Notfallordner: So haben Sie wichtige Dokumente immer griffbereit

Waren Sie schon mal in der Situation, dass Sie nach dem Tod eines Angehörigen den Nachlass regeln und ein ganzes Leben abwickeln mussten? Falls ja, dann haben Sie vermutlich erfahren, wie wichtig und erleichternd es ist, wenn wichtige Unterlagen leicht auffindbar und geordnet sind. Alternativ müssen Hinterbliebene oder Bevollmächtigte in ein ganzes Leben eintauchen und sich selbst in Papierstapeln und Aktenordnern zurechtfinden. Im besten Fall werden Suchende fündig, oftmals bleiben aber Fragen offen, etwa wo es überall Bankkonten gibt, welches Passwort Zugriff auf das E-Mail-Konto ermöglicht oder welche Versicherungsverträge es gibt. Das kann enorm viel Zeit beanspruchen, die Dauer eines Jahresurlaubs ist leicht investiert, und es kann ins Geld gehen, etwa weil aus Unkenntnis über ihre Existenz Verträge einfach weiterlaufen.

Ein Notfallordner, in dem wichtige Dokumente aber auch eine Handlungsanleitung für den Ernstfall zu finden sind, macht es Hinterbliebenen beziehungsweise Vertrauenspersonen einfacher, zu agieren. Das gilt übrigens nicht nur für den Todesfall. Auch wenn ein Unfall oder eine Krankheit Sie außer Gefecht setzen und andere Ihre Geschäfte regeln müssen, profitieren alle Beteiligten davon, auf wichtige Unterlagen Zugriff zu haben. Erfahren Sie, was genau unter einem Notfallordner zu verstehen ist, warum Sie einen haben sollten, welche Dokumente hineingehören und wie Sie ihn am besten aufbewahren.

Was ist ein Notfallordner?

Unter einem Notfallordner ist zunächst ein ganz alltäglicher Aktenordner zu verstehen, in dem alle wichtigen Dokumente und Informationen abgeheftet sind, die es Angehörigen oder bevollmächtigten Personen ermöglichen, Entscheidungen für Sie zu treffen und Ihr Leben abzuwickeln, wenn Sie das selbst nicht mehr erledigen können. Vielleicht haben Sie ja ohnehin schon einen solchen Ordner, in dem Sie Versicherungsverträge abheften oder Bescheide vom Rentenversicherer und Gehaltsabrechnungen. Dann sind Sie schon auf einem guten Weg. Erweitern Sie den Ordner um weitere wichtige Unterlagen. Gemeint sind Verträge, Bankvollmachten, eine Patientenverfügung, eine Vorsorgevollmacht oder ein Mietvertrag und vieles mehr. Dazu gehören aber auch persönliche Informationen, angefangen vom Gesundheitszustand über wichtige Ansprechpartner, bis hin zur Versorgung von Haustieren – schlicht alles, was andere wissen sollten, die Ihr Leben regeln müssen.

Alles auf einen Griff: Deshalb ist eine Notfallmappe wichtig

Im Notfall muss es schnell gehen: Informationen zum Gesundheitszustand sind hilfreich. Eine Patientenverfügung muss parat sein, wenn sie Beachtung finden soll. Eine Vorsorgevollmacht klärt Zuständigkeiten und Wünsche. Das Wissen um ein existierendes Testament schafft Klarheit. Bankvollmachten, Mietverträge, Handyverträge und Passwörter erlauben ein schnelles Agieren von Angehörigen oder Bevollmächtigten. Findet sich das alles gesammelt in einem Ordner wieder, erfahren die Personen, die sich um Ihre Angelegenheiten kümmern müssen, nicht nur, welche Vorsorgemaßnahmen Sie bereits getroffen haben und welche Themen in Ihrem Leben Beachtung finden müssen. Es ermöglicht Ihnen zudem, schnell Dokumente bei entsprechenden Stellen vorlegen zu können, damit in Ihrem Sinne Entscheidungen getroffen werden können. Vielleicht wünschen Sie spezielle medizinische Behandlungsmethoden im Ernstfall – oder die Unterlassung dieser? Vielleicht haben Sie besondere Wünsche für Ihre eigene Bestattung? All das muss umgehend vorliegen, wenn es Beachtung finden soll.

