mietimmobilie erben, dann müssen Sie sich auch um die ordnungsgemäße Verwaltung des Objekts kümmern. Doch die wenigsten Kapitalanleger sind gleichzeitig auch Mietrechtsexperten und möchten sich um die Abwicklung der Mietverhältnisse kümmern. Schließlich kostet das Zeit und Nerven. Die Lösung ist eine Hausverwaltung. Je nach Qualität und Aufstellung des Hausverwalters nimmt dieser Ihnen jede Menge Arbeit ab und bietet damit ein Full-Service-Paket. Im besten Fall kümmert sich die Hausvermittlung um Ihr Wohneigentum und den Mieter gleichermaßen.

Was ist ein Hausverwalter?

Jede Immobilie muss bewirtschaftet werden, um ihre Funktion und ihren Wert zu erhalten. Genau das tut eine Hausverwaltung. Sie übernimmt für den Eigentümer all jene Aufgaben, die der Immobilienbesitzer sonst selbst wahrnehmen müsste: Der Verwalter kümmert sich um alle Belange der Vermietung, um Reparaturen und um die Erhaltung des Anwesens. Im besten Fall übernimmt der Immobilienverwalter sowohl die Hausverwaltung als auch die Mietverwaltung. Dann haben Sie alles in einer Hand, können sich beruhigt zurücklehnen und die Früchte Ihrer Investition genießen. Sie vereinnahmen die monatlichen Mieten, die damit verbundene Arbeit übernimmt der Hausverwalter.

• Lesetipp: Immer wieder gibt es Streit zwischen Vermietern und Mietern um die Themen Mieterhöhung, Eigenbedarf und Endrenovierung. In welchem Rahmen ist eine Mieterhöhung erlaubt, wann ist eine Kündigung wegen Eigenbedarf möglich und welche Pflichten haben Mietern bei der Wohnungsübergabe? Vermieter und Mieter sollten Ihre Rechte und Pflichten genau kennen.

Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung, WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung?  

Der Begriff Hausverwaltung wird im Volksmund üblicherweise für alle Tätigkeiten rund ums Haus verwendet. Die Aufgaben und Tätigkeiten einer Hausverwaltung sind allerdings sehr unterschiedlich. Grundsätzlich lassen drei verschiedene Typen der Hausverwaltung unterscheiden: die sogenannte Miethausverwaltung, die WEG-Verwaltung und die Sondereigentumsverwaltung.

• Die Mietverwaltung kümmert sich im Auftrag des Eigentümers um die Vermietung des Objekts und übernimmt die Durchführung und die Abwicklung von Mietverträgen.
• Die WEG-Verwaltung betreut das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. 
• Die Sondereigentumsverwaltung ist ebenfalls mit der Vermietung und Durchführung von Mietverträgen beauftragt. Sie tut dies aber explizit nur für das Sondereigentum, das heißt nur für einzelne Eigentumswohnungen. Sie kümmert sich nicht um das Gemeinschaftseigentum und auch nur selten um die Vermietung ganzer Wohnblöcke. In der Praxis sind die Aufgaben der WEG-Verwaltung und der Sondereigentumsverwaltung häufig kombiniert.

Was kostet eine Hausverwaltung?  

Für die Hausverwaltung gibt es keine feststehenden Honorare oder Gebührensätze. Jede Hausverwaltung berechnet ihre Kosten individuell. Als Faustformel lässt sich sagen, dass die Verwaltung einer Eigentumswohnung in einem größeren Mehrfamilienhaus (ab 20 Wohneinheiten) etwa 20 bis 30 Euro pro Monat kostet. Ist die Wohnung vermietet, steigen die Kosten inklusive der Mietverwaltung auf 30 bis 40 Euro pro Monat.

Der Anbieter „Erste Hausverwaltung“ ermittelte 2023 Durchschnittspreise für die reine Immobilienverwaltung (WEG-Verwaltung) in Deutschland. Die Auswertung der Kosten von 25.000 Wohneinheiten ergab je nach Objektgröße monatliche Verwalterkosten zwischen 22,21 Euro und 26,11 Euro, siehe Grafik.