Nicht nur die Personen, die im Ernstfall Ihr Leben regeln müssen, werden einen solchen Ordner begrüßen. Auch Sie selbst profitieren davon. Wenn etwa eine Naturkatastrophe wie ein Hochwasser Sie zwingt, rasch Haus oder Wohnung zu verlassen, können Sie alle wichtigen Dokumente gebündelt mit einem Handgriff einfach mitnehmen. Das erspart Ihnen Zeit, Geld und Mühe, Sie wiederzubeschaffen.

Nicht zuletzt ist ein Notfallordner ein guter Moment, Ordnung in die eigenen Angelegenheiten zu bringen. Vielleicht stoßen Sie bei der Zusammenstellung aller wichtiger Dokumente auf unnötig abgeschlossene Versicherungspolicen oder einen Vertrag, den Sie längst kündigen könnten.

• Lesetipp: Über Geld spricht man nicht – diese Verhaltensweise ist nicht nur im beruflichen Alltag, sondern auch bei Paaren verbreitet. Dies kann sich jedoch zum Problem entwickeln – insbesondere bei sehr unterschiedlichen Einkommens- und Vermögensverhältnissen. Spricht man in der Partnerschaft regelmäßig offen über Geld, kann man gemeinsam faire Lösungen finden. In einem weiteren Ratgeber auf biallo.de lesen Sie mehr zum Thema Geld in der Beziehung und wie sich ein Ungleichgewicht vermeiden lässt.

Notfallordner anlegen – digital oder analog?

In Zeiten der Digitalisierung einen Aktenordner mit Dokumenten in Papierform anzulegen, mag veraltet erscheinen. Warum nicht alle Unterlagen digitalisieren und auf Ihrer Festplatte im Computer speichern? Ganz einfach: Es ein Sicherheitsrisiko. Sollten Sie sich einen Computervirus wie einen Trojaner einfangen, könnten Daten abgefischt werden. Dann wären alle gesammelten wichtigen Dokumente in Händen Fremder. Das wäre keine gute Idee. Also lieber alles in Papierform abheften. Wer möchte, kann Kopien von Dokumenten auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte speichern und an einem sicheren Ort aufbewahren, als Kopie. Dabei bleibt zu bedenken, dass solche Speichermedien auch im Laufe der Jahre kaputt gehen können. Zur sicheren Aufbewahrung des Ordners lesen Sie den Abschnitt weiter unten.

Was gehört in den Notfallordner?

Welche Dokumente in einen Notfallordner gehören, ist sehr individuell und hängt von der persönlichen Lebenssituation ab. Deshalb ist die nachfolgende Auflistung nur ein Leitfaden, der Ihnen eine Idee geben soll, welche Dokumente in Frage kommen könnten.

Urkunden und Zeugnisse

Wenn Sie den Notfallordner im Hinblick darauf anlegen, selbst alle wichtigen Unterlagen im Notfall parat zu haben, sollten Sie auch alle Urkunden und Zeugnisse abheften: Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden beziehungsweise ein Stammbuch. Auch Studienbescheinigungen, Ausbildungsurkunden, Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen gehören dazu, ebenso wie ein Fahrzeugbrief. Denken Sie auch an eine Kopie Ihres Personalausweises, Ihrer Sozialversicherungsnummer und gegebenenfalls an eine Kopie des Impfpasses.

Vollmachten und Verfügungen

Jegliche Arten von Vollmachen und Verfügungen gehören ebenfalls in die Notfallmappe, damit im Ernstfall die Zuständigkeiten klar geregelt sind.

Patientenverfügung: Wenn Sie eine Patientenverfügung verfasst haben, sollten Sie diese im Notfallordner abheften. Allerdings sollten Sie Ihre Angehörigen und auch Ihren Hausarzt im Vorfeld informieren, dass Sie eine solche Verfügung verfasst haben und dass sie in dem Notfallordner zu finden ist. Sinnvoll ist es auch, denjenigen Angehörigen oder einer Vertrauensperson, die im Notfall für Sie Entscheidungen treffen sollen, ein Exemplar auszuhändigen. Machen Sie ruhig auch eine Notiz, die Sie im Geldbeutel mit sich tragen, dass Sie eine Patientenverfügung haben und wo sie hinterlegt ist. Denn eine solche Patientenverfügung erfüllt nur dann ihren Zweck, wenn sie in der Notsituation sofort vorliegt.

Vorsorgevollmacht: Es bietet sich an, zusätzlich zur Patientenverfügung auch eine Vorsorgevollmacht zu verfassen – und auch diese gehört in den Notfallordner. In der Vorsorgevollmacht benennen Sie eine Vertrauensperson, die sich zum Beispiel dafür einsetzt, dass Ihre Patientenverfügung durchgesetzt wird. Angehörige sind nicht automatisch in der Rolle, für Sie Entscheidungen zu treffen. Dazu bedarf es jeweils einer rechtswirksamen Legitimation, sei es durch eine persönlich erteilte Vollmacht oder eine durch das Gericht angeordnete Betreuung. Wenn Sie selbst die Vertrauensperson benennen möchten, verfassen Sie also am besten eine Vorsorgevollmacht. Logischerweise sollten Sie dann auch der bevollmächtigten Person ein Exemplar aushändigen, damit Sie im Notfall sofort agieren kann.

Betreuungsverfügung: Auch eine Betreuungsverfügung gehört in den Notfallordner. Wenn Sie keine Person kennen, die Ihr uneingeschränktes Vertrauen genießt und der Sie alle Entscheidungen über Ihr Leben per Vorsorgevollmacht übertragen wollen, können Sie eine Betreuungsverfügung verfassen. Im Gegensatz zu einer Person, die über die Vorsorgevollmacht eingesetzt wird, unterliegt ein über eine Betreuungsverfügung ernannter Betreuer der gerichtlichen Kontrolle. Natürlich sollte auch die in der Verfügung benannte Person ein Exemplar erhalten.

• Biallo-Lesetipp: Was, wenn Kinder nach einem Schicksalsschlag ohne Eltern plötzlich alleine da stehen? Wer bekommt dann die Vormundschaft fürs Kind? Wie können Eltern für einen solchen Fall vorsorgen und mitbestimmten, wer die minderjährigen Kinder nach dem eigenen Ableben versorgt? Mit einer Sorgerechtsverfügung regeln Eltern für den Fall ihres Todes, wer als Vormund das Sorgerecht für die hinterbliebenen Kinder erhalten soll. Lesen Sie dazu mehr in einem weiteren Ratgeber auf biallo.de.

Letzter Wille: Testament und Bestattung

Ihren letzten Willen und auch persönliche Wünsche hinsichtlich Ihrer eigenen Bestattung können Sie in Ihrem Notfallordner hinterlegen. Beim Testament sollte man dabei vorsichtig vorgehen.

Testament: Sie können ein Testament im Notfallordner abheften, allerdings kann es dann geschehen, dass es Angehörige zu lesen erhalten, wenn sie in einer Notsituation auf den Ordner zugreifen müssen, es dabei aber nicht um Ihren Todesfall geht. Testamentsinhalte können Unmut stiften und vielleicht wollen Sie das vermeiden. Und im schlimmsten Fall kann ein Testament natürlich auch entwendet werden. Wenn Sie kein Risiko eingehen wollen, sollten Sie sich für das Testament einen anderen Aufbewahrungsort überlegen, so dass es erst zu lesen ist, wenn Sie verstorben sind. Am sichersten ist ein Testament beim Amts- oder Nachlassgericht verwahrt. Das Gericht stellt einen Hinterlegungsschein aus, der bestätigt, dass ein Testament vorliegt. Außerdem wird das hinterlegte Schriftstück im Zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer erfasst. Den Hinterlegungsschein können Sie dann in den Notfallordner abheften. Die amtliche Verwahrung beim Amtsgericht kostet pauschal 75 Euro, für die Registrierung im Zentralen Testamentsregister fallen nochmal 12,50 beziehungsweise 15 Euro an.