Quelle: Erste Hausverwaltung, 2023 

Beispielrechnung: Sie besitzen zwei Eigentumswohnungen in einer Wohnanlage mit 60 Wohnungen. Sie beauftragen eine externe Hausverwaltung mit der Verwaltung der Wohnungen, um die Vermietung kümmern Sie sich selbst. Die Hausverwaltung berechnet pro Wohnung monatlich 24,50 Euro, für beide Wohnungen also 49 Euro/Monat. Übers Jahr gesehen summieren sich die Ausgaben auf 588 Euro.

Einige Hausverwaltungen nehmen auch einen prozentualen Anteil von der Miete, beispielsweise drei bis sechs Prozent der Nettokaltmiete. Bei einer Wohnung mit 900 Euro Kaltmiete entstünden bei vier Prozent Hausverwalterkosten somit Ausgaben von 36 Euro pro Monat. Dieses Vergütungsmodell kann etwas teurer sein als pauschale Verwalterkosten, ist aber durchaus interessant, da der Hausverwalter auf diese Weise zugleich an einer Mieterhöhung beteiligt ist und aus diesem Grund unter Umständen motivierter darauf hinarbeitet.

Letztlich sollten Sie den Preis aber immer ins Verhältnis zu der im Gegenzug gewonnenen Freizeit und den Dienstleistungen setzen. Allein die Erhöhung des Mietpreises ist heute aufwändig und kompliziert und ohne einen Rechtsbeistand oft nicht zu bewältigen. Schließlich warten viele Mieter nur auf einen Fehler des Vermieters. Mit einer Hausverwaltung gehen Sie weniger Risiko ein und sparen im Ernstfall teure Zusatzkosten für einen Rechtsanwalt.

Biallo-Tipp:

Als Vermieter bleiben Sie nicht auf den kompletten Kosten sitzen. Sie dürfen die Kosten für die Hausverwaltung steuerlich absetzen – und zwar als Werbungskosten in der Anlage V. Akzeptiert werden zum Beispiel sämtliche Gebühren für den Hausverwalter, Ausgaben für Instandhaltungen, den Makler bei Neuvermietung oder für Immobilienanzeigen. Das Finanzamt akzeptiert aber nur Kosten, die mit Zahlungsbelegen nachgewiesen werden. Heben Sie daher alle Belege auf und begleichen Sie Rechnungen immer per Überweisung oder Geldkarte.

Welche Faktoren beeinflussen die Kosten einer Hausverwaltung?

Viele Faktoren spielen bei der Preisgestaltung einer Hausverwaltung eine Rolle. Allgemein gilt: Die Höhe der Preise orientiert sich vor allem an der Zahl der zu verwaltenden Wohneinheiten - schließlich macht es einen Unterschied, ob die Hausverwaltung nur Ihre Eigentumswohnung in dem Haus betreut oder in einem Wohnkomplex mehrere hundert Wohnungen verwaltet. Den Preis beeinflussen ferner die Ausstattung und der Zustand des Objekts sowie die Region und die Lage der Immobilie. Große Städte sind häufig teurer als ländliche Regionen. Auch die Qualität der Hausverwaltung spielt eine Rolle. Eine effiziente Verwaltung kann langfristig Kosten sparen.  

Grundlegende Kostenfaktoren einer Hausverwaltung:  

• Instandhaltungskosten: Reparaturen, Wartung, Sanierung, Reinigung der Immobilie
• Versicherungsprämien: Gebäude-, Brandschutz- und Haftpflichtversicherung
• Buchhaltungsaufwand: Erstellung von Finanzberichten, Verwaltung der Buchungsunterlagen
• Verwalterkosten: Gehälter, Bürokosten, Geschäftsausgaben
• Sonstige Kosten: Energie- und Entsorgungskosten, kommunale Gebühren

Welche Aufgaben übernimmt die Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung kann Ihnen im besten Fall sämtliche Arbeiten im Zusammenhang mit Ihrer Immobilie abnehmen. Zu den Aufgaben einer Hausverwaltung gehören kaufmännische, technische und juristische Tätigkeiten, zum Beispiel die Verwaltung von Mieteinnahmen, die Durchführung von Reparaturen und die Vertretung der Eigentümer gegenüber Dritten. In der Praxis hängen die Aufgaben davon ab, welche Form der Hausverwaltung Sie gewählt haben. Die sogenannte WEG-Verwaltung umfasst ein anderes Aufgabenspektrum als die reine Mietverwaltung. Nachfolgend werden die einzelnen Aufgabengebiete näher vorgestellt.