Bestattung: Wenn Sie Wünsche hinsichtlich Ihrer Bestattung haben, sollten Sie diese notieren und im Notfallordner ablegen. Möglicherweise möchten Sie auch, dass ein bestimmtes Bestattungsunternehmen beauftragt wird, etwa weil Sie dort einen Vorsorgevertrag abgeschlossen haben.

Finanzen und Vermögen

Die persönlichen Finanzen können ein Dschungel für andere sein. Verschiedene Geldinstitute, vielfältige Geldanlagen, von Aktien bis Golddepots, Bank- und Girokonten oder Investitionen im In- und Ausland, Bezüge aus Renten – es kann für Angehörige schwierig sein, sich zurecht zu finden. Gleichzeitig müssen sie unter Umständen schnell an das Geld gelangen, um offene Zahlungen für Sie abwickeln zu können. Deshalb heften Sie alle Informationen zu Ihren Finanzen im Notfallordner ab: Wo gibt es überall Konten? Wo haben Sie Geld angelegt? Wo laufen Kredite? Haben Sie eine Immobilie im Ausland? Haben Sie Wertsachen, wie Möbel, Bilder oder Schmuck, über deren Wert Vertrauenspersonen Kenntnis erhalten sollten? Natürlich benötigen Ihre Angehörigen oder bevollmächtigten Personen auch separate Vollmachten, um Geldgeschäfte bei den Geldinstituten für Sie abzuwickeln. Die Vollmachten dafür werden in der Regel bei der jeweiligen Bank selbst hinterlegt. Eine Kopie der Bankvollmachten davon können Sie aber im Notfallordner abheften.

Für Ihre Vertrauenspersonen ist es durchaus auch von Bedeutung, Einblick in Ihre finanzielle Situation zu erhalten. Sind Sie vermögend oder haben Sie Schulden? Das kann ein wichtiger Hinweis sein, ob Hinterbliebene die Erbschaft annehmen oder nicht.

Versicherungen

Versicherungsverträge gehören in den Notfallordner. Vor allem jene, die in einer Notsituation von Bedeutung sein können. Dazu gehört zum Beispiel eine Pflegeversicherung. Die Kenntnis, welcher finanzielle Spielraum besteht, ist wichtig, wenn Ihre Pflege zu organisieren ist und Sie dabei möglicherweise nicht mehr in der Lage sind, mitreden zu können. Aber auch eine Risikolebensversicherung ist relevant, ebenso wie eine Kapitallebensversicherung. Natürlich sind auch alle anderen Versicherungsverträge von Bedeutung, denn sie müssen in Ihrem Todesfall gekündigt werden.

Verträge

Es gibt Verträge, die enden mit dem Tod des Versicherungsnehmers. Das sind sogenannte personengebundene Verträge. Dazu gehört etwa ein Bankkonto oder ein Vertrag im Fitness-Studio. Es gibt aber auch Verträge, die vererbt werden – und diese laufen im Todesfall einfach weiter und verursachen Kosten. Dazu gehören zum Beispiel ein Autoleasing-Vertrag, ein Handyvertrag und auch ein Mietvertrag. Liegen diese Verträge gebündelt vor, können sie leichter und schneller gekündigt werden.

Gesundheit

Vielleicht gibt es wichtige Informationen zu Ihrem Gesundheitszustand – dann sollten diese in den Notfallordner. Informationen, wer Ihr Hausarzt ist, an welchen Allergien Sie leiden, welche Dauermedikamente Sie einnehmen, können sinnvoll sein. Wenn Sie einen Organspendeausweis haben, sollten Sie diesen immer bei sich tragen, aber eine Kopie im Notfallordner abzuheften, schadet nicht.

Zugang: Schlüssel und Passwörter

Damit im Notfall die von Ihnen gewünschten Personen Zugang zu allem Wichtigen haben, sind meist Schlüssel und Passwörter nötig.

Schlüssel: Wenn Vertrauenspersonen Zugang zu Ihrem Leben erhalten sollen, benötigen Sie Schlüssel: Haustürschlüssel, Briefkastenschlüssel, Garagenschlüssel, Schlüssel für eine Ferienwohnung, ein Büro, eine Schreibtischschublade oder ein Bankschließfach. Im Notfallordner können Sie einen Hinweis hinterlegen, wo diese Schlüssel zu finden sind.

Digitaler Nachlass und Passwörter: Ein großer Teil unseres Lebens spielt sich inzwischen digital ab – auf dem persönlichen Computer oder im Internet haben Sie vermutlich viele wichtige Informationen gespeichert. Und all diese sind über Passwörter zugänglich. Das fängt schon beim Starten des persönlichen Notebooks an – viele haben diesen mit einem Passwort verschlüsselt. Für Ihre Hinterbliebenen ist es nicht nur hilfreich, eine Liste zu erhalten, wo sie überall Online-Accounts haben – dazu gehören E-Mail Accounts, Messengerdienste wie WhatsApp oder Signal, Clouddienste, Bankkonten und Bezahlsysteme genauso wie Shopping- und Social Media-Accounts. Wichtig ist auch, wie die jeweiligen Benutzernamen und Passwörter lauten, über die Sie Zugang zu den Konten erhalten, um sie gegebenenfalls auch löschen zu können. Zumindest eine Liste der Accounts und ein Hinweis, wo Passwörter zu finden sind, gehören in den Notfallordner.

Passwörter gebündelt zu speichern, ist eine knifflige Sache. Es gibt dazu digitale Passwort-Managerprogramme (zum Beispiel KeePass), mit denen Sie Ihre Passwörter auf Ihrem Rechner archivieren können und die hochverschlüsselt sind und als sicher gelten. Dann gibt es jedoch immer noch ein sogenanntes Master-Passwort – das zentrale Passwort, mit dem Sie Zugriff auf Ihre digitale Passwort-Ablage erhalten – für das Sie sich einen guten Ablageort überlegen müssen. Denn wenn jemand Zugriff auf dieses Passwort erhält, hat er damit auch gleich Zugriff auf all Ihre Daten. Ein Bankschließfach als Hinterlegungsort wäre zum Beispiel ein sicherer Ort oder auch ein privater Safe.

Alternativ zum digitalen Speichern schreiben Sie alle Passwörter auf ein Blatt Papier und bewahren Sie dieses sicher auf. Hierfür bietet sich ebenso ein Bankschließfach oder ein persönlicher Safe an. Doch Achtung: Auch für diesen Safe müssen Sie sicherstellen, dass Vertrauenspersonen im Notfall Zugang haben. Sie sehen schon – an irgendeiner Stelle im Notfallsystem ist einfach Vertrauen gefragt: Eine Vertrauensperson sollte den Safe-Schlüssel erhalten oder den Zugang dazu. Der Hinweis dazu wiederum gehört – richtig! – in den Notfallordner.

Noch einem Thema sollten Sie sich widmen: Was geschieht mit gespeicherten Daten auf Ihrem Computer, Notebook oder Tablet? Sollen sie gelöscht oder sollen sie aufbewahrt werden? Möglicherweise sind Daten dabei, die sie anderen „vererben“ wollen – bei Selbstständigen könnte das vielleicht ein gut angelegtes privates Archiv mit wichtigen Dokumenten sein oder es können schlicht auch private Foto-Ordner sein, die sie vererben möchten. Eine Notiz dazu im Notfallordner hilft Ihren Hinterbliebenen.

Kontakte

Gibt es wichtige Personen oder Institutionen, die im Notfall informiert werden müssen? Dann gehören Kontakte etwa zum Arbeitgeber, zu einem Rechtsanwalt oder Steuerberater oder auch zu Geschäftspartnern in den Notfallordner.

Sonstiges

Es gibt ein Haustier zu versorgen, in der Werkstatt lagern die Winterreifen gegen eine monatliche Gebühr, es gibt Mitgliedschaften im Sportverein und Zeitungsabos sowie Abos bei Netflix und Spotify und vieles mehr. Legen Sie eine To Do-Liste an, was alles zu beachten und zu erledigen ist, und heften Sie diese im Notfallordner ab. Es ist eine Gebrauchsanweisung für Ihr Leben sozusagen. Damit man nichts vergisst, ist es hilfreich, die monatlichen Kontoauszüge durchzugehen und genau zu schauen, wo Abbuchungen vorgenommen werden.