Aufgaben einer Mietverwaltung

Damit Sie sich nicht um die Vermietung Ihrer Immobilie einschließlich der Mieterbetreuung kümmern müssen, können Sie eine Hausverwaltung als Mietverwaltung beauftragen. Die Mietverwaltung kümmert sich um alle Aufgaben rund um die Betreuung Ihrer Mieter und Ihrer Eigentumswohnung. Dazu gehört die Abwicklung und Betreuung des Mietverhältnisses, die Neuvermietung, Wohnungsübergaben, Instandhaltung, Betriebskostenabrechnung und die Überwachung der regelmäßigen Mietzahlungen. Der Mieter in Ihrer Immobilie hat mit Ihnen selbst nichts zu tun, sondern kommuniziert nur mit der von Ihnen beauftragten Hausverwaltung. Da die Mietverwaltung Sie als Eigentümer der Immobilie auch rechtlich vertritt, sind Sie bei Mängeln an der Mietsache oder geplanten Mieterhöhungen immer auf der sicheren Seite. Folgende Aufgaben kann Ihnen die Miethausverwaltung abnehmen:

Kaufmännische Aufgaben

• Verwaltung, Verbuchung und Organisation des Geldverkehrs  
• Überwachung der monatlichen Mieteingänge  
• Mahnverfahren bei säumigen Mietern
• Rechnungskontrolle für Handwerkerleistungen 
• Einstellung eines Hausmeisters und Abrechnung von diesem  
• Erstellung von Heiz- und Betriebskostenabrechnungen für Mieter inklusive der Bearbeitung von Widersprüchen  

Technisch-organisatorische Aufgaben

• Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
• Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle und Mängelrügen  
• Einhaltung von Gewährleistungsansprüchen  
• schnelle Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker  
• Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher  
• Einweisung von Handwerkern und Hausmeistern 
• Schlüsselbestellungen und Schlüsselverwaltung  

Rechtliche Unterstützung 

• Beachtung mietrechtlicher Vorschriften
• Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften vom BGB bis zur StVzO  
• Abschluss oder Kündigung des Mietvertrages  
• Abnahme und Übergabe der Mietsache
• Erklärung und Umsetzung von Mieterhöhungen
• Bearbeitung von Mietminderungen

Mieterbetreuung und Eigentümervertretung

• Auswahl des Mieters
• Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern  
• Verhandlung mit Behörden  
• Erstellung und Verteilung von Rundschreiben, Informationen und Aushängen  
• Beschwerdemanagement  
• Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen  

Aufgaben der WEG-Verwaltung

Mit dem Kauf einer Eigentumswohnung erwerben Sie nicht nur die „eigenen vier Wände“, sondern auch immer Anteile am Gemeinschaftseigentum. Dazu zählen zum Beispiel der Hausflur, das Dach, die Fassade, der Keller, der Fahrstuhl und die Außenanlagen. Auch diese Teile des Hauses, die allen Eigentümern gemeinsam gehören, müssen bewirtschaftet werden. Um die Bewirtschaftung des gemeinsamen Wohneigentums kümmern sich entweder die Eigentümer zusammen oder es wird ein WEG-Verwalter bestellt. Das kann einer der Eigentümer sein oder ein externes Unternehmen. Die Entscheidung darüber treffen die Eigentümer im Rahmen eines Mehrheitsentscheids.  

Die WEG-Verwaltung wird zumeist auf fünf Jahre bestimmt. Während dieser Zeit haftet der Verwalter für das Vermögen der Eigentümergemeinschaft. Die Aufgaben der WEG-Verwaltung sind im Wohneigentumsgesetz (WEG) geregelt. Sie können aber durch die Eigentümergemeinschaft erweitert oder eingegrenzt werden. Die Arbeit der WEG-Verwaltung kann durch einen Verwaltungsbeirat unterstützt werden, der sich aus Wohnungseigentümern zusammensetzt. Die Einberufung eines Verwaltungsbeirats ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben, sie liegt im Ermessen der Eigentümer.

Grundlegende Aufgaben einer WEG-Verwaltung:

• Einberufen der Wohnungseigentümerversammlung und deren Beschlüsse durchführen
• den Wirtschaftsplan aufstellen  
• die Finanzen und Rücklagen der Eigentümergemeinschaft verwalten
• für die Einhaltung der Hausordnung sorgen
• Angebote für Handwerker einholen
• den für das Objekt zuständigen Hausmeister überwachen  
• sich um die Instandhaltung des Objekts kümmern  
• die Jahresabrechnung der Hausgelder vornehmen  
• offene Forderungen eintreiben und
• Schäden an Eigentümer und Versicherungen melden.

Gut zu wissen: Der Hausverwalter ist nicht identisch mit dem Hausmeister. Während letzterer oft bei der Hausverwaltung angestellt ist und in deren Auftrag handwerkliche Tätigkeiten ausführt, erledigt der Hausverwalter administrative Aufgaben.

Aufgaben einer Sondereigentumsverwaltung

Jedes Gebäude untergliedert sich in Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum. Während das Gemeinschaftseigentum alle gemeinsam genutzten Räume und Anlagen umfasst, beinhaltet das Sondereigentum nur den Bereich der Eigentumswohnung. Das Gemeinschaftseigentum wird von der WEG-Verwaltung verwaltet, das Sondereigentum vom Eigentümer oder einem Sondereigentumsverwalter.  

Ist die Eigentumswohnung vermietet, und möchten Sie als Eigentümer die Verwaltung der Wohnung nicht selbst übernehmen, können Sie damit entweder eine separate Mietwohnungsverwaltung beauftragen oder die WEG-Verwaltung bitten, dies im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung (SEV) zu übernehmen. Viele WEG-Verwaltungen bieten zusätzlich zur Verwaltung des Gemeinschaftseigentums auch die Verwaltung der einzelnen Mietwohnungen an.

Die Sondereigentumsverwaltung kümmert sich um die Verwaltung von Eigentumswohnungen in einem Mehrfamilienhaus, das einer Eigentümergemeinschaft gehört. Von Mietverwaltung ist hingegen die Rede, wenn sich die Leistungen auf ein Mehrfamilienhaus beziehen, das einem Eigentümer gehört, zum Beispiel einer Bank, einer Versicherung oder einer Immobiliengesellschaft. Die Aufgabenbreite ist letztendlich ähnlich, allerdings unterscheidet sich der rechtliche Rahmen.

Grundlegende Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung

• Abschluss und Kündigung von Mietverträgen
• Abnahme und Übernahme der Mieteinheiten
• Mietinkasso und Geltendmachung aller Ansprüche seitens des Vermieters
• Überwachung des monatlichen Mieteingangs
• Mietanpassungen, etwa nach Modernisierungsmaßnahmen
• Durchführung und Überwachung des Mahnwesens
• Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen

Vor- und Nachteile der Immobilienverwaltung

Die Fremdverwaltung einer Immobilie hat einige Vor- und Nachteile. Egal, ob Sie eine Mietverwaltung oder eine Objektverwaltung suchen, es empfiehlt sich, eine effiziente, leistungsfähige Hausverwaltung zu beauftragen, damit Sie mit Ihrer Kapitalanlage möglichst wenig Arbeit haben. Zumal diese Ihnen am Ende des Jahres auch eine Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben Ihrer Immobilie erstellt, was unter anderem die Anfertigung Ihrer Steuererklärung vereinfacht. Auf der anderen Seite stehen die Kosten für die Hausverwaltung zu Buche. Doch diese sind es in der Regel wert, denn die Hausverwaltung nimmt Ihnen jede Menge Arbeit ab, verhindert, dass Sie teure Fehler machen und hält Sie rechtlich auf der sicheren Seite.

Vorteile der Immobilienverwaltung

• große Zeitersparnis
• Einfache Neuvermietung bei Kündigung
• sichere und professionelle Abwicklung des Mietvertrages
• sichere Beurteilung rechtlicher Fragen zum Mietverhältnis
• Einholung von Gutachten und Genehmigungen
• Komprimierte Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben für die Immobilie
• Steuerliche Absetzbarkeit der Kosten

Nachteile der Immobilienverwaltung

• je nach Lage des Objekts und Anzahl der verwalteten Wohnungen kann der Preis hoch sein
• Kosten der Hausverwaltung senken Mietrendite
• persönlicher Kontakt und Bezug zur Immobilie fehlt
• kein persönlicher Kontakt mit den Mietern