So bewahren Sie den Notfallordner am besten auf

Der Notfallordner ist komplett – wo bewahren Sie ihn nun am besten auf? Sie können ihn in Ihrem Haushalt an einem gut zugänglichen Ort mit anderen persönlichen Unterlagen aufbewahren. Dann haben sie ihn im Notfall griffbereit. 

Standort: Wo aufbewahren?

Informieren Sie Ihre Angehörigen, dass Sie einen Notfallordner haben und wo er zu finden ist. Einen Haken hat die Aufbewahrung zuhause: Bricht ein Feuer aus oder kommt es zu einer Hochwasserkatastrophe und Sie können den Ordner nicht in Sicherheit bringen, ist er zerstört und bringt Ihnen nicht viel. Deshalb ist es ratsam, den Ordner entweder zuhause in einer feuerfesten Kassette zu verschließen, in einem Bankschließfach oder auch eine Kopie des gesamten Ordners bei einer Vertrauensperson aufzubewahren. Aber Achtung: Manche Dokumente wie eine Vorsorgevollmacht oder eine Patientenverfügung müssen im Original vorliegen mit Unterschrift, um Beachtung zu finden. Wählen Sie das Bankschließfach, dann vergessen Sie nicht, den Schlüssel sicher zu verwahren und Ihre Angehörigen über die Existenz des Schließfachs zu informieren. Bankschließfächer kosten eine Gebühr, die je nach Größe und je nach Bank variiert. Oft bieten Banken ein solches Schließfach nur ihren eigenen Kunden kann.

Sollten Sie sich für eine zusätzliche digitale Speicherung Ihrer Dokumente entschlossen haben, etwa auf einer externen Festplatte, dann bewahren Sie diese am besten außerhalb des Haushaltes auf, vorzugsweise bei einer Vertrauensperson oder in einem Bankschließfach.

Aktueller Stand ist wichtig!

Ein Notfallordner lebt davon, dass er auf dem aktuellen Stand ist. Es lohnt sich, den Ordner ab und zu durchzublättern und das zu überprüfen. Diese Dokumente sollten Sie besonders im Blick haben:

• Passwörter: Die Passwortliste mit den Zugangsdaten Ihrer Online-Accounts ist nur dann hilfreich, wenn sie aktuell ist. Wenn Sie ein Passwort ändern oder ein neuer Account hinzukommt, sollten Sie das auch in der Liste ändern.

• Vorsorgevollmacht: Es lohnt sich, auch eine Vorsorgevollmacht immer wieder auf Aktualität zu überprüfen. Ist die Person, die Sie bevollmächtigen auch immer noch Ihre Vertrauensperson? Das gilt vor allem für Paare, die sich gegenseitig als Bevollmächtigte eingesetzt haben, sich aber trennen oder scheiden lassen. Denkbar ist auch, dass Sie vielleicht Ihre Eltern genannt haben, die inzwischen aber älter geworden sind, vielleicht auch krank sind und sich gar nicht mehr um Ihre Angelegenheiten kümmern könnten. Sie können Ihre Vorsorgevollmacht jederzeit widerrufen. Dann sollten Sie auch das Exemplar wieder zurückfordern, das Sie der einst ernannten Vertrauensperson ausgehändigt haben. Vergessen Sie auch nicht, die Vollmacht beim Zentralen Vorsorgeregister zu widerrufen, sollten Sie davon Gebrauch gemacht haben.

• Patientenverfügung: Das gleiche wie für die Vorsorgevollmacht gilt natürlich auch für eine Betreuungsverfügung und eine Patientenverfügung. Prüfen Sie, ob Ihre Wünsche so noch aktuell sind. Sollte alles noch den aktuellen Angaben entsprechen, können Sie ein Dokument mit Datum und Unterschrift versehen. Die Aktualität bestärkt Ihre Wünsche im Notfall.

• Testament: Ein Testament gilt ewig, es muss keinesfalls in einem regelmäßigen Rhythmus aktualisiert werden. Wenn es aber Änderungen gibt, was das Vermögen oder die Verteilung dessen angeht, sollte man das im Testament natürlich ändern